公司文件管理制度(15篇)
在快速变化和不断变革的今天，制度使用的情况越来越多，制度是在一定历史条件下形成的法令、礼俗等规范。那么制度怎么拟定才能发挥它最大的作用呢？下面是小编精心整理的公司文件管理制度，欢迎阅读与收藏。
*****发展有限公司
目录
总则...........................................................3
员工招募.........................................................4
培训制度......................................................6
考勤管理办法...................................................8
休假管理办法...................................................9
福利制度........................................................11
生育保险津贴制度...................................................13
困难补助金管理办法.................................................15
离职管理办法..................................................17
工作服与工作证管理规定.............................................19
用车管理制度..................................................20
卫生管理制度..................................................21
报刊杂志的管理办法.................................................22
工具、耗材领用制度.................................................23
办公用品与日常用品管理.............................................24
总则
一、为建立组织，健全制度，使公司各项管理制度、规范化、，特制订本规定，凡本公司所属员工都应遵守本规定。
二、本公司员工任用、担保、工作时间、请假休假、出差、培训、福利、考勤考核、奖惩、年资、离职等事项除国家有规定外，皆按本规定办理。
三、本公司员工应团结友爱，忠于职守，遵守公司各项规章制度，服从各级主管人员的合理指挥与安排，不得阳奉阴违或敷衍塞责。
四、本公司员工应遵纪守法，努力学*科学文化知识，不断提高自身修养。
五、本公司员工对内应认真工作，爱惜公物，减少损耗，提高业务水*和工作效率，对外应严守公司商业机密（公司的产品、图纸、内部文件资料、赢利情况、销售计划、客户资料、工资福利等均属公司机密）。
六、本公司员工应尊重公司信誉，除办理本公司指定外，不得擅用本公司名义，严禁用公司名义在外招摇撞骗。
七、本公司员工对外接洽事项时（包括电话洽谈），应态度谦和，特别注意文明用语，不得满怀不满情绪，有损害公司形象的行为。
八、本公司员工应遵守国家法律，严禁有酗酒闹事，吸食毒品、赌博、拉帮结派等行为。
九、本公司员工应发扬团队精神，心胸豁达，勤奋敬业，始终保持勤俭创业的'精神。
十、本制度经行政会议通过后，试用实施，若试用期间有疑问，可向行政部以书面形式提出意见，再由行政部组织会议研究修订，其他任何人员不得擅自修改。
行政部
20xx年1月1日
员工招募
为了开发人力资源，为公司注入新的血液，规范公司的员工招募如下：
一、招聘
1、准备：各部门经理根据其工作需要进行人员编制或根据人力需求填写人员增补单，经总经理批准后交行政部进行招聘。
2、本公司所需人员一律公开条件向社会公开招聘，以学识、品德、能力、经验、体格适合于该工作岗位为聘用原则。公司内部人员也可以推荐，但必须按规定程序进行。
3、初试：应聘人员自备个人简历带齐相关证件到行政部进行面试，技术人员、销售人员需进行笔试。
3、复试：行政部面试后将其资料与笔试试卷一起交予部门经理再由部门经理和总经理统一安排时间对应聘者进行复试，再把最后结果通知行政部。
二、录用
1、经复试合格的人员接到通知后，按其指定日期到行政部办理入职手续，并缴相关证件（学历证、身份证复印件各一份，照片两张），由行政部统一安排岗前培训。
2、凡应聘者有以下情形之一者，不予录用。
1）曾在本公司被开除或未经批准擅自离职者。
2）经指定医院体检不合格者。
3）未满16周岁的未成年公民。
4）品性恶劣，经其他公私营机构开除者（需有确凿证据）。
5）违法犯法吸食毒品者。
三、担保
1、经公司雇用的经济管理（财务人员）或认定其职务有必要提供担保者（仓库保管员、安全保卫员等）必须于到职前办理担保手续（经济担保，本地有正当职业、固定收入、固定资产的人士担保，合法有实力的团体担保）。
2、被担保人如有下列情形之一者，连带赔偿责任。
1）营私舞弊或其他不法行为使本公司造成损失者。
2）侵占、挪用公款、公物或损坏公物者。
3）窃取机密技术资料或财物者。
五、试用
1、本公司新进人员除特殊情况经总经理批准免予试用外，一律先经试用。
2、新进人员一般试用期为1－3个月，试用期表现特别优秀者，经直属主管呈报上级核准可缩短试用期限，但至少不少于原试用期的一半；若在试用期表现不佳者，可当场予以辞退。
3、新进人员试用期满后由行政部通知部门经理对其进行试用期考核，考核合格者由行政部办理转正手续；考核不合格者若有培训潜能可考虑延长试用期（最长2个月），否则予以辞退，且不得提出异议。
1 目的
为提高公司文件处理工作的效率和质量，使之规范化、科学化、制度化，对公司的文件的体例格式、编制、编号、审批、发布、归档等文件管理的工作流程和作业标准作出明确规定，实现公司文件管理的规范化、制度化、提高公司文件管理的有效性和适应性。结合公司实际工作情况，特制定本制度。
2 适用范围
适用于公司及各部门文件和外来文件的管理。
3 职责
3.1 公司总经办是公司文件管理的归口部门，负责文件管理制度的制定、修订的起草及本制度的宣贯、发放、废止工作，并负责在全公司范围内对本制度执行的指导及监督。
3.2 总经办负责公司质量管理体系、管理制度、行政性文件、法律法规文件、**相关外来文件的收录、发放、归档、废止的管理。
3.3 各部门产生的内部使用的文件有部门负责人或者指定人员负责文件的收录、发放、归档、废止的'管理。
3.4 文件编制、审批、发布的权责
3.4.1 总经办负责组织制定公司行政管理、人力资源管理及其他基础性管理制度及行政性发文（通知、通告）等文件。
3.4.2 财务部负责制定公司财务管理制度文件。
3.4.3 客服部负责制定公司客服管理制度文件。
3.4.4 生产部负责制定公司生产管理制度文件。
3.4.5 质检部负责组织制定公司质量体系文件、产品认证文件，并负责制定质量管理制度、产品质量检验规程、检验作业指导书等文件。
3.4.6 设计部负责制定公司公司技术管理规范、产品技术标准、产品设计开发输出文件（设计图样、产品bom、检验标准、规范测试）等文件。
3.4.7 工厂负责制定产品bom、产品工艺文件、操作规程、生产作业指导书等文件（由打样工厂负责）。
3.4.8 公司及各部门文件制定由部门负责人或指定人员编制，公司副总或部门负责人审核，总经理批准。
3.4.9 公司及各部门文件分发布前，应向总经办提交电子/纸张文件审核备案，并获得文件号。
3.5 质量体系文件的编制、审核、批准、发布，依《质量手册》和《文件控制程序》的规定执行。
4.定义
4.1 文件：公司文件是在公司管理过程中形成的具有执行效力和规范体式的文书，是公司各项工作开展和进行相关活动的重要依据和工具。
4.2 受控文件：需要对文件的分发、更改、回收进行控制。随时保持最新有效版本的文件，
4.3 非受控文件：不受更改/修订的控制，其封面或正文页面无“受控”标识，文件更改/修订后不必通知文件持有人。
4.4 外来文件：指来源于公司之外的与公司各项工作开展和进行相关活动有关的文件。(法律、法规、标准、行业规范、客户要求等）
5.工作程序
5.1 文件的分类
5.1.1 文件属性分类
（1）质量体系文件：质量方针、质量目标、质量手册、质量体系程序文件、质量计划及质量体系运行过程中形成的文件。
（2）行政性文件：公司的公告、通知、通报、报告、申请、传真等。
（3）管理性文件：公司管理规章制度、工作流程、规范/规定等，如人力资源管理制度、行政管理制度、产品设计开发流程等。
（4） 技术性文件：产品标准、设计图样、工艺文件、操作规程、检验规程等。
（5） 外来文件：国家有关法律、法规、国家/行业标准、供应商/客户提供文件、设备文档等。
5.1.2 文件阶层分类
（1) 一阶文件：公司章程、公司经营规划/计划、质量手册。
（2) 二阶文件：公司经营管理活动开展所有过程控制的程序文件。
（3) 三阶文件：管理制度、规范/规定、设计文件、技术规程、作业指导书、外来文件等。
（4) 四阶文件：各记录表单、报表等。
1.目的
防止在服务过程中因公用设施和服务过程无标识或标识不当导致各类不合格的发生。
2.适用范围
适用于公司各部门的日常工作。
3.职责
3.1总经理或授权人负责公用设施、仓库内物资、重要、危险部位及其他服务过程标识的监察。
3.2部门主管和岗位责任人负责标识的安装和检查。
4.方法和过程控制
4.1公用设施的标识
4.1.1机电设备按各设备名称、设备责任人标识,标识牌挂(贴)在设备显眼部位。
4.1.2消防通道出入口、消防设施处设置相应消防标识。
4.1.3配电室、水泵房、泳池机房、监控中心、仓库、办公室、公共卫生间等部位在出入口上方或门上贴上有部门名称的标识。
4.1.4所有设备间出入门上应有'机房重地,非请勿进'的标识。
4.1.5所有阀门上应作上标识以确认阀门开闭状态。
4.1.6仓库内的物资名称和用途需挂贴于货架或物资上,并在库房门上贴'严禁烟火'的告示牌。
4.1.7楼层的标识贴于本楼层的`显着位置。
4.1.8在进天台的通道上应有'天台重地,非请勿进'的标识。
4.1.9变压器和高压环网柜上挂'高压危险,请勿靠*'告示牌。
4.1.10游泳池必须标明水的深度。
4.1.11天台显眼部位应挂贴'高空抛物,手下留人'等字样的警示牌。
4.2服务过程的标识
4.2.1高空作业时,在危险区域周边用警戒带圈出警戒区域,对区域内的财产要做好防护措施,并放置有'危险勿进','高空作业,注意安全'等字样的告示牌。
4.2.2配电设备维修时,必须在开关上挂'有人工作,禁止合闸'的告示牌。
4.2.3清洗办公室及其他较光滑位置的地面或天气潮湿时,应在显眼部位放置'小心地滑'的告示牌。
4.2.4在公共场所刷油漆时,如果油漆未干而现场又无工作人员时,应在显眼位置放置'油漆未干'告示牌。
4.2.5泳池、儿童娱乐设施、会所等设施暂停开放期间,在显眼部位挂放'暂停使用'告示牌,清洁时挂放'清洁中'字样的标识。
4.2.6维修公共卫生间设施时,应放置'维修中'或'停用'字样的告示牌。
4.2.7楼内保洁员在进行楼梯道、楼层保洁工作时,应在单元防盗门或明显位置悬挂'此区域在清洁中'字样的标识。
4.2.8对于其他有追溯性要求的服务过程(如一些清洁、保安、设备维护服务)标识,应通过制定明确的服务规范和做好质量记录予以实现。
4.3标识的管理
4.3.1各部门自行制作的标识,必须严格参照公司ci手册标识所规范的样式,所有ci手册所规范的标识,部门必须严格执行。
4.3.2各部门如需设置中英文对照标识,需将中文及译文内容报品质主管审批。
4.3.3如发现标识已经被污染、涂抹、撕毁、破损或已失去标识意义,应及时更换、替补或撤消。
4.3.4当设置标识的位置需要更改或撤销标识时,必须经总经理或授权品质主管同意后方可执行。
5.相关文件
《ci标识手册》
1.目的
对管辖区域内的危险作业进行监控,确保人身财产安全,杜绝事故发生。
2.范围
适用于公司各部门。
3.职责
3.1公司总经理或相关授权人负责所辖区域内的危险作业的审批。
3.2相关主管(主办)具体负责危险作业的指挥监督和落实。
3.3现场安全员进行监护。
4.方法和过程控制
4.1本文件所称的危险作业是指在小区范围内进行的高空作业、物品吊装、大件物品(超长、超宽、超高等)搬运、湿滑场地作业、非水*场地作业以及重物搬运等操作。
4.2所有在管辖区域内公共场所进行的危险作业必须事先报公司总经理或相关授权人审批,批准后指定专人负责作业指挥、监护后方可进行。
4.3需要隔夜施工、对顾客出行造成不便或对小区有较大影响的危险作业必须至少提前一天发布有关通知,以便顾客提前准备。
4.4安全员在对危险作业进行指挥、监控时应首先注意自身安全。
4.5在危险作业进行前,安全员应对施工人员交代'安全第一、预防为主'的方针。
4.6危险作业的施工现场必须用警戒带圈出警戒区,并在明显位置放置如'高空作业,请勿靠*'等字样的标识。
4.7安全员必须维护好现场秩序,阻止无关人员进入施工区域。
4.8对于3米以上的.高空作业,应至少设一名安全监护员进行监控。
4.9对车辆、人行通道上方的高空作业,必须在通道两端放置警示标识,尽可能将通道临时封闭,指挥车辆行人绕行。
4.10在危险作业现场附*停放有车辆或其他重要设施时,应尽可能移走,确实无法移走时,应采取保护措施,避免造成不必要损失。
4.11安全员应监督高空作业人员是否系安全带、挂安全钩、戴安全帽、穿胶鞋。
4.12安全员应监督作业人员不可将吊绳、电缆等工作回线缠在身上。
4.13高空作业、吊装以及需四人以上的搬运重物,须设专人指挥。
4.14对过重的物品搬运应使用机械设备,防止对员工造成潜在的伤害。
4.15危险作业完毕后,负责监护的安全员应督促施工人员及时对现场进行清理,撤回警戒带和标识,并向审批人汇报工作结果。
5.支持性文件
jsnhwy7.0-12《安全管理程序》
jsnhwy7.0-12-05《突发性紧急事件现场处理办法》
6.质量记录和表格
《安全员巡查记录表》
《紧急事件处理记录表》
行政办公用品管理制度
第一章总则
第一条目的
为适应公司快速发展的需要，推进行政办公物品的规范化管理，控
制办公费用，本着节约高效的原则，特制订本制度。
第二条适用范围
本制度适用于公司所属各部门。本制度所指办公用品为员工日常办
公所用文具（文件夹、档案袋），办公自动化所需用的耗材（含U盘、数码相机、硒鼓墨盒等）、办公设备（含电脑、复印机、打印机、传真机等）以及办公家具（含桌、椅、柜等）。
第二章办公用品的分类
第三条行政办公物品的分类
行政办公物品分三类：办公固定资产、办公低值资产、办公用品。
1、办公固定资产指使用期限在两年以上，在使用过程中保持原有的实物形态，单位价值在20xx元及以上的各种办公家具及办公设备。
2、办公低值资产是指使用期限较长，在使用过程中不易损耗，单位价值在20xx元以下500元以上的各种办公家具及办公设备。
3、办公用品是指使用期限较短，价值较低，在使用过程中容易消耗的各种办公类资产。
第三章行政办公物品的管理职责
第四条行政部的主要职责：行政部是行政办公物品的综合管理部门，负责对
行政办公物品支出情况进行监督、控制，其管理职责主要包括：
1、供应商选择及管理；
2、组织各部门行政物品管理程序监控；
3、年度。每月办公物品开支计划的编制、报批和执行；
4、行政办公用品的分配、调拨、维修和报废；
5、配合财务部对办公物品进行盘点，建立行政办公物品台账，负责
日常维护和修理。
第五条部门资产负责人的主要职责：认真贯彻执行公司的资产管理制度；各
部门有专人负责本部门资产的保管和资产增减、转移、维护、报废与监督记录；合理调配本部门室内的办公设备等资产；
第六条资产使用人的主要职责：应该爱护公司财产，合理使用办公设备，由
人力资源部协助负责培训员工爱护国有资产意识，正确使用办公设备。如果因使用不当，人为破坏，由使用人自行付费维修，并报送人行部门进行维修登记。
第四章行政办公物品采购
第七条办公用品采购
1、行政部每月按各部门需求编制统一采购计划、编制资金使用计划，
纳入公司的全面预算，报公司财务部列入每月全公司资金计划。
2、行政部持相关票据根据公司相关财务规定报销，费用计入各部门
的年度预算执行台账。
3、办公耗材文具的领用参照需按照规格及使用情况购买，并由行政
部主管领导批准后购进。购进消耗材料统一保管。
第八条办公类服务采购
办公类服务采购指公司各部门对外印刷品、宣传品、名片、标牌等服务类的采购。
1、行政部进行货比三家的方法进行询价后按程序选择服务供应商。
2、各部门有对外宣传品、印刷品印制需求的，经主管领导审批后在
公司行政部公布的服务供应商范围内选择。
第九条办公资产采购
1、办公资产采购计划
各部门历史需要置办办公资产时，填写《办公物品申请表》，经公司领导审批通过并签字后，提交行政部实施采购。
2、实施采购
行政部进行货比三家的办法进行询价后，连同采购申请表和询价后的采购报价单上报公司领导，经审批后方可到财务部领取支票进行购买。
3、验收
行政部汇总使用根据采购计划或申请表、购物发票、购物明细验收采
购办公资产，验收完毕后填写验收单并签字确认，行政部和使用部门各自登记办公资产台账。财务部根据入库单和购物发票进行账务处理。《办公物品申请表》和购物明细复印件由行政部统一保管。
第五章办公物品的`管理
第十条办公用品的配发
1、各部门指定一名专人负责本部门办公文具的领用和发放。
2、办公用品按需领用，行政部负责办理使用部门的领用手续，认真
填写文具领用登记单，并进行台账登记，写明物品名称、规格、使用人及数量等。
3、员工在公司内部调动，其使用的办公用品可以随职位转移带走。第十一条办公资产的管理
1、资产调拨
部门与部门之间转移办公设备等资产必须填写《资产调拨单》。必须严格按照审批顺序执行。审批顺序：调出部门负责人—调入部门负责人—行政部确认签字后，方可转移资产。员工之间不得私自调换自己使用的办公设备等资产。
2、资产报废
由部门负责人填写《资产报废申请单》，报行政部。行政部会同财务部门进行资产损坏鉴定后，由行政部主管领导审批，审批后方可报废。行政部和财务部门同时销账。有再使用价值的，由行政部收回统一维修、保管、再分配，资产台账做相应调整。在报废前，部门不得随意丢弃，否则该部门按照其原值赔偿，并按照公司相关规定处罚。
3、资产的租用、出租和外借
（1）公司需要的办公资产原则上不提倡租用。如果确属需要，租用
部门必须报公司行政部审批，行政部应尽量考虑在公司内部调配，调配的确有困难而且购买不经济合算的情况下，经总经理批准方可租用，租用手续由行政部统一办理。
（2）公司长期不使用的行政办公资产可以考虑对外出租和外借。行
政部定期对所有闲置的办公资产进行清查盘点，对其中达到报废条件的按相关制度办理报废手续，对长期闲置的物品主动寻求外租，对今后没有使用价值的物品进行出售。
4、办公资产的日常维护、维修
（1）行政部是办公资产日常维护、维修的责任部门。
（2）行政部编制办公资产维修计划，并纳入预算和经营计划。根据
维修计划对各部门办公资产进行检查，按期进行维护，保证各物品正常工作。
（3）各部门的办公资产需要维修时，由部门负责人填写《办公设备
维修申请表》报送行政部。不经部门资产负责人而私自维修的，相关费用行政部不予受理。
（4）行政部接到申请单后，需对报修设备进行鉴定，进行相应的维
修、更换，一般性维修理应在三个工作日内修理完毕，其他较为复杂的修理应在七个工作日内修理完毕。维修完毕后及时登记《办公设备维修记录表》，资产使用部门负责人签字确认。
（5）若聘请外部单位进行维修，相关付款事项执行资金支付程序。
1目的
规范分公司档案资料的管理工作。
2适用范围
适用于分公司所有档案资料的管理工作。
3职责
3.1行政部负责分公司的文件、资料的打印、归类、发放及登记工作,并保存分公司在管理服务活动中形成的各类档案。
3.2各部门负责管理本部门在管理服务活动中形成的`各类档案。
3.3分公司总经理负责上报分公司文件、对外公开文件的发放审批工作。
3.4分公司总经理负责审批已过保存期档案资料的销毁工作。
4实施程序
4.1归档保存的文件
4.1.1分公司在管理服务或公务活动中形成的工作计划、外来文件、报告、质量记录及与工作有关的图表、统计资料等。
4.1.2在工作中形成的图纸、操作说明书等技术档案。
4.1.3在专门业务活动中形成的各种档案,如:会议纪要、声像档案、工作记录等专项档案。
4.2文件、资料归档的要求。
4.2.1归档的文件资料必须字迹清楚工整,纸张及文件格式符合国家标准。
4.2.2归档的文件材料要完整齐全。
4.2.3每类建设工程竣工必须有兼职资料档案管理员参加,对其文件材料(含有关图纸等)完整性、准确性、系统性进行鉴定和验收。
4.2.4保持归档文件材料之间的历史联系,并进行科学分类、立卷和编号。
4.2.5案卷题名应确切反映卷内文件内容,并区分保管期限。
4.3档案资料的保管。
4.3.1所有档案资料均由资料管理员管理。
4.3.2存放档案必须有专用柜架,在排列上架时,应按照类别和保管部门的次序,自左向右,自上而下地排列,以便于管理和查找。
4.3.3底图除修改、送晒外,不得外借。修改后的底图入库时,要认真检查其修改、补充情况,并在档案资料盒内的面层上注明修改情况。
4.3.4存入胶片、照片、录像带、软盘、磁带要用特制的密封盒和专门的卷盒,按编号顺序排列在胶片柜或防火资料柜内。必要时采取复制、拷贝。
4.3.5每年一季度,对上一年度的各种资料档案进行归档,并对库藏档案进行清理核对和质量检查工作,做到完好、齐全。对破损或载体变质档案,要及时进行修补和复制,发现档案发霉或虫害要及时消杀。
4.3.6档案资料柜需做好防盗等设施。
4.3.7质量记录保存期为二年。
4.4档案资料借阅管理。
4.4.1分公司所有人员都有保护档案、借阅档案的权利和义务。
4.4.2分公司员工查阅档案资料,必须办理登记手续。
4.4.3在借阅档案资料时,应做到以下几点:
4.4.3.1按规定办理登记手续,定期归还;
4.4.3.2要爱护档案资料,不得丢失;
4.4.3.3所借档案不得随意折叠和拆散,不得对档案随意更改、涂写;
4.4.4借出和归还档案时,应办理清点手续,由资料档案员和借阅者当面核对清楚。
4.4.5档案如有丢失、损坏或泄密,要立即追究当事者责任。
4.4.6调离或辞职的人员,必须办理文档移交后方可办理调离手续。
4.5档案鉴定和销毁
4.5.1档案鉴定工作由档案鉴定小组负责进行,鉴定小组由分公司总经理、各部门经理、资料档案员和有关业务管理人员组成,日常的鉴定工作由行政部资料档案员负责。
4.5.2档案鉴定小组的任务:
4.5.2.1负责制订档案保管期限表;
4.5.2.2对到期档案提出存、毁意见。
4.5.3确定保管期限原则
4.5.3.1对有长远利用价值(如技术图纸、操作说明书等),并能反映分公司职能活动和历史面貌的档案应永久保存。
4.5.3.2凡是在一定时间有利用价值的档案分别为长期或短期保存。
4.5.4鉴定工作应该每年进行一次,由资料管理员在每年1月初提出。
4.5.5鉴定中发现档案不准确、不完整,应及时责成有关人员负责修改和补充。
4.5.6销毁档案的程序包括:
4.5.6.1鉴定小组应列出需销毁档案的清单和撰写销毁报告分公司总经理审批,销毁清单及报告要保存。
4.5.6.2档案销毁时,由行政部经理进行监销并在销毁清册上签名。
4.5.7销毁档案资料时,要严格执行保密规定,对在销毁档案过程中出现失密或对分公司造成损失的,将根据有关规定进行处理。
5相关文件和质量记录表格
5.1《档案管理制度》
5.2《保密规定》
5.3《文件发放登记表》
5.4《文件借阅登记表》
一、收文
1、建立《收文登记表》，由办公室派专人进行文件收文处理。
2、实行收文登记批办制度，收文由秘书办理登记，填《公司收文批办单》，统一交办公室负责人，办公室负责人按文件内容及各部门分工和职责，传达部门负责人办理。
3、办理文件的有关人员均应签字，有关工作完成后，将文件退办公室存档保管。经办人员需要留存的文件，经总经理或分管副总经理同意后可留存复印件。
4、各部门收到的.函件，应交办公室即时登记，交签字后2、3条处理。
5、各有关人员注意保密，不得泄露本公司机密。
二、发文
1、公司发文由有关部门起草，建立《发文登记表》，由办公室统一编号、发出。
2、每次发文须经总经理签字同意，并留底存栏。
3、各部门对公司所发的内部文件必须认真贯彻执行。
4、向上级单位呈报的文件，由办公室派专人，按公文传进程序进行。
5、监理项目中的一般业务文件，需要办公室打印的，需办公室主任签字批准。
三、文件查询
1、凡查询、复印、借阅文件，均需申请、登记。
2、凡涉及公司经营机密及项目当事人有关机密的文档需经公司领导同意后才能查询。不允许复印的文件，只能在公司办公室查阅，允许复印的文件，不得带出公司，只能在公司复印。
(一)意义
(二)文件档案的类别与形式
公司文件档案包括以下各类别的'书面文字形式、磁卡和电脑存藏(硬盘存藏、磁盘存藏)形式。
1.公司法律文件:公司章程、批准证书、营业执照、验资报告、审计报告、企业代码、银行税务登记等
2.公司董事会文件:董事会构成、股本构成、董事会决议、记要等
3.公司管理制度:公司运营、行政、财务、业务管理制度、文本、流程
4.公司财务资料:各类总、分帐册、报表、单据、凭账、报告等
5.公司人事薪资:人事结构、录用考核文件、薪资结构、薪资表、奖金计划及分配记录、奖惩记录、保险计划及记录《劳动合同》等
6.公司经营策略规划:客户需求分析、市场分析、各种调查分析、营销策略、公关网络、实施计划等
7.公司客户名册:客户名册、服务合同、协议、策略联盟协议、客户拓展、防谈名册及记录等
8.公司业务文件:公司各项对外服务的内部管理制度、流程、文本及有关方法培训资料、报价体系等
9.公司客户服务文件:服务过程中与客户沟通产生的往来传真、往来函、建议书、分析底稿、调查底稿、客户提供之资料等
10.公司客户档案:已结案客户的完整档案,包括客户服务资料及公司各种服务文本、方案、策划、设计成果等
11.公司专业资料:公司搜集的各种业务文本、流程、制度、企划书、顾问服务理论、方法、同业服务成果、各类行业资料、公司由**主管部门获取及购买的政策法规、公司各类剪报等
12.公司图书、杂志:公司由公开发行系统购买、订购的各种图书、杂志
13.公司日常行政文件:日常通知、备忘、报告、批复、外来文函
14.公司宣传资料:公司对外宣传广告用之公司介绍、业务介绍、互联网主页介绍等。
1目的
为提高公司文件处理工作的效率和质量，使之规范化、科学化、制度化，对公司的文件的格式、编制、编号、审批、发布、归档等文件管理的工作流程和作业标准作出明确规定，实现公司文件管理的规范化、制度化、提高公司文件管理的有效性和适应性。结合公司实际工作情况，特制定本制度。
2适用范围
适用于公司各类文件的起草、审查、审批、发布、执行、修改、废止和备案。
3定义
3.1文件：公司文件是在公司管理过程中形成的具有执行效力和规范体式的文书，是公司各项工作开展和进行相关活动的重要依据和工具。
3.2受控文件：需要对文件的分发、更改、回收进行控制。随时保持有效版本的文件。
3.3非受控文件：不受更改/修订的控制，其封面或正文页面无“受控”标识，文件更改/修订后不必通知文件持有人。 3.4外来文件：指xx于公司之外的与公司各项工作开展和进行相关活动有关的文件(法律、法规、标准、行业规范、客户要求等)。
4职责
4.1公司人事行政部是公司文件管理的归口部门，负责文件管理制度的制定、修订的起草及制度的宣贯、发放、废止工作，并负责在全公司范围内对制度执行的指导及监督。
4.2各部门产生的内部使用的文件由部门负责人或者指定人员负责文件的收录、发放、归档、废止的管理。 4.3文件编制、审批、发布的权责
4.3.1各部门负责制定部门职责范围内的制度文件。 4.3.2管理者代表负责组织相关部门和人员负责组织制定公司体系文件、程序文件、管理文件。
4.3.3人事行政部为公司文件规范化统筹管理部门，负责公司文件立、改、废的审核(核稿)、发布、汇总。 5文件分级分类
5.1文件分级
5.1.1一级文件：公司战略规划具有长期指导性、规范组织行为的概述性文件或制度汇编类文件等的系统文件。包括但不限于公司员工手册、经营管理规范等。
5.1.2二级文件：规范各专业职能管理、服务规范管理等方面的文件。
5.1.3三级文件：各职能管理、服务规范等具体实施的作业指导流程及相关技术文件、操作规定、规范、项目管理文件、公文等，包括具体的作业方法和标准。
5.1.4四级文件：表格、表单类文件，凡记录作业结果所用的表格等。
6文件编号、标识与控制
6.1文件编号：[Microsof1]公司名称+部门代号+文件名称+文件顺序号+时间
注：各部门代号
部门代码部门代码部门代码部门代码 6.2文件的标识与控制
文件分受控与非受控两种,在管理体系运行的有关场所应用的文件及提供给审核机构的文件为受控文件,以编号为受控标识;如因其他目的提供给客户的文件为非受控文件，不作标识; 长期有效的文件予以编号和标识，控制其发放，回收作废失效版本;
一次性或短时间有效的文件过期自然失效，以其标题、日期作为标识，不必跟踪回收其过期版本。
7文件编制、审核、批准和发布
7.1行政文件与管理性文件的编制与审批
(1)公司级行政性文件：公司组织机构设置、人事任免涉及公司经营管理、技术、生产、薪资福利、奖惩等重要决定的通知/通告，由人事行政部负责编制。
(2)公司级管理性文件：如人力资源管理制度、技术文件管理制度、财务管理制度，由各部门依本制度4.3条负责编制。 (3)各部门行政性文件：各部门因部门管理及工作开展所需求发布的.通知/通告，由相关职能部门负责编制。
(4)公司及各部门所有行政性文件审核由人事行政部填写《公司内部业务便签》，部门负责人审核，常务副总批准、审阅和签发。
(5)公司及各部门所有管理性文件的审核由人事行政部填写《文件审阅签发单》，部门负责人审核，常务副总批准、审阅和签发。
7.2文件归档、发放、保管
7.2.1文件归档
(1)经审批后的文件，人事行政部负责填写“文件/记录目录”，并且将电子档和纸张文件同时归档。
(2)各部门收到的文件由部门负责人或指定人员保管。各部门的“文件/记录目录”应定期予以更新，并将复印件交人事行政部编制/更新公司《受控文件清单》。 7.2.2文件发放
公司受控文件、记录由人事行政部负责按以下范围发放： (1)管理手册、程序文件和公司管理文件下发至各部门; (2)作业文件、记录下发至使用文件的相关部门; (3)各个部门都要使用相应文件、记录的有效版本，人事行政部及时收回作废文件;行政办公室拟定《文件发放登记表》按上述规定范围发放文件,并注明发放数量，填写发放编号，并由领用者签名。
(4)文件接收部门应指定人员接收文件，收文者要在《文件发放登记表》中签名。
7.2.3文件保管与借阅
(1)文件保管：所有经批准发布的文件皆应登记编目并归档保存于文件的归口部门，文件持有者使用有效版本，并确保文件清晰易于识别。
a、行政文件正本、管理文件存放在人事行政部。 b、技术文件正本按文件归口存放于文件产生的技术部门。 c、外来文件正本依文件分类存放于档案室及相应的文件接收部门。
(2)各部门需要借阅文件时可向文件归口部门办理借阅手续，各部门文件管理人员应建立“文件借阅登记表”，管理文件的借出和归还。
(3)存放与硬盘和软盘的文件应有备份，并作出版本标识，采用密码进行保护，限定查阅及使用范围，由授权使用的人员进行操作。
(4)文件的持有者若跨部门调动或离职，应办理文件交接、归还手续。
7.3文件的更改与回收作废
7.3.1文件更改
(1)当文件不适应需要更改时，由文件归口部门提出，并实施具体更改工作，文件更改必须符合统一性、协调性，必要时相关的文件应进行同步更改。
(2)文件更改的起草、审核、批准由原文件起草、审核、批准部门/人员按负责填写《文件更改/评审单》并实施更改。 (3)文件修改内容较少时，可以采用划改、换页的方式进行更改;单文件更改超过三次或更改较大或公司组织结构、管理体系发生重大变化时应进行换版。
(4)公司文件更改状态按版本号为A版(B、C、D等)/修改状态为0(1、2、3、4等)依此编号。版本号与更改状态之间的关系为：每版文件同一版本内可以允许修改10次，即修改状态号最高是10，当超过10次时，文件换版，即由A版升为B版，以此类推。特殊情况下，换版不受此限制。
(5)文件更改内容必须及时到达文件使用场所，对文件的宣贯、实施情况有文件归口部门进行检查，并确认更改效果。 (6)公司鼓励各部门及人员在使用文件时及时发现文件的问题，提出文件更改意见。
7.4文件的作废与销毁
(1)各部门使用中的文件已被更改且有新版文件发布时，原文件应作废收回，作废的原版文件由人事行政部按原发放数量回收，并登记标明回收日期。
(2)文件作废或换页换版时，对已回收的作废文件由行政办公室及时销毁，并记录在《文件销毁(留用)记录表》中，若需保留作废文件时要在文件上标注“作废”字样。
(3)各类文件的保存期按《档案管理制度》的规定执行。 7.5外来文件管理
7.5.1外来文件接收与归口
(1)国家法律、法规;国家、行业、地方标准;上级主管部门下发的管理办法、制度、规定等外来文件，由人事行政部统一收集管理，并建立《外来文件清单》。
(2)外来文件由接收部门或形成文件部门归口管理。 (3)外来的一般性通知、公告等需执行的文件由公司总经理审批后，交由相关部门传阅执行，履行完毕后，由执行部门记录执行情况，交档案室备档。
7.6保密文件的管理
7.6.1保密文件及保密信息在形成后、归档前以“谁形成谁负责”为原则进行管理，秘密信息以载体形式归档后，交由档案室负责管理。
7.6.2保密文件的发放、传阅、披露应遵守以下原则： 文件密级发放、传阅范围
绝密公司核心领导、绝对信息形成部门的负责人及公司领导认为需要让其知悉的对象
机密公司部门负责人以上人员，机密信息形成部门的相关人员及公司领导认为需要让其知悉的对象
秘密公司部门主管级以上人员，秘密形成部门的相关人员及该部门认为需要让其知悉的对象
为保证公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借阅、统计、销毁等工作，维护档案的完整和安全，特制定本制度。
一、适用范围
1、公司经济活动中与外单位的来往信件、合同、协议。
2、会议文件，包括本公司重要会议形成的文件、纪要、决定等
3、公司的请示与上级批复文件
4、公司各职能部门在工作中形成的`工作计划、总结、报告
5、公司成立、合并、撤销、更改名称、股东会决议、董事会决议等相关文件资料
6、公司制定的章程、制度等文件材料
7、公司营业执照、税务登记证等重要文件
二、档案保管
1、公司各类文件应由总经理办公室安排专人保管。
2、保管人员需根据文件内容及其历史关系，合并整理，分类保存。
3、档案保管人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料，收集齐全，加以整理后归档。
4、库藏文档要定期核对，做到帐物相符。发现破损变质及时修补或复制。
三、档案借阅
1、借阅档案必须先办理借阅手续，登记《档案借阅审批表》由部门负责人签字。
2、借阅的案卷要注意爱护，不得丢失、损坏、涂改。
3、借出的档案要注意保密，不得将档案带入私人场所，不得让无关人员翻阅。
4、借阅的档案应如期归还，如因工作需要到期不能归还者，要说明情况，办理续借手续。
4、归还档案时，由档案保管人员当面查点清楚，并在《档案借阅审批表》上及时注销。
5、凡需借阅、抄录绝密级重要数据资料，必须经公司领导批准，否则一律不准借阅、抄录、复印。
四、档案销毁
经确定需销毁的档案，由档案保管人员编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。
五、档案保密
1、档案保管人员要严守机密，档案存放要单独设锁，无关人员不准接触。
2、不得传播、议论有关机密问题。
3、档案资料不准带到公共场所。
(一)总则
为减少发文数量,提高办文速度和发文质量,充分发挥文件在各项工作中的指导作用,特制订本制度。
(二)文件管理
内容主要包括:上级函、电、来文,同级函、电、来文,本公司上报下发的各种文件、资料。按照分工的原则,全公司各类文件由办公室归口管理。
(三)收文的管理
1、公文的签收凡来公司公启文件(除公司领导订启的外)均由收发员登**收后分别交办公室文书拆封。在签收和拆封时,收发员和办公室文书要注意检查封口和邮戳。对于口和邮票撕毁函件应查明原因,对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收。对上级机要部门发来的文件,要进行信封、文件、文号、机要编号的“四对口”核定,如果其中一项不对口,应立即报告上级机要部门,并登记差错文件的文号。
2、公文的编号保管办公室文书对上级来文拆封后应及时附上“文件处理传阅单”,并分类登记编号、保管。须由公司承办或归档的公司领导亲启文件,公司领导启封后,也应交办公室办理正常手续。本公司外出人员开会带回的文件及资料应及时分别送交办公室文书进行登记编号保管,不得个人保存。
3、公文的阅批与分转凡正式文件均需分别由办公室主任(或副主任)根据文件内容和性质阅签后,由办公室文书分送承办部门阅办,重要文件应呈送公司领导(或分管领导)亲自阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事,一般应在当天阅签完,紧急文件要月即办。
4、文件的传阅与催办传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定,不得将有密级的文件带回家、宿舍或公共场所,也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。阅读文件应抓紧时间,当天阅完后应在下班前将文件交回办公室,阅批文件一般不得超过2天,阅后应签名以示负责。如有领导“批示”、“拟办意见”,办公室应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。阅文时不得抄录全文,不得任意取走文件夹内任何文件及附件,如确系工作需要,要办理借阅手续,以防止丢失泄密。文件阅完后,应送交办公室办公室文书,切忌横传。办公室办公室文书对文件负有催办检查督促的责任,承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放分散,如需备查,应按照有关保密规定,并征得办公室同意后,予以复印或摘抄,原件应及时归档周转。
(四)发文的管理
1、发文的范围凡是以公司名义发出的文件、通知、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报,均属发文范围。
2、公司下发文件主要用于:公布公司规章制度;公布公司体制机构变动或干部任免事项;公布公司性的重大开发、项目、经营管理、政治工作、生活福利等工作的决定;发布有关奖惩决定和通报;其他有关公司的重大事项。
3、公司上行文、外发文主要用于:对上级机关呈报工作计划、请示报告、处理决定;同兄弟单位联系有关公司重大开发项目、人事劳资、物资供应、科研、基建、经营管理等事宜。在公司日常项目开发和经营管理中,有关图纸、技术文件、工艺修改、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项,应按有关制度办理,由主管业务部门书面或口头通知执行,一般不用公司文件发布。凡各业务部门如开专题会议所作的决定,一般都不应发文,不备查考,可以简写名义用《工作简讯》发会议纪要。各业务部门与外单位发生的一般业务联系,可用各简写的名义对外发函(应各自编号备查),不用公司名义发文。
(五)文件的'立卷与归档
1、凡下列文件统一分别由两办负责归档:
①上级机关来文,包括上级对公司报告、申请的批复;
②公司发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、工作总结、领导发言和生产经营工作的种类计划统计、季度、年度报表等;
③经理办公室各种专业例会记录;
④公司一级组织召开的代表大会所形成的报告、总结、决议、发言、简报、会议记录等;
⑤有保存价值的人民来信,来访记录及处理结果;
⑥参加上级召开的各种会议带回的文件、资料及本公司在会上汇报发言材料等;
⑦上级机关领导同志来公司检查视察工作的报告、指示记录,以及公司向上级进行汇报的提纲和材料;
⑧反映公司生产、经营活动、先进人物事迹及公司领导工作等的音像摄制品;
⑨公司日志和大事记;⑩公司向上级请求批复的文件及上报的有关材料。
2、业务部门、各群众团体日常工作中形成的活动资料,由各业务科室、群众团体负责立卷归档。
3、立卷要求文件立卷应按照内容、名称、作者、时间顺序,分门别类地进行整理归档。立卷时,要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全,保持文件、材料的完整性。要坚持*时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料,要及时立卷归档。上年度形成的文件材料,要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向档案馆(室)移交,清单一式两份(接交单位各留存一份备查)。
4、文件的销毁对于多余、重复、过时和无保存价值的文件,公司办公室应定期清理造册,并按上级有关规定,办理申请销毁手续。
1、目的
规定本公司文件资料的编写、批准、发布、更改、保存和作废等活动以及适用外来文件的控制要求,确保公司各项工作正常开展和保存必要的证据。
2、适用范围
适用于本公司内部文件的编写、收发、控制及资料保管和外来文件的管理。
3、职责
3.1各职能部门负责工作文件的编写、收集和存档。
3.2综合管理部负责业主档案的管理与控制。
3.3办公室负责文件发放、存档、资料保管以及文件的处理。
3.4办公室主任主管文件、资料管理工作的控制。
4、相关文件
《文件控制程序》q/ph-qp-4.2.3
《质量记录控制程序》q/ph-qp-4.2.4
5、工作程序和管理办法
5.1文件的产生
5.1.1各相关部门根据工作需求编写文件。
5.1.2总经理助理对文件进行审核。
5.1.3总经理审批通过的文件由办公室打印和发放,作为非受控文件生效。
5.1.4办公室对生效的文件印制,必须使用[印制文件登记表](qr-wd01-02-01)。
5.2文件、资料的类别
5.2.1受控文件
a)内业资料;
b)图纸资料;
c)按照质量体系的控制要求进行管理的文件;
d)在质量体系中引用的法律、法规和外来文件;
e)与服务过程有关的合同协议;
f)业主档案(如:公共合约、用户登记表等,属于业主财产,由综合管理部管理与控制,具体执行[顾客财产控制程序]q/ph-qp-7.5.4)。
管理与控制具体执行[文件控制程序](q/ph-qp-4.2.3)。
5.2.2非受控文件
与公司经营和服务工作范围相关的文件作为非受控文件管理,办公室应对其进行分类和编码,以便于归档,根据目前公司现有的'非受控文件,可分为:
a)内行文、外行文:1
b)未被质量体系引用的外来文件:2
c)与服务过程无关的合同协议:3
d)未被质量体系引用的法律法规:4
e)行业标准性文件:5
f)照片、录像带:6
g)电脑贮存:7
5.3文件、资料目录的索引号
x-x.x-xx
文件盒编号
同号柜序列号
文件柜编号
文件类别编码
5.4文件、资料归档与管理
5.4.1各职能部门对各种工作文件进行编写、收集、整理和存档,并汇总到办公室统一管理。
5.4.2办公室负责文件、资料的保密性防范,公司所有受控文件和非受控文件的资料均属保密性文件。
5.4.3办公室负责对文件、资料的管理和保护,文件、资料应分门别类包装和存放,对于需存档的文件、资料要及时存档,并建立[存档备案资料目录](qr-wd01-02-02),注明文件类别、索引号、份数等,如用必要还应有内容说明。并在档案柜上贴好存放文件的索引号范围。确保调用、借阅文件、资料时易于识别和检索,便于对文件资料的保管。
5.5文件、资料的发放
5.5.1文件应按各职能部门工作性质和范围发放,由办公室制定[文件分发登记表](qr-wd01-02-03),注明发放范围、数量、分发号等,并要求领用人在[文件分发登记表]上签领,以便对发放的文件进行统计和检查。
5.5.2办公室在文件发放的过程中不得误发、遗失,发现文件误发时应立即追回,同时作好文件的补救工作。
5.6文件资料的调用、借阅与归还
5.6.1借阅者应在[文件、资料借阅登记表](qr-wd01-02-04)上详细注明文件、资料的编号和图号,并按时归还和办理归还手续
5.6.2借阅的文件、资料未经允许不得复印、摘抄、外借和传播。
5.6.3借阅的文件、资料归还时,办公室应对文件资料是否完好进行检查,若文件、资料受损的,借阅者应阐述受损原因,并在[文件、资料借阅登记表]的备注栏上注明,因人为因素造成的应追究当事人的责任。
5.***机密性文件的调用与借阅规定
a)a级机密文件资料:公司年度计划、公司年终报告总结及公司章程、董事会决议,公司财务报表、法律诉讼文件等的调用与借阅需经总经理批准。
b)b级机密文件资料:业主档案,公司员工档案、公司规章制度、公司经营专项审批文件等的调用与借阅需经办公室主任批准。
c)c级机密文件资料:内业资料和技术性图纸资料、法律法规类文件的调用与借阅需经有关部门负责人批准并向办公室联系办理。
d)行业主管借阅文件、资料的仅限于b级机密和c级机密文件、资料。
e)业主(用户)因工作需要借阅文件、资料的,仅限于技术图纸和已张贴在公共场所的文件。
f)外来单位借阅、调用文件、资料的限于国家执法部门,如**机关、检察机关、法院等单位因工作和侦破案件需要的,可以给予协助与配合,但在此之前应检验和登记来访单位和人员的证明文件和相关证件,由办公室主任向总经理请示后亲自办理。
g)以上文件资料的调用与借阅按5.5.1、5.5.2和5.5.3条款执行。
5.7文件的复制、破损和丢失
5.7.1未经允许,不得随意复印公司的文件资料,如因工作需要复印文件,须经办公室主任批准,并在[文件复印登记表](qr-wd01-02-05)上填写复印文件的名称,复印数量,并签名。
5.7.2文件使用人应对文件妥善保管,当文件破损严重影响使用或丢失时,应填写[文件补发申请表](qr-wd01-02-06),由办公室主任批准,办理更换手续。补发新文件时应收回破损文件,并应给予新的分发号,新的分发号延续原来文件分发号。
5.8文件、资料的更新
文件增加条款和更新时应及时更换,保证在使用处获得有效版本。
5.9文件的作废与销毁
5.9.1内容不适用于公司运行或超过有效期限的文件,经过总经理过期审批后给予作废或销毁处理。
5.9.2在分发过程中发现文件遗失或在使用过程中文件破损严重和丢失的,应向上级汇报,经总经理审批后,给予作废处理。
5.9.3作废文件盖作废章,留一至两份备案,其余销毁。文件销毁处理时需两个人进行,一人实施,一人监督。
5.9.4办公室对于作废和销毁的文件,应在[作废、销毁文件登记表](qr-wd01-02-07)上注明作废或销毁文件的编号、版本号和分发号作废,并向各部门书面发布作废声明,防止误用。
6、使用的记录表格
序号
名称
编号
存放地点
存放时间
1
[印制文件登记表]
qr--wd01--02--01
办公室
一年
2
[存档备案资料目录]
qr--wd01--02--02
办公室
长期
3
[文件分发登记表]
qr--wd01--02--03
办公室
一年
4
[文件、资料借阅登记表]
qr--wd01--02--04
办公室
一年
5
[文件复印登记表]
qr--wd01--02--05
办公室
一年
6
[文件补发申请表]
qr--wd01--02--06
办公室
一年
7
[作废、销毁文件登记表]
qr--wd01--02--07
办公室
一年
起草人:审核人:审批人:
日期:日期:日期:
一、目的
加强文件档案管理，规范公司文件档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。
二、适用范围
适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。
三、术语和定义
1、档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、宣传等活
动中所直接形成的对企业有保存价值的'各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑
盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。
2、档案管理：就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活动。
四、职责
1、行政人事部：
1）负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负责督促指导部门档案管理；
2）建立健全公司档案管理制度，指导、监督和检查执行情况；
3）收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料；
4）负责公司档案的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公司档案的安全；
5）提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通；
6）负责组织学*和培训档案管理办法、使用知识。
2、其他各部门相关人员：
1）负责在工作变动时，做好或协助移交工作，并及时通知行政人事部；
2）向行政人事部移交合同或文件资料原件或复印件；
3）负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档；
4）财务部负责按规定独立建档保管财务档案资料；
3、各部门档案主管人员
1.目的
及时纠正在服务过程中产生的不合格,防止不合格服务的再发生,识别潜在的不合格原因,防止潜在不合格服务的产生,实现持续改进,为顾客提供更优质的服务。
2.适用范围
适用于公司所有纠正预防措施活动的实施。
3.职责
3.1管理者代表负责监督、协调改进、纠正和预防措施的实施。
3.2质主管负责在公司质量体系(活动)出现或存在潜在的质量问题时发出相应的通知,并跟进验证实施效果。
3.3部门相关主管负责落实纠正和预防措施的实施。
3.4产生不合格服务的部门主办以上管理人员负责组织调查产生不合格的原因,制定纠正措施。
3.5公司所有员工都有提出和实施纠正预防措施的责任。
4.方法和过程控制
4.1纠正措施
4.1.1对公司所有活动中存在的不合格进行分析,确定不合格原因,采取纠正措施予以改善,消除不合格并防止其再次发生。
4.1.2对以下信息采用统计技术或试验的方法进行识别,对不合格项进行确定。
a.顾客的投诉(建议)
b.紧急事件及重大质量事故
c.品质主管对各部门日常工作的检查和建议
d.对分承包服务的评估
e.顾客满意度调查的.输出
f.内、外审报告
g.管理评审的各项输出
h.其他不符合公司质量方针、目标及质量体系要求的情况
4.1.3对于情况f,审核小组按《内部质量审核程序》的要求执行。
4.1.4对于情况d,品质主管填写《纠正和预防措施实施记录表》,交责任部门通知分承包方,要求分承包方对原因进行分析,提出纠正措施反馈;品质主管对其措施审核后由责任部门跟进落实情况,相关结果在《纠正和预防措施实施记录表》上进行记录,并签名确认,该表品质主管和责任部门各存一份。
4.1.5对于情况g,由管理者代表负责监督执行。
4.1.6对于其他不合格,品质主管填写《纠正和预防措施实施记录表》,对不合格事实进行描述后发往责任部门,责任部门对不合格事实进行确认后填写'原因分析'项目,制定纠正措施并实施,品质主管负责对纠正措施进行评估并跟踪验证实施效果,表格品质主管和责任部门各留存一份。
4.1.7对日常工作中出现的不合格,按《不合格服务处理程序》和《顾客投诉(建议)处理程序》进行处理。
4.1.8因质量体系或服务规范引起的不合格,由品质主管组织相关人员进行论证,提出修改意见,呈交总经理或管理者代表审批后修改下发,并保存与此有关的文件和记录。
4.1.9因员工素质引起的不合格,由人事行政主管会同责任部门主管采取人事调整、处罚或加强员工培训等措施,总经理负责监督实施。
4.1.10因服务设备或设施引起的不合格,采取的纠正措施包括增加或更换设备设施、重新选择分承包方、内部调配及进行合理技术改造等,由总经理负责监督实施。
4.1.11对出现的严重或具有代表性的不合格,由品质主管根据总经理意见组织有关部门开展专题讨论,对质量问题进行综合分析,指定措施并组织实施,并总经理负责监督。
4.2预防措施
4.2.1对公司所有活动中潜在的不合格进行识别,分析其原因并采取相应预防措施,以防止不合格的发生。
4.2.2对以下信息进行分析,识别潜在不合格
a.日常工作中反映出来的问题
b.品质主管对日常工作的检查和有关建议
c.顾客满意度调查结果
d.以往管理评审的情况
e.以往预防和纠正措施的实施情况
f.内、外审结果
4.2.3各部门应根据日常工作中反映出来的问题识别潜在不合格,并根据其影响制定预防措施。
4.2.4各部门未能识别的潜在不合格,根据潜在问题的影响程度,由品质主管召集相关部门讲明原因,制定预防措施,同时指定责任部门。品质主管填写《纠正和预防措施实施记录表》的潜在不合格事实栏,责任部门分析原因后制定预防措施并付诸实施,品质主管负责跟踪并验证实施效果,同时对有效性进行评审。在《纠正和预防措施实施记录表》上签字确认,表格品质主管与责任部门各留存一份。
4.2.5品质主管负责对各部门所采取的预防措施、实施过程和结果予以记录,整理后提交管理评审。
4.3在改进、纠正和预防措施的实施过程中,管理者代表负责配置必要的资源,协助分析原因和确定责任部门,并监督措施实施过程。
4.4由改进、纠正和预防措施引起的对体系文件的任何更改,按《质量体系文件管理办法》执行。
5.质量记录和表格
jsnhwy8.0-04-f1《纠正和预防措施实施记录表》
（一）总则
第一条爲减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，根据中央关於文书处理的有关规定，结合我厂的实际情况，特制订本制度。
第二条文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，同级函、电、来文，本厂上报下发的各种文件、资料。
第三条按照党政分工的原则，全厂各类文件分别由党委办公室和厂部办（以下简称两办）归口管理。
（二）收文的管理
第四条公文的签收
1、凡来厂公啓文件（除厂领导订啓的外）均由厂收发员登**收（由上级或邮电局机要通讯员直送机要室的机要文件除外）後分别交两办机要秘书拆封。在签收和拆封时，收发员和机要秘书均需注意检查封口和邮戳。对开口和邮票撕毁函件应查明原因，对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收。
2、对上级机要部门发来的文件，要进行信封、文件、文号、机要编号的四对口核定，如果其中一项不对口，应立即报告上级机要部门，并登记差错文件的文号。
第五条公文的编号保管
1、两办机要秘书对上级来文拆封後应及时附上文件处理传阅单，并分类登记编号、保管。须由工厂承办或归档的厂领导亲啓文件，厂领导啓封後，也应分别交两办办理正常手续。
2、本厂外出人员开会带回的文件及资料应及时分别送交两办机要秘书进行登记编号保管，不得个人保存。
第六条公文的阅批与分转
1、凡正式文件均需分别由两办主任（或副主任）根据文件内容和性质阅签後，由机要秘书分送承办部门阅办，重要文件应呈送厂领导（或分管领导）亲自阅批後分送承办部门阅办避免文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要即阅即办。
2、一般函、电、单据等，分别由两办机要秘书直接分转处理。如涉及几个单位会办的文件，应同主办单位联系後再分转处理。
3、爲加速文件运转，机要秘书应在当天或第二天将文件送到厂领导和承办部门，如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过两天（特殊情况例外）。
第七条文件的传阅与催办。
1、传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。
2、阅读文件应抓紧时间，当天阅完後应在下班前将文件交机要室，阅批文件一般不得超过两天，阅後应签名以示负责。如有领导批示、拟办意见两办应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。
3、阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要，要办理借阅手续，以防止丢失泄密。
4、文件阅完後，应送交两办机要秘书，切忌横传。
5、两办机要秘书对文件负有催办检查督促的`责任，承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放分散，如需备查，应按照有关保密规定，并征得两办同意後，予以复印或摘抄，原件应及时归档周转。
6、按照阅文范围，离、退休干部，一般由有关部门定期组织学*有关文件，或由两办机要室通知到机要室阅文。
（三）发文的管理
第八条发文的规定
1、全厂上报下发正式文件的权力分别集中党委和厂部，各群衆团体和部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。
2、各群衆团体、部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作要求发文应分别向党委、厂部提出发文申请，并将文件底稿分别交两办审核。党委、厂部同意发文，则两办分别按党、政机构设置与业务分工统一归口以党×字、厂×字发文。群衆团体文件由党委批转。
3、对全厂影响较大，涉及两个以上厂领导分管范围的文件，须由党委**或厂长批准签发。其馀文件均由分管厂领导批准签发。
第九条发文的范围：
1、凡是以党委、厂部名义发出的文件、通告、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报，均属发文范围。
2、党委、厂部下发文件主要用於：
（1）公布全厂规章制度；
（2）转发上级文件或根据上级文件精神制订的工厂文件；
（3）公布工厂体制机构变动或干部任免事项；
（4）公布全厂性的重大生産、技术、经营管理、政治工作、生活福利等工作的决定；
（5）发布有关奖惩决定和通报；
（6）其他有关全厂的重大事项；
3、党委、厂部上行文、外发文主要用於：
（1）对上级机关呈报工作计划、请示报告、处理决定；
（2）同兄弟单位联系有关工厂重大生産、技术、人事劳资、物资供应、科研、基建、经营管理、党群工作等事宜。
4、在工厂日常生産、技术、经营管理、党群工作中，有关图纸、技术文件、工艺修改、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项，应按有关制度办理，经分管厂领导批准後，由主管业务科室书面或口头通知执行，一般不用厂部文件发布。
5、凡各业务科室如开专题会议所作的决定，一般都不应发文，不备查考，可以科室名义用《工作简讯》发会议纪要。
6、各业务科室与外单位发生的一般业务联系，可用各科室的名义对外发函（应各自编号备查）不用厂部名义发文。
（四）发文程式与要求
第十条发文程式规定：
1、各单位元需要发文，应事先分别向党委、厂部提出申请；
2、党委、厂部同意发文时，主办单位应以党的方针、政策和国家法令，上级指示或工作实际需要草拟文件初稿；
3、草拟文稿必须从全厂角度出发，做到情况确实、观点鲜明、条理清楚、层次分明、文字简炼、标点符号正确、书写工整。严禁使用铅笔、圆珠笔、红墨水和彩笔书写；
4、文稿拟就後，拟搞人应填附发文稿纸首页，详细写明文件标题、发送范围、印刷份数、拟稿单位与拟稿人，并签名、盖章、标定日期和密级；
5、两办应根据党委、厂部的要求和上级有关指示精神，有关文件规定，对文稿进行审查和修改。对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文稿应退回拟稿单位重新拟稿；
6、经两办审查修改後的文稿，送部门主管领导核稿（对文稿内容、质量负责）；
7、对审核时修改较多，有碍列印和存档的文稿，应由拟搞部门重新誊写清楚；
8、需经会签的文稿，应在交付列印前送会签部门会签；
9、文稿审核会签後，按批准许可权的规定分别呈送党委、厂部领导审定批准签发；
10、经领导批准签发後的文稿交两办机要秘书统一编号送打字室列印；
11、文件列印清样，应由拟稿人校对，校对人员应在发文稿上签名；
12、文件打字後，由两办派专人按数印刷，再由两办机要秘书分发并检查落实情况，对印刷质量不好的文件，机要秘书应拒绝盖印分发。
（五）文件的借阅和清退
第十一条各部门有关工作人员因工作需要借阅一般文件，需经本部门负责人签写便条，对有密级的文件须两办主任同意後方可借阅。
第十二条借阅文件应严格履行借阅登记手续，就地阅看，按时归还。任何人不得将文件带走或全文抄录，不允许拆卷和在文件上勾划等。
第十三条两办机要秘书对承办的公文应抓紧催办，应定期对事情已经办妥的本厂文件和上级要求限期清退的文件，进行收缴清退工作。（一般爲月底一小清，季末一中清、年终一总清）。如发现文件丢失，必须及时查明原因和责任者，并如实向领导报告。
第十四条各部门应指定一位责任心强的同志负责文件收交、保管、保密、催办检查工作。
（六）文件的。立卷与归档
第十五条文件的归档范围：
1、凡下列文件统一分别由两办负责归档：
（1）上级机关来文，包括上级对工厂报告、申请的批复；
（2）党委、厂部发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、工作总结、领导发言和生産经营工作的各类计划统计、季度、年度报表等；
（3）厂党委会、厂长办公室、厂务会、工厂管理委员会、中层干部会以及各种专业例会记录；
（4）厂党代会、职代工、工会会员代表大会、团代会等厂一级的党群组织召开的代表大会所形成的报告、总结、决议、发言、简报、会议记录等；
（5）有保存价值的人民来信来访记录及处理结果；
（6）叁加上级召开的各种会议带回的文件、资料及本厂在会上汇报表言材料等；
（7）上级机关领导同志来厂检查视察工作的报告、指示记录，以及本厂向上级进行汇报的提纲和材料；
（8）反映本厂生産、经营活动、先进人物事迹及厂领导工作等的音、像摄制品；
（9）工厂日志和大事记；
（10）工厂向上级请示批复的文件及上报的有关材料。
2、业务科室，各群衆团体日常工作中形成的活动资料，由各业务科室、群衆团体负责立卷归档。
第十六条立卷要求
1、文件立卷应按照内容、名称、作者、时间顺序，分门别类地进行整理归档。
2、立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。
3、要坚持*时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档。
4、上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向档案馆（室）移交，清单一式两份。（接交单位各留存一份备查）。
（七）文件的销毁
第十七条对於多馀、重复、过时和无保存价值的文件，两办机要室应定期清理造册，并按上级有关规定，办理申请销毁手续。
第十八条经审核同意销毁的文件，应派专车分别由两办机要秘书和正副主任护送到上级机关指定的纸厂监视销毁。
——公司档案及文件管理制度菁选
公司档案及文件管理制度
在学*、工作、生活中，接触到制度的地方越来越多，制度是在一定历史条件下形成的法令、礼俗等规范。拟定制度的注意事项有许多，你确定会写吗？下面是小编精心整理的公司档案及文件管理制度，希望对大家有所帮助。
一、档案归档制度
（一）文件材料的归档要求：
1.公司在筹备、成立、经营、管理及产权变动过程中形成的具有保存价值的文件材料均列入归档范围。
2.公司各部门负责归档文件材料的收集和整理，并定期交档案室集中管理，任何人不得拒绝归档。
3归档文件材料必须齐全、完整、准确、系统、签署完备。
4.归档文件材料必须准确地反映企业生产、科研、基建和经营管理等各项活动的真实内容和历史面貌。
5.归档文件材料必须层次分明，符合其形成规律，保持同一案卷内文件材料的有机联系。
6.归档的文件材料主要包括纸质、光盘、磁带、照片及底片、胶片、实物等各种载体形式。
7.归档的文件材料必须为正本，本企业编制的文件应附发文底稿。
8.归档的具有永久、长期保存价值的电子文件应有相应的纸质文件材料一并归档保存。
9.非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。
10.外文(或少数民族文字)材料若有汉译文的应与汉译文一并归档，无译文的要译出标题后归档。
11.为便于保管和利用，归档的文件材料用的纸张必须优良，纸面清洁，书写文件材料应用碳素墨水或蓝黑墨水，禁用圆珠笔、铅笔、红墨水、纯蓝墨水及复写纸等不牢固的书写材料。书写工整、图像、字迹清晰。
（二）归档范围及保管期限
(参照企业档案归档范围及保管期限表)
（三）归档时间：
1.管理性文件材料一般应在办理完毕后的第二年第1季度连同收发簿一同移交档案室归档。
2.凡专项工程、专题项目、科研课题等由发生部门将文件材料整理后经部门领导及项目负责人审定后向档案室移交归档。周期长的可分阶段、单项归档。
3.外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱验收或接收后即时登记，安装调试后归档。
4.工程项目在竣工验收后三个月内接收归档。
5.每年形成的会计档案，由财务部及有关部门保存一年，在下一年的第一季度内向档案室移交归档。
6.电子文件逻辑归档实时进行，物理归档应与纸质文件归档时间一致。
7.荣誉档案由行政部收集整理后于次年统一归档。
8.声像档案在每次活动结束后整理归档。
9.相关会议(技术会议、专题会议、年度工作会议)，在会议结束后归档。
10.外出、出差考察材料由当事人在回来后一个月内整理归档。
11.变更、修改、补充的文件材料随进归档。
12.公司内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料随时归档。
13公司产权变动过程中形成的文件材料随时归档。
二、档案查(借)阅制度
档案借阅是档案室的日常业务工作，是档案更好地为生产提供利用服务的基本形式，为做好档案管理工作，特制订如下制度：
1.凡本公司有关人员，因工作需要借阅档案者，一般只允许在档案室阅档室查阅。查阅内容根据档案密级程度，取得相关领导签字，同时做登记。
2.本公司有关人员如有实际情况必须借出者，须办理相关手续，超过两天以上归还者，须经领导批准签字。但要如期归还。
3.借阅档案者应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。借阅档案交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时反映给主管领导。
4.外单位借阅档案者，须持单位介绍信，且经总经理批准后方可借阅，只限在本室查阅，一律不外借，且抄摘内容也须经**同意审核后方能带出。
5.凡属不成熟的现行技术资料及保密文件一律不外借。
三、档案的保密制度
1.凡属密级档案，必须正确地标明密级，并妥善存放。
2.非综合档案室人员不得随便进入档案库房，库房门窗及箱柜应随关锁。
3.全体职工对密级档案、文件、资料均须严格执行企业保密规定，不失密。否则应追究责任。
4.凡查阅密级档案，均须办理审批和借阅手续，一般只允许在阅档室查阅，不得带出或复制，确属需要者须办理相关手续。
5.查阅人员对档案内容承担保密义务，违反规定造成后果者必须追究责任。
6.档案人员要忠于职守，认真执行各项保密制度。
7.定期对保密档案保管情况进行检查，发现问题及时处理。
四、档案库房管理制度
一、档案入库检查：
1档案出入库房要清点、登记。定期对库藏档案进行清理、核对，做到账、物相符。对破损或载体变质的档案，及时进行修补和复制。
2.入库底图应批边分类装袋，照片、磁带等声像档案应存放入专用档案盒(袋)内。
3.定期对档案保管状况进行全面检查，做好记录，发现问题要采取积极有效措施，保证档案的安全。
二、档案库房管理：
1.档案库房未经许可，外来人员不得擅自进入。
2.档案柜、卷排列科学、合理、整齐、美观，便于调卷。
3.库房门窗须安装窗帘，库房内采用白炽灯且照度不超过100勒克期。
4.避免光线直射档案，更不能在烈日下曝晒档案。防止有害生物对档案的危害。
5.库房内应有空气调节和温湿度计等设施，及时做好温湿度记录，温度应控制在14度——24度，相对湿度控制在45——60%。
6.库内及库外应科学地安设温湿度记录仪表，库房应专门安装空调设备。
7.库房必须配备适合档案用的消防器材并禁止吸烟，定期检查，杜绝一切发生火灾的可能。
8.档案库房要做到八防：防火、防盗、防光、防有害气体、防潮、防湿、防虫、防尘。
9.对库藏档案应经常进行检查，发现问题，及时报告并采取措施予以处理。
10.每年9月定期对库藏档案进行一次抽样检查，掌握档案管理情况，为科学管理积累资料。
五、档案鉴定、销毁制度
1.根据《档案法》及《江苏省档案管理条例》中的相关规定，编制本企业的档案保管期限表。其中会计档案见会计档案保存期限表。
2.保管期限分永久、长期、短期三种。介于两种保管期限，保管期限从长。
3.从档案的内容、来源、时间、可靠程度、名称等方面监别档案的'价值。
4.档案通过鉴定，要求保管期准确，案卷质量达到规定标准。如果鉴定中发现档案不准确，不完整，应及时责成有关部门修改、补充。
5.销毁档案必须严格掌握，慎重从事。销毁前要造具清册、提出销毁报告、会同总工办核查、总经理审批。销毁档时要严格执行保密规定，由鉴定小组指定人员会同保密、保卫人员销毁或监销，防止失密。
档案销毁时要有二人以上监销，并在清册上签字
六、档案保管统计制度
1.档案库房须与办公室、阅档室分开，并有防火、防光、防潮、防虫防尘、防霉、防盗和防高温等“八防”设施，以确保档案的安全与完整。
2.档案库房严禁堆放食品和易燃易爆物，严禁吸烟和使用明火。
3.建立健全档案的接收、移交、库藏、保管、利用和鉴定销毁等统计台帐。
4.做好档案接收、移交、保管、鉴定、利用各档案构成情况的准确、及时、科学的统计工作。
七、综合档案室主任职责
1.认真学*《档案法》，深刻领会上级档案部门关于档案工作的方针、政策，不断提高自身的业务水*和管理水*。
2.、努力学*业务，钻研各类档案理论基础知识，充分掌握综合档案室库存档案的各种情况，做到心中有数，操作自如。
3.检查督促专、兼职档案人员的档案管理工作，对收集管理的文件材料和立卷归档的诸多环节应严格把关。
4.组织档案网络成员进行业务学*，交流档案管理经验与体会，开展档案工作的检查评比，不断促进档案工作的健康发展。
5.定期向分管领导汇报档案工作，争取领导支持，做好档案工作计划的制订和落实。
6.组织制定综合档案室档案管理工作目标和发展规划。
7.负责综合档案与各部门分公司的工作协调。
八、档案工作人员岗位职责
1.认真学*贯彻执行《档案法》和档案工作的方针、政策，坚持以法治档，忠于职守，全心全意为本部门各项工作做好服务。
2.负责管理本部门的档案，做好各门类、各种载体档案的接收、收集、登记、整理、编目、保管、借阅。
3.积极做好档案的服务利用工作，编制必要的检索工具和参考资料，及时准确地提供利用。
4.做好档案的“八防”工作，确保档案的完整与安全。
5.严格遵守“保密制度”工作，未经批准，不得擅自扩大档案的借阅范围，不得泄露档案的保密内容。
6.负责对本部门档案工作进行监督、检查和指导。
第一条为了规范公司档案管理工作，保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。
第二条档案管理机构及其职责
1、公司档案工作实行二级管理，一级管理是指公司综合管理部的统筹管理;二级管理是指各部门的档案资料管理工作。
2、综合管理部档案管理员负责公司所有档案资料的统一收集管理，各部门的档案管理员负责本部门档案资料的使用管理。
3、档案管理人员要严格执行公司档案管理规定，认真细致地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。
4、综合管理部档案管理员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导，每年对二级档案管理进行一次检查验收。
第三条归档制度
1、凡是反映公司战略发展、生产经营、企业管理及工程建设等活动，具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。
2、凡属归档范围的文件资料，均由公司集中统一管理，任何个人不得擅自留存。
3、归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能归档或相关部门保留的，综合部保存复印件。
4、凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档;以公司名义发出的.文件、函件要留底稿及正文备查。
5、业务活动中涉及金融财税方面的资料，由财务部保存原件;属于人事方面的资料，由人力资源部保存原件;属于工程建设方面的，由规划***保存原件。以上部门应将涉外事务的复印件报综合管理部备案。
6、由公司对外签订的经济合同，应保留三份原件，综合管理部保存一份，财务部及合同执行(或签订)部门各保存一份。特殊情况只有一份原件时，由综合部保存原件。
7、在归档范围内的其他资料，由经办人整理后连同有关资料移交综合管理部档案室。部门需要使用的可复印或复制，归档范围外的由各部门自行保管。
第四条档案保管制度
1、公司综合管理部设存放档案的专门库房，各部门应根据保存档案数量，设置存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。
2、归档资料要进行登记，编制归档目录。
3、档案管理员要科学地编制分类法，根据分类法，编制分类目录;根据需要编制专题目录，完善检索工具，以便于查找。
4、档案要分类、分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学。
5、库存档案必须图物相符，帐物相符。
6、档案管理人员要熟悉所管理的档案资料，了解利用者的需求，掌握利用规律。
7、根据有关规定及公司实际情况，确定档案保存期限，每年年终据此进行整理、剔除。
8、经确定需销毁的档案，由档案管理员编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。
9、严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。
10、凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作，方可办理调动手续。
第五条档案借阅制度
1、档案属于公司机密，未经许可不得外借、外传。外单位人员未经公司领导批准不得借阅。
2、借阅档案资料，须经档案保管部门负责人批准。阅档必须在办公室指定的地方，不得携带外出。需要借出档案的，须经档案保管部门负责人批准。
3、借阅档案，必须履行登记、签收手续。
4、借出档案材料的时间不得超过一周，必要时可以续借。过期由档案管理员催还。需要长期借出的，须经分管副总经理批准。
5、借出档案时，应在借出的档案位置上，放一代替卡，标明卷号、借阅时间、借阅单位或借阅人，以便查阅和催还。
6、借阅档案资料者必须妥善保管档案资料，不得任意转借或复印、不得拆封、损污文件，归还时保证档案材料完整无损，否则，追究当事人责任。
7、借出档案材料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告主管部门及时处理。
8、重要档案、机密档案不得借阅，必须借阅的要经分管副总经理同意，必须外借的，由总经理审批。
第六条二级档案应根据资料的性质和部门需要，每三年移交一次，必须保留的尽量留复印件，其余资料交综合管理部统一保存。
第七条本制度从二O一一年十月一日起执行。
一、总则
1、为加强本公司档案工作,充分发挥档案作用,全面提高档案管理水*,有效地保护及利用档案,为公司发展服务,特制定本制度。
2、公司档案,是指公司从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。公司档案分为受控档案和非受控档案。
3、公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。结案后及时归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚,不得擅自带走或销毁。
二、文件材料的收集管理
1、公司指定专人负责文件材料的管理。
2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理,交总经理审阅后归档。
3、一项工作由几个部门参与办理的,在工作中形成的文件材料,由主办部门或人员收集,交行政部备案。会议文件由行政部收集。
三、归档范围
1、重要的会议材料,包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等。
2、本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。
3、本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。
4、本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。
5、本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。
6、本公司的'大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。
四、归档要求
1、档案质量总的要求是:遵循文件的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同的价值,便于保管和利用。
2、归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
3、在归档的文件材料中,应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件,分别立在一起,不得分开,文电应合一归档。
4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷;跨年度的总结放在针对的最后一年立卷;跨年度的会议文件放在会议开幕年。
5、档案文件材料应区别不同情况进行排列,密不可分的文件材料应依序排列在一起,即批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;其它文件材料依其形成规律或特点,应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。
6、案卷封面,应逐项按规定用钢笔书写,字迹要工整、清晰。
五、档案管理人员职责
1、按照有关规定做好文件材料的收集、整理、分类、归档等工作。
2、按照归档范围、要求,将文件材料按时归档。
3、工作人员应当遵纪守法、忠于职守,努力维护公司档案的完整与安全。
六、档案的利用
1、公司档案只有公司内部人员可以借阅,借阅者都要填写《借阅单》,报主管人员批准后,方可借阅,其中非受控文档的借阅要由部门经理签字批准,受控文档的借阅要由总经理签字批准。
2、档案借阅的最长期限为两周;对借出档案,档案管理人员要定期催还,发现损坏、丢失或逾期未还,应写出书面报告,报总经理处理。
3、必须严格保密,不准泄露档案材料内容,如发现遗失必须及时汇报,追求责任。
4、不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等;不得任意摘抄或复制案卷内容,如确有需要,必须经领导批准才能摘抄或复制。
5、必须爱护档案,保持整洁,不准在档案材料中写字、划线或作记号等。
6、不准转借,必须专人专用。
7、用毕按时归还,如需延长借阅时间,必须通知档案管理人员另行办理续借手续。
七、本制度即日起开始执行。
第一章：总则
一、为了加强办公室管理，明确公司内部管理职责，使内务管理工作更加标准化、制度化和规范化，结合实际情景，特制订本制度。
二、本制度适用于公司所有成员并严格遵守各项规定。
三、切合公司实际，根据不一样的制度资料编写相应的规范化要求，力求使办公室各项工作都有章可循、有法可依，保证公司的办公事务有效开展。
四、办公室人员应明确各项工作职责，简化办理流程，做到每周有计划、每月有总结的工作目标。
第二章：职责范围
一、办公室管理人员直理解行政人事主管领导，在直属主管的领导下主持开展办公室的各项工作。
二、负责办公室相关规章制度的起草编写、一般性文书的整理汇编、资料信息收集编撰等文字工作。
三、负责公司文书管理、图书管理、办公用品管理、会议管理、清洁卫生管理等工作，保证各项事务有序开展。
四、协调各部门之间的行政关系，为各部门工作开展供给相应的服务。
五、负责公司对内、对外公共关系的维护和改善，做好来客接待和公司的各项文化宣传等工作。
六、收集各部门反馈信息和外部资讯，上传下达各种指令，及时做出整理，当好领导参谋。
七、协助其他部门工作，完成上级交代的其他工作，如:名片印制、收发传真等。
第三章：工作规范
一、办公室工作规范包括仪容仪表规范、礼仪规范、言语规范、行为规范，相关规定按照员工守则细则执行。
二、办公室管理人员严格按照本制度中的要求规范开展工作。
第四章：办公室事务管理
一、文书管理制度
文件是文书的重要组成部分，文件是各部门根据自我的职责范围所制发的具有执行效力的并设有特定版头的文书。本制度中，文件特指公司内外部发文文件；而文书特指内部一般性传阅资料。档案是文书基础上构成的.，档案是文书的延续。现把文件、文书、档案统归于文书管理，并对文书管理制度做以下规定。
(一)文件管理制度
第一条：管理要点
1、为使文件管理工作制度化、规范化、科学化，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用。
2、文件管理的范围包括:上级下发文件、公司各类制度文件、外部传真文件、政策指导类文件、各类合同文件等。
3、制度类文件按照公司文档统一格式进行编写，统一页眉、页脚，写明公司全称及文件性质；正文部分写明题目、时间、发文部门、资料等信息；措辞规范，表达无歧义。
4、根据文件属性、类别，对所有文件进行编号，根据编号定期归档，做好相应的文字记录，以备查阅。
第二条：制度规范
1、文件的起草、收发、打印、归档整理、借阅销毁等由办公室人员负责执行。
2、公司上报下发正式文件的权利主要集中在行政人事部，各部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。
3、公司对内公开文件由行政人事部负责起草和审核，总经理签发；各部门需要向下或对外发文的文件由各部门负责起草，行政人事部负责审核，审核无误后行政办公室打印，打印后送回起草部门校对，校对无误方可正式打印，由总经理盖章，签发。
4、凡寄至公司的文件、传真等，由办公室签收并做好相应记录。
5、机密文件由行政人事部主管保管，办公室人员对一般性文件进行分类管理，定期整理并制作相关报表提交给部门主管。
6、各部门因工作需要可借阅一般性文件，需严格履行借阅手续，对有密级程度的文件，需行政人事主管审批，总经理批准后方可借阅。
7、办公室管理人员对文件借阅情景进行登记，做好借阅记录并限期清退。
8、按时间、资料、部门、名称等资料分门别类进行整理，附件、批件、定稿等资料收集完全，存档备案。半年一小清，年终一大清。
9、根据存档时间及存档的必要性对文件进行销毁，需上报行政人事主管签字批准，按照文件管理制度进行处理。
第三条：文件管理流程设计
1、内部文件管理流程:起草文件→审查编号→审批、签发→打印文件→下发文件→文件存档
2、外部文件管理流程:外部收文→文件整理→文件存档→清退→文件存档→文件销毁
3、借阅流程:提出申请，办理手续→批准→借阅→清退→文件存档→文件销毁
(二)文书管理制度
第一条：管理要点
1、为确保文书制发、处理、管理工作顺利进行，保证公司内部资料的安全性、完整性，促进与提高组织管理工作的效率，充分发挥文书在各项工作中的指导作用。
2、文书管理范围包括:一般性文书(通知、公告、提案意见、会议纪要、总结汇编)、行政人事部发文文书(学*资料、各类简报)、宣传资料、各类应存档的图表、其他有关公司的重大事项文书资料。
3、除通知外，一般性文书没有固定的格式，但必须标有页眉页脚，文本资料可根据文书具体资料进行调整。
4、根据文书性质进行编号整理，定期对文书进行归档整理，坚持纸质文档与电子文档的同步更新。
第二条：制度规范
1、根据公司实际需要及上级安排，起草编写内部公开文书，张贴公示学*。
2、按照文书管理范围，行政人事部的发文根据需要填写《发文簿》，所有文书原稿均由行政人事部分类存档备查。
3、行政办公室发出的学*文书，需附上学*进度表；阅读者需认真学*并签名备注。
4、按时间、资料等降序排列，整理归档，坚持*时归档与年终归档相结合，对照编号列出整理清单。
5、根据文书的时效性和保存的价值性，对文书进行整理销毁；须上级审批同意，方可销毁。
6、办公室负责人为第一职责人，若发现文书丢失，办公室人员必须查明原因，如实向主管部门报告，若未查明原因，则由办公室负责承担。
7、违反以上规定者按照相关规定予以惩处。
第三条：流程设计
起草文书→填写《发文簿》(需要时)→张贴→存档→更新目录(纸质档与电子档)→借阅→清退→审批→销毁
(三)档案管理制度
第一条管理要点
1、为了维护档案的真实性和可查阅性，使档案管理更科学、更专业，及时分类、整理、修改、传递文书资料，提高档案管理质量与效率。
2、档案管理范围:公司各类证照及各类文件、文书资料、其他应存档的信息资料。
3、根据文书整理和文件整理编号，对对应资料进行相应的归档、整理、备注，并存入专门的档案文件柜保管。
第二条：制度规范
1、应归档的文件、材料由办公室人员负责收集，份数齐全，包括附件、批复、定稿等。
2、所有归档文书材料经过初步整理，根据时间先后顺序再按同一项目文书材料集中整理，并贴上标签。
3、坚持*时归档与年终归档、定期归档与不定期归档结合，对照编目，列出清单。
4、各部门需借阅相关档案，须由行政人事部主管签字，审核经过后方可借阅，不得抄录、复制或借出。
5、档案管理人员必须遵守保密规定，履行保密手续，异常是员工个人信息、公司图片等主要资料的保管，确保档案安全与完整。
6、档案接收、移交，必须根据档案管理制度严格做好记录。
第三条：流程设计
根据文件、文书目录整理需要归档的档案→排序整理，编制编目→存档→借阅→清退
二、办公用品管理制度
第一条：管理要点
1、为了加强办公用品管理，规范办公用品管理各项程序，节俭办公经费，提高利用效率。
2、办公用品管理人员负责办公用品的处理和管理工作，权责一致严格要求，无私自挪用现象。
3、办公用品保管实行“日清月结，出入库等量、年终查存统计”原则。
4、办公用品的采购，应进行多方比较，保证性价比和质量，择优选用，合理开支。
第二条：制度规范
1、公司办公用品的采购、保管、发放和办公设备的入库登记由行政办公室全权负责。
2、办公用品购置应遵循以下程序:每月27号之前各部门将所需办公用品报至办公室，行政办公室根据各部门的需求计划和月末办公用品清算单中的物品实际库存和用量，做出采购计划，经部门主管批准，财务部签字后方可采购。对急用品的采购，可根据具体实际进行灵活处理，但必须经部门主管批准。
3、根据物品所属类别，对办公用品进行及时出入库登记，注明名称、数量、规格、单价、出入库时间等，做到账物相符。
4、各部门申领的办公用品需及时发放，并做好填表记录；因特殊情景急需领用未填表登记，事后须及时补填。
5、任何人未经允许不得进入办公用品管理室，不得私自挪用办公用品。
6、办公用品管理人员负责收发入、离职人员的办公用品。
7、办公室建立公司固定资产总账，每年进行一次汇总普查。
8、管理员定期对办公用品进行盘查，核实库存，保证出入库等量。
第三条管理流程设计
编制《需求计划表》审批采购入库登记发放
编制需求计划统计申购情景月末清算汇总出库登记
三、图书管理制度
第一条：管理要点
1、为了让大家有一个良好的借阅环境、快捷的办理手续，规范图书管理工作。
2、图书管理人员严格按照制度中规定准时到岗，服务到位，保证借还流程有序进行。
3、根据图书类别，对图书进行编号，并制作目录卡以备员工查阅。
第二条：制度规范
1、各部门可根据实际工作需要，申请申购图书。
2、按照各部门的实际需求申购图书，办公室每季度负责采购图书1-2次。
3、对所有图书进行分类整理，贴上类别标签并编号登记，注明购进日期、作者、出版社及其他有必要的项目。
4、按照规定时间借阅图书、归还图书；借阅期满，未按时办理续借手续经通知仍未还书者，按照规定进行惩处。
5、借书人员妥善保管好图书，不得在书中圈点、画线、涂写，如严重损害或丢失图书，需做出相应的赔偿，丢失图书者全额赔偿。
6、图书管理员定期对图书进行清点，如遇图书丢失，查明原因，报部门主管，按指示行事。
第三条：管理流程设计
1、申购流程:填写申购单→审批→采购→图书入库登记
2、借还流程:查阅图书目录卡→填写借阅单→图书卡签字→图书借阅→续借图书，再次填写图书借阅单
四、会议管理制度
第一条：管理要点
1、为了提高会议质量，促进有效沟通，提高行动本事，进而规范会议管理。
2、根据公司实际及具体的情景，确定会议召开的必要性。
3、清楚会议召开目的，合理安排时间，做到少而精，讲究高效原则。
4、会议负责人有效的控制会议，明确会议召开与否的界限；提高会议主持人控制会议进程的本事与水*，保证会议实效。
5、按照制度规定，严格会议管理，参会人员准时参加会议，并遵守会议纪律。
6、会议组织者审时度势，明确会议要点，做好一切准备工作。
第二条：制度规范
1、收**议议题，根据选定的议题收**上所需资料，拟定会议时间、地点等做好会议通知工作。
2、会议主持人负责会议的召开并负责现场秩序的维护，行政专员负责做好相应的会议记录。
3、行政专员根据参会人员的发言状况及相关事项，及时整理好会议记要或者会议决议，打印并张贴。
4、按照时间排列，将所有会议记录文字资料和电子资料同步整理并归档。
5、会议记录为公司的机要档案，保管人员不得擅自外泄。如需查阅应严格按照文书管理制度规定执行。
第三条：管理流程设计
会前:确定议题、会上所需资料准备、通知→会中:积极参与，做好会议记录→会后:整理会议记录→张贴→归档整理
五、清洁卫生管理制度
第一条：管理要点
1、为了营造一个良好的工作环境，树立公司形象，保证清洁卫生管理工作顺利进行。
2、按照规定，清洁人员完成所有规定项目，并到达相应洁净标准。
3、办公室管理人员为第一职责人，管理所有清洁项目并不定时对卫生进行坚持与维护。
第二条：制度规范
1、清洁区域包括:办公区域、卫生间、会议室、地板及其他纳入在内的区域。
2、按照排班安排，轮流打扫清洁，行政人事部人员负责卫生检查工作。
3、清洁卫生实行卫生职责制，办公室管理人员负责管理办公室所有区域的清洁卫生，当日值日生按时做好所有的清洁，监督者及时做好相应的督察。
4、由办公室管理员不定时对清洁卫生进行维护，保证地面整洁，茶水供应，洗手间的整洁和卫生纸供应等工作。
5、值日生在规定时间内做好所有清洁项目，填写《清洁卫生值日表》，监督员认真核实，并填写《清洁卫生监督表》。
6、未按要求清洁者，按照规定予以处罚。
第三条：流程设计
安排清洁排班→完成清洁项目→填值日表→监督检查→填写监督表→办公室人员执行维护→发现问题→执行处理
六、日常事务管理
(一)接待管理
第一条来客接待是行政事务的重要组成部分，为使接待工作规范有序，维护公司的良好形象，对接待工作做具体的要求。
第二条以主动、热情、礼貌为原则，接待人员应落落大方，以礼相待。按照接待要求，严格自我要求，做到言行、礼仪规范。
第三条接待人员问清来者意图，引领其见所需见的人员，并奉上茶水，做好一系列的后续工作。
第四条流程设计:接待来访人员→询问来意，需要找的人→通知被访者→引领会见→奉上茶水→送客→整理客人走后清洁
(二)报刊收发整理
第一条办公室管理人员按照公司实际需要，订阅报刊，做出计划预算，负责办理订阅的有关手续。
第二条办公室管理人员负责每日收取报纸并整理放置在公共阅览资料架上，报纸、内部刊物可随意阅览，但不得带出公司或随意撕剪，阅毕放回原位。
第三条任何人不得随意将公司内部刊物挪为他用。
第四条：报纸每周更换一次，所有报纸每季度处理一次。
第五条：流程设计:收发报刊→整理→放置资料架→定期清理
(三)后勤管理
第一条：为了认真贯彻公司的各种制度，充分发挥和调动员工的积极性和主动性，根据实际严格制度。
第二条：后勤管理分为日常清洁卫生管理和考勤登记汇总管理工作。
第三条：办公室人员负责每日的清洁卫生监督和维护，及时提醒值日生和监督者做好相应工作。
第四条：根据外出工作人员情景，及时督促其按时填写外出工作时间登记，如实填写时间及外出事由。
第五条：办公室人员每周进行一次外出工作时间统计，每两周进行一次考勤汇总统计，月末根据外出工作时间登记进行总的考勤汇总。
第六条：流程设计:监督→如实审核→汇总登记→报表
(四)文化宣传管理
第一条：负责公司内部文化活动的宣传和落实工作，同时负责公司外部的宣传维护工作。
第二条：根据需要，及时收集信息、加工信息，做好信息传递工作。
第三条：关注国家政策法规，及时记录政策动向，制作简报以供学*。
第四条：收集与工作有关的学*资料，丰富大家的知识面，附上签阅单进行进度跟踪。
第五条：流程设计:获取信息来源→修改整理→张贴→学*→存档
(五)其他事务
第一条：名片制作、收发传真等其他事务。
第二条：负责公司文书的打印复印工作。
第三条：负责树木花卉的养护工作。
第四条：协助其他部门工作，完成上级交代的其他任务。
七、附则
第一条：本制度由行政办公室制定，解释权归办公室。
第二条：本办法由总经理核准后实施，修改时亦同。
第一条档案的定义与范围
档案是指过去和现在的公司各部门及员工在从事业务、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、帐册、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。
第二条档案管理的原则
档案管理分为统一管理和分散管理相结合。即公司档案由总经理办公室统一管理,各部门除已移交总经理办公室的档案外,其它档案文件由部门自行保管,以便于及时利用,维护档案文件的完整与安全。
第三条档案管理的责任部门和责任人
公司总经理办公室为公司档案的主管部门,设专门的档案管理人员,负责管理公司的各类档案,做好登记、归类、保管、索引、提供利用,并负责对各部门资料管理员进行工作指导、监督和检查;
各部门设有资料管理员,负责本部门资料管理,并接受公司档案管理员的监督和检查。
第四条归档的范围
1.公司证照及企业设立和变更的申请、审批、登记以及终止等方面的文件材料(包括企业的章程及投资各方签订的合资、合作合同);
2.公司与有关单位签订的各种合同、协议书等;
3.公司会议记录、纪要和决定(包括发布的通知、通报、机构调整、任免、奖惩以及公司的规章制度);
4.公司制订的计划、统计、预决算、工作总结;
5.公司对外的正式发文与有关单位来往的文书、招投标文件等;
6.公司的各类申请、请求与相关部门的批复;
7.财务、会计及其管理方面的`文件材料,公司历年来的凭证、账本等;
8.公司法律事务管理方面的文件材料;
9.公司各项目的技术图纸等资料;
10.反映公司历史沿革及公司重大活动的电子版照片及音像资料;
11.其它对公司具有利用价值和保存价值的文件资料(含各类载体,如电子文本等);
12.公司历年获奖资料。
第五条归档要求
整理办法:分为文书档案和工程项目档案(竣工工程档案立卷,未竣工工程资料整理成册)。
1.归档的文件材料,应按照自然形成、保持历史联系的原则,结合归档要求和文件内容进行归档。
2.在一个卷内(档案袋、盒)的文件资料要有清晰的《卷内文件目录》,并且按项目、内容或文件形成时间,系统的排列。
3.案卷标题要简明准确,整理好的案卷要确定保管期限,原则上分为永久、长期(十年以上)、短期(十年以下)三种。确定保管期限的基本原则是:
（1）对公司有长远利用价值的档案应永久保存;
（2）对公司在一定时期内有利用价值的档案分别为长期或短期保存;
（3）凡是介于两种保管期限之间的档案,其保管期限一律从长。
4.按归档要求进行装订、编号、填写《卷内备考表》。
5.全部案卷组成后,要对案卷作统一排列并编写档案号,然后逐卷登记,填写《案卷总目录》。
第六条过程管理
属于公司保管的档案文件:各部门资料员做好*时文件的预立卷工作,并在每月初或事件结束后将上月需归档的文件整理成册移交总经理办公室保管,任何人不得据为已有。
第七条档案销毁规定
公司档案文件销毁:档案在超出规定保存期限一年后,可由公司档案管理员和资料所属部门资料员整理出库进行销毁。销毁档案时必须慎重从事。销毁前由公司档案管理员和资料所属部门资料员一起将需要销毁的资料列出销毁清单,由资料所属部门资料员填写《文件资料销毁清单》进行申请,报销毁资料所属部门的部门经理、主管副总审批,最后经总经理同意后,两人以上执行销毁程序,并在销毁清单上签字确认,公司档案管理员全程监督。销毁档案要严格执行保密规定,销毁清单由公司档案员留存,以便备查。
部门档案文件销毁:部门形成的文件资料无利用价值时,可由本部门资料员填写《文件资料销毁清单》。提出销毁申请,部门经理审批同意后,两人以上执行销毁程序并签字确认。销毁清单由本部门资料员留存,以便备查。
第八条档案借阅
1.因工作需要借阅存在总经理办公室的公司档案的,应事先填写档案借阅单,逐级审批,经总经理同意后方可借阅。
2.员工不得携带公司原件材料外出,确因工作需要外带时,需在填写档案借阅单时注明外带原因,待总经理审批同意后方可外带,用毕归还。
3.借阅档案者必须对所借档案妥善保管,不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等,更不能随意乱放,以免遗失。
4.部门档案借阅由资料员填写《文件资料发放、借用记录表》做好记录,借阅人签字确认,并按时归还。
5.总经理办公室统一管理公司资料复印件。公司档案管理员或总经理办公室秘书需要在文件资料复印件上加注“仅供…使用”的用途说明。
第九条档案备份规定
公司所有有价值的文件、报表、业务资料等档案,须存有电子扫描文档,无法电子扫描文档的,必须做好备份。
第十条档案保管
1.公司档案员在接收文件资料存档时,必须认真验收,填写《文件资料移交登记表》,送档人和接档人均须签字确认,完成档案交接手续。
2.对于已存放胶片、照片、磁带要用特制的密封盒、胶片页夹和影集等,按编号顺序排列在资料柜内。
3.档案管理员要定期对库存档案进行清理核对,做到帐、物相符,对破损或载体变质的档案,要及时进行修补和复制。库存档案如移交、作废和遗失时,须注明原因,保存依据。
第十一条档案保密规定
公司所有人员均应严格遵守公司的保密规定,违者依据公司“奖惩条例”严肃处理。
为保证公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借阅、统计、销毁等工作，维护档案的完整和安全，特制定本制度。
一、适用范围
1、公司经济活动中与外单位的来往信件、合同、协议。
2、会议文件，包括本公司重要会议形成的.文件、纪要、决定等
3、公司的请示与上级批复文件
4、公司各职能部门在工作中形成的工作计划、总结、报告
5、公司成立、合并、撤销、更改名称、股东会决议、董事会决议等相关文件资料
6、公司制定的章程、制度等文件材料
7、公司营业执照、税务登记证等重要文件
二、档案保管
1、公司各类文件应由总经理办公室安排专人保管。
2、保管人员需根据文件内容及其历史关系，合并整理，分类保存。
3、档案保管人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料，收集齐全，加以整理后归档。
4、库藏文档要定期核对，做到帐物相符。发现破损变质及时修补或复制。
三、档案借阅
1、借阅档案必须先办理借阅手续，登记《档案借阅审批表》由部门负责人签字。
2、借阅的案卷要注意爱护，不得丢失、损坏、涂改。
3、借出的档案要注意保密，不得将档案带入私人场所，不得让无关人员翻阅。
4、借阅的档案应如期归还，如因工作需要到期不能归还者，要说明情况，办理续借手续。
4、归还档案时，由档案保管人员当面查点清楚，并在《档案借阅审批表》上及时注销。
5、凡需借阅、抄录绝密级重要数据资料，必须经公司领导批准，否则一律不准借阅、抄录、复印。
四、档案销毁
经确定需销毁的档案，由档案保管人员编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。
五、档案保密
1、档案保管人员要严守机密，档案存放要单独设锁，无关人员不准接触。
2、不得传播、议论有关机密问题。
3、档案资料不准带到公共场所。
(一)意义
(二)文件档案的类别与形式
公司文件档案包括以下各类别的书面文字形式、磁卡和电脑存藏(硬盘存藏、磁盘存藏)形式。
1.公司法律文件:公司章程、批准证书、营业执照、验资报告、审计报告、企业代码、银行税务登记等
2.公司董事会文件:董事会构成、股本构成、董事会决议、记要等
3.公司管理制度:公司运营、行政、财务、业务管理制度、文本、流程
4.公司财务资料:各类总、分帐册、报表、单据、凭账、报告等
5.公司人事薪资:人事结构、录用考核文件、薪资结构、薪资表、奖金计划及分配记录、奖惩记录、保险计划及记录《劳动合同》等
6.公司经营策略规划:客户需求分析、市场分析、各种调查分析、营销策略、公关网络、实施计划等
7.公司客户名册:客户名册、服务合同、协议、策略联盟协议、客户拓展、防谈名册及记录等
8.公司业务文件:公司各项对外服务的.内部管理制度、流程、文本及有关方法培训资料、报价体系等
9.公司客户服务文件:服务过程中与客户沟通产生的往来传真、往来函、建议书、分析底稿、调查底稿、客户提供之资料等
10.公司客户档案:已结案客户的完整档案,包括客户服务资料及公司各种服务文本、方案、策划、设计成果等
11.公司专业资料:公司搜集的各种业务文本、流程、制度、企划书、顾问服务理论、方法、同业服务成果、各类行业资料、公司由**主管部门获取及购买的政策法规、公司各类剪报等
12.公司图书、杂志:公司由公开发行系统购买、订购的各种图书、杂志
13.公司日常行政文件:日常通知、备忘、报告、批复、外来文函
14.公司宣传资料:公司对外宣传广告用之公司介绍、业务介绍、互联网主页介绍等。
1.目的
为提高公司文件处理工作的效率和质量,使之规范化、科学化、制度化,结合公司实际工作情况,特制定本制度。
2.范围
公司在筹备、成立、生产、管理及产权变动过程中形成的具有保存价值的文件材料均列入归档范围。
3.内容
3.1公司下列主要安全生产资料应进行档案管理：主要安全生产文件、风险评价信息；培训记录；标准化系统评价报告；事故调查报告；检查、整改记录；职业卫生检查与监护记录；安全生产会议记录；安全活动记录；法定检测记录；关键设备设施档案；应急演*信息；承包商和供应商信息；维护和校验记录；技术图纸；人员资格证；安全评价报告等。
3.2公司各部门负责归档文件材料的收集和整理，并定期交行政部集中管理，任何人不得拒绝归档。
3.3归档文件材料必须齐全、完整、准确、系统、签署完备。
3.4归档文件材料必须准确地反映企业生产、基建和生产管理等各项活动的真实内容和历史面貌。
3.5归档文件材料必须层次分明，符合其形成规律，保持同一案卷内文件材料的有机联系。
3.6归档的文件材料主要包括纸质、光盘、磁带、照片及底片、胶片、实物等各种载体形式。
3.7归档的文件材料必须为正本，本企业编制的文件应附发文底稿。
3.8归档的具有永久、长期保存价值的`电子文件应有相应的纸质文件材料一并归档保存。
3.9非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。
3.10外文（或少数民族文字）材料若有汉译文的应与汉译文一并归档，无译文的要译出标题后归档。
3.11为便于保管和利用，归档的文件材料用的纸张必须优良，纸面清洁，书写文件材料应用碳素墨水或蓝黑墨水，禁用圆珠笔、铅笔、红墨水、纯蓝墨水及复写纸等不牢固的书写材料。书写工整、图像、字迹清晰。
3.12归档范围及保管期限
3.13归档时间：
（1）管理性文件材料一般应在办理完毕后的第二年第1季度连同收发簿一同移交行政部归档。
（2）凡专项工程、专题项目等由发生部门将文件材料整理后经部门领导及项目负责人审定后向行政部移交归档。周期长的可分阶段、单项归档。
（3）外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱验收或接收后即时登记，安装调试后归档。
（4）工程项目在竣工验收后三个月内接收归档。
（5）每年形成的财务档案，由行政部及有关部门保存一年，在下一年的第一季度内向行政部移交归档。
（6）电子文件逻辑归档实时进行，物理归档应与纸质文件归档时间一致。
（7）荣誉档案由给合办收集整理后于次年统一归档。
（8）声像档案在每次活动结束后整理归档。
（9）相关会议（技术会议、专题会议、年度工作会议），在会议结束后归档。
（10）外出、出差考察材料由当事人在回来后一个月内整理归档。
（11）变更、修改、补充的文件材料随进归档。
（12）公司内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料随时归档。
（13）公司产权变动过程中形成的文件材料随时归档。
3.14档案查（借）阅制度
档案借阅是行政部的日常业务工作，是档案更好地为生产提供利用服务的基本形式，为做好档案管理工作，特制订如下制度：
（1）凡本公司有关人员，因工作需要借阅档案者，一般只允许在行政部阅档室查阅。查阅内容根据档案密级程度，取得相关领导签字，同时做登记。
（2）本公司有关人员如有实际情况必须借出者，须办理相关手续，超过两天以上归还者，须经领导批准签字。但要如期归还。
（3）借阅档案者应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。借阅档案交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时反映给主管领导。
（4）外单位借阅档案者，须持单位介绍信，且经总经理批准后方可借阅，只限在本室查阅，一律不外借，且抄摘内容也须经总经理同意审核后方能带出。
（5）凡属不成熟的现行技术资料及保密文件一律不外借。
3.15档案的保密制度
（1）凡属密级档案，必须正确地标明密级，并妥善存放。
（2）非综合行政部人员不得随便进入行政部，行政部门窗及箱柜应及时关锁。
（3）全体职工对密级档案、文件、资料均须严格执行企业保密规定，不失密。否则应追究责任。
（4）凡查阅密级档案，均须办理审批和借阅手续，一般只允许在阅档室查阅，不得带出或复制，确属需要者须办理相关手续。
（5）查阅人员对档案内容承担保密义务，违反规定造成后果者必须追究责任。
（6）档案人员要忠于职守，认真执行各项保密制度。
（7）定期对保密档案保管情况进行检查，发现问题及时处理。
3.16行政部管理制度
（1）档案存入检查：
1）档案出入行政部要清点、登记。
2）定期对档案保管状况进行全面检查，做好记录，发现问题要采取积极有效措施，保证档案的安全。
（2）行政部管理：
1）行政部未经许可，外来人员不得擅自进入。
2）档案柜、卷排列科学、合理、整齐、美观，便于调卷。
3）行政部门窗须安装窗帘，行政部内采用白炽灯且照度不超过100lx。
4）避免光线直射档案，更不能在烈日下曝晒档案。防止有害生物对档案的危害。
5）行政部严禁堆放食品和易燃易爆物，必须配备适合档案用的消防器材并禁止吸烟，定期检查，杜绝一切发生火灾的可能。
8）行政部须做到八防：防火、防盗、防光、防有害气体、防潮、防湿、防虫、防尘。
9）做好档案接收、移交、保管、鉴定、利用各档案构成情况的准确、及时、科学的统计工作。
10）建立健全档案的接收、移交、库藏、保管、利用和鉴定销毁等统计台帐。
3.17档案鉴定、销毁制度
（1）根据《档案法》中的相关规定，编制本企业的档案保管期限表。其中会计档案见会计档案保存期限表。
（2）保管期限分永久、长期、短期三种。介于两种保管期限，保管期限从长。
（3）从档案的内容、来源、时间、可靠程度、名称等方面监别档案的价值。
（4）档案通过鉴定，要求保管期准确，案卷质量达到规定标准。如果鉴定中发现档案不准确，不完整，应及时责成有关部门修改、补充。
（5）销毁档案必须严格掌握，慎重从事。销毁前要造具清册、提出销毁报告报总经理审批。销毁档案时要严格执行保密规定，由鉴定小组指定人员会同保密、保卫人员销毁或监销，防止失密。档案销毁时要有二人以上监销，并在清册上签字。
3.18档案工作人员岗位职责
（1）认真学*贯彻执行《档案法》和档案工作的方针、政策，坚持以法治档，忠于职守，全心全意为本部门各项工作做好服务。
（2）负责管理本部门的档案，做好各门类、各种载体档案的接收、收集、登记、整理、编目、保管、借阅。
（3）积极做好档案的服务利用工作，编制必要的检索工具和参考资料，及时准确地提供利用。
（4）做好档案的“八防”工作，确保档案的完整与安全。
（5）严格遵守“保密制度”工作，未经批准，不得擅自扩大档案的借阅范围，不得泄露档案的保密内容。
（6）负责对本部门档案工作进行监督、检查和指导。
1目的
规范分公司档案资料的管理工作。
2适用范围
适用于分公司所有档案资料的管理工作。
3职责
3.1行政部负责分公司的文件、资料的打印、归类、发放及登记工作,并保存分公司在管理服务活动中形成的各类档案。
3.2各部门负责管理本部门在管理服务活动中形成的各类档案。
3.3分公司总经理负责上报分公司文件、对外公开文件的发放审批工作。
3.4分公司总经理负责审批已过保存期档案资料的销毁工作。
4实施程序
4.1归档保存的文件
4.1.1分公司在管理服务或公务活动中形成的工作计划、外来文件、报告、质量记录及与工作有关的图表、统计资料等。
4.1.2在工作中形成的图纸、操作说明书等技术档案。
4.1.3在专门业务活动中形成的各种档案,如:会议纪要、声像档案、工作记录等专项档案。
4.2文件、资料归档的要求。
4.2.1归档的'文件资料必须字迹清楚工整,纸张及文件格式符合国家标准。
4.2.2归档的文件材料要完整齐全。
4.2.3每类建设工程竣工必须有兼职资料档案管理员参加,对其文件材料(含有关图纸等)完整性、准确性、系统性进行鉴定和验收。
4.2.4保持归档文件材料之间的历史联系,并进行科学分类、立卷和编号。
4.2.5案卷题名应确切反映卷内文件内容,并区分保管期限。
4.3档案资料的保管。
4.3.1所有档案资料均由资料管理员管理。
4.3.2存放档案必须有专用柜架,在排列上架时,应按照类别和保管部门的次序,自左向右,自上而下地排列,以便于管理和查找。
4.3.3底图除修改、送晒外,不得外借。修改后的底图入库时,要认真检查其修改、补充情况,并在档案资料盒内的面层上注明修改情况。
4.3.4存入胶片、照片、录像带、软盘、磁带要用特制的密封盒和专门的卷盒,按编号顺序排列在胶片柜或防火资料柜内。必要时采取复制、拷贝。
4.3.5每年一季度,对上一年度的各种资料档案进行归档,并对库藏档案进行清理核对和质量检查工作,做到完好、齐全。对破损或载体变质档案,要及时进行修补和复制,发现档案发霉或虫害要及时消杀。
4.3.6档案资料柜需做好防盗等设施。
4.3.7质量记录保存期为二年。
4.4档案资料借阅管理。
4.4.1分公司所有人员都有保护档案、借阅档案的权利和义务。
4.4.2分公司员工查阅档案资料,必须办理登记手续。
4.4.3在借阅档案资料时,应做到以下几点:
4.4.3.1按规定办理登记手续,定期归还;
4.4.3.2要爱护档案资料,不得丢失;
4.4.3.3所借档案不得随意折叠和拆散,不得对档案随意更改、涂写;
4.4.4借出和归还档案时,应办理清点手续,由资料档案员和借阅者当面核对清楚。
4.4.5档案如有丢失、损坏或泄密,要立即追究当事者责任。
4.4.6调离或辞职的人员,必须办理文档移交后方可办理调离手续。
4.5档案鉴定和销毁
4.5.1档案鉴定工作由档案鉴定小组负责进行,鉴定小组由分公司总经理、各部门经理、资料档案员和有关业务管理人员组成,日常的鉴定工作由行政部资料档案员负责。
4.5.2档案鉴定小组的任务:
4.5.2.1负责制订档案保管期限表;
4.5.2.2对到期档案提出存、毁意见。
4.5.3确定保管期限原则
4.5.3.1对有长远利用价值(如技术图纸、操作说明书等),并能反映分公司职能活动和历史面貌的档案应永久保存。
4.5.3.2凡是在一定时间有利用价值的档案分别为长期或短期保存。
4.5.4鉴定工作应该每年进行一次,由资料管理员在每年1月初提出。
4.5.5鉴定中发现档案不准确、不完整,应及时责成有关人员负责修改和补充。
4.5.6销毁档案的程序包括:
4.5.6.1鉴定小组应列出需销毁档案的清单和撰写销毁报告分公司总经理审批,销毁清单及报告要保存。
4.5.6.2档案销毁时,由行政部经理进行监销并在销毁清册上签名。
4.5.7销毁档案资料时,要严格执行保密规定,对在销毁档案过程中出现失密或对分公司造成损失的,将根据有关规定进行处理。
5相关文件和质量记录表格
5.1《档案管理制度》
5.2《保密规定》
5.3《文件发放登记表》
5.4《文件借阅登记表》
总则：为保证公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借阅、统计、销毁等工作，维护档案的完整和安全，特制定本制度。
适用范围：适用于公司各种文件、记录、档案资料的管理。
一、文件的收集
公司需收集文件的范围：凡是公司在工作中形成或使用的、办理完毕、具有查考利用价值的文件、各种记录、出版物以及各种图表薄册、照片等都要齐全完整地收集，具体内容包括：
1、上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料及上级机关颁发的要求公司执行的文件；（主要收集部门：行政部）
2、上级领导视察、检查公司工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像等材料；（主要收集部门：行政部）
3、公司经济活动中与外单位的来往信件、合同、协议。（（主要收集部门：行政部）
4、会议文件，包括本公司重要会议形成的文件、纪要、决定等；（主要收集部门：行政部）
5、公司制订的计划、统计、预算、决算及工作总结；；（主要收集部门：行政部）
6、公司的请示与上级批复文件（主要收集部门：行政部）
7、公司各职能部门在工作中形成的工作计划、总结、报告；（主要收集部门：行政部）
8、公司的统计报表、统计分析材料（包括计算机电子盘片等）、财务报表、凭证、帐簿、审计等文件材料；（主要收集部门：财务部）
9、公司内部组织机构在工作中形成的重要文件材料；
10、公司领导在公务活动中形成的.重要信件、电话记录；以及公司对外交流的文件、协议、报告等；（主要收集部门：行政部）
11、公司基本建设工程施工竣工、购置大中型设备的文件材料，公司直接管理的科研、建设项目的科技文件材料；（主要收集部门：财务部、行政部）
12、公司成立、合并、撤销、更改名称、启用印信及其组织机构、人员编制等文件材料；（主要收集部门：行政部）
13、公司的历史变革、大事记、年鉴、反映公司重要活动的剪报、声像材料、荣誉奖励证书、有纪念意义和凭证性的实物和展览照片、录音、录像等文件材料；（主要收集部门：行政部）
14、公司制定的章程、制度等文件材料；（主要收集部门：行政部）
15、公司干部任免（包括备案）、调配、培训、专业技术职务评定、聘任、员工名册、报表以及职工的录用转正、定级、调资、解雇（职）等工作及干部奖惩等文件材料；（主要收集部门：行政部）
16、公司员工档案转移的介绍信及存根；（主要收集部门：人力资源及行政部）
17、公司财产、物资、档案等的交接凭证、清册；（主要收集部门：财务部、行政部）
18、公司重大活动中形成的请示、报告、计划、考察总结、重要简报、会议纪要、记录声像材料、有参考价值的资料、互赠礼品清单、工作来往文件等；（主要收集部门：行政部）
20、公司营业执照、税务登记证等重要文件（主要收集部门：人力资源及行政部）
21、各项目完成后专业图文的最终版本电子版，最终定稿版硫酸图、总院图审批复稿件。（主要收集部门：晒图室）。
二、立卷归档
文件立卷应根据其相互联系、保存价值分类整理立卷，保证档案的齐全、完整，能反映公司的主要情况，以便于保管和利用。
（1）各专业都要建立健全个专业的文件、图书等材料，由各部专业集中统一保管。
（2）归档的文件材料必须按年度立卷，业务范围及当年工作任务，编制文件材料的编号类别。
（3）文件承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料，收集齐全，加以整理后归档。
（4）卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。
三、档案保管
1、档案必须入框上架，科学排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。
2、胶片、照片、磁带要专柜密封保管，胶片和照片、母片和拷贝要分别存放。
3、底图入库要认真检查，*放或卷放。
4、库藏档案要定期核对，做到帐物相符。发现破损变质及时修补或复制。
四、档案借阅
1、借阅档案必须当面查点清楚，并办理借阅手续。借阅的案卷要注意爱护，不得丢失、损坏、涂改，要如期归还。
2、借出的档案要注意保密，不得将档案带入宿舍或公共场所，不得让无关人员翻阅。
3、借阅时间最长不得超过一个月，却因工作需要到期不能归还者，要说明情况，办理续借手续。
4、归还档案时，由档案管理人员当面查点清楚，并在借阅登记簿上及时注销。
5、凡需借阅、抄录绝密级重要数据资料，必须经公司领导批准，否则一律不准借阅、抄录、复印。
6、底图一般不予外借。
五、档案销毁
经确定需销毁的档案，由档案管理员编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。
六、档案保密
1、档案工作人员要严守机密，档案存放要单独设锁，无关人员不准接触。
2、不得传播、议论有关机密问题。
3、档案资料不准带到公共场所。
第一条：为提高我局规范性文件的质量，确保规范性文件的合法性，保护行政管理相对人的合法权益，根据《行政许可法》的规定，结合本局实际，制定本办法。
第二条：本局依法制定，涉及管理相对人权利、义务，具有普遍约束力并可反复适用的规定、办法、细则、决定、通告等文件的起草、审查、备案、登记、公布，适用本办法。
下列文件不适用本办法：
（一）部署工作，规范本机关、本系统内部工作的文件；
（二）会议纪要。
第三条：规范性文件资料应贴合下列规定：
（一）贴合法律、法规、规章的规定；
（二）贴合职权法定原则；
（三）与WTO原则或其他规范性文件相协调，无地方保护和行业保护的规定。
第四条：规范性文件不得创设下列事项：
（一）行政许可；
（二）行政事业性收费；
（三）行政处罚；
（四）行政强制措施；
（五）限制或者处分公民、法人或者其他组织的法定权益；
（六）法律、法规、规章规定之外的义务。
第五条：***负责对规范性文件进行监督和管理（包括规范性文件的制定、审查、废止、备案、清理、汇编等）。
第六条：规范性文件原则上由业务工作机构指定专人负责起草。需报市**或市人大批准的规范性文件，应由业务工作机构组织起草小组进行起草。起草小组能够吸纳有关部门的人员、有关专业人员或社会团体的代表参加。
第七条：规范性文件初稿构成后，应由负责起草的业务工作机构将以下材料提交***审查：
（一）规范性文件文本；
（二）制定规范性文件的说明，包括必要性、可行性和主要解决的问题；
（三）制定规范性文件的依据文本。
规范性文件资料与其他行政机关职责相关联的，还应供给与其他行政机关协商情景的说明。
第八条：***应当在收到送审材料之日起7个工作日内提出审查意见。遇特殊情景，可再延长7个工作日。
第九条：***按照本办法第三条、第四条的规定，对规范性文件进行审查并按下列规定处理：
（一）贴合本办法第三条、第四条规定的，签署同意意见后转局办公室进行文字把关；
（二）送审材料不贴合本办法第三条、第四条规定的，将送审材料退回负责起草的业务工作机构，并书面说明理由；
（三）送审材料只存在立法技术问题的，予以修改并签署同意意见后转局办公室进行文字把关。
第十条：凡资料涉及本办法第四条规定事项之一的规范性文件，经局办公会议讨论决定或局长批准后，由***负责提交以下材料送市*****公室，由市*****公室按照有关规定进行登记审查：
（一）规范性文件文本和提请审查的公函（一式两份）；
（二）制定规范性文件的说明，包括必要性、可行性和主要解决的.问题；
（三）制定规范性文件的依据文本；
（四）本部门法制工作机构的书面意见。
规范性文件资料与其他行政机关职责相关联的，还应供给与其他行政机关协商情景的说明。
第十一条：凡资料不涉及本办法第四条规定事项之一的规范性文件，由主管局领导审核经局长批准后签发，并应自发布之日起7个工作日内由***将下列材料送市*****公室进行备案审查：
（一）规范性文件文本和提请审查的公函（一式两份）；
（二）制定规范性文件的说明，包括必要性、可行性和主要解决的问题；
（三）制定规范性文件的依据文本；
（四）本部门法制工作机构的书面意见。
负责起草规范性文件的业务工作机构应当在规范性文件发布后3日内将第一款第（一）、（二）、（三）项材料交***。
第十二条：规范性文件除按本办法第九条、第十条规定交市*****进行登记审查和备案审查以外，还应在发布之日起3日内由负责起草的业务工作机构将规范性文件文本一式五份交***，由***统一送市*****、市人大、上级质监局等部门备案。
第十三条：规范性文件应当自发布之日起30日内在本局网站上公开，亦可同时采取其他方式公开。规范性文件在本局网站的公开程序按照本局政务公开的有关规定执行。
第十四条：规范性文件应自发布之日起30日后施行。确因特殊情景，不立即施行将有碍于规范性文件正确施行的，可自发布之日起施行。
第十五条：规范性文件目录由***按年编印发布，规范性文件按**每届任期汇编一本。
第十六条：对违反本办法的职责追究，按照《仪征市规范性文件制定与备案审查办法》规定处理。
第十七条：本办法由扬州市仪征质量技术监督局法制机构负责解释。
第十八条：本办法自发布之日起施行。
一、目的
加强文件档案管理，规范公司文件档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。
二、适用范围
适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。
三、术语和定义
1、档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、宣传等活
动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑
盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。
2、档案管理：就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活动。
四、职责
1、行政人事部：
1）负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负责督促指导部门档案管理；
2）建立健全公司档案管理制度，指导、监督和检查执行情况；
3）收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料；
4）负责公司档案的`利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公司档案的安全；
5）提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通；
6）负责组织学*和培训档案管理办法、使用知识。
2、其他各部门相关人员：
1）负责在工作变动时，做好或协助移交工作，并及时通知行政人事部；
2）向行政人事部移交合同或文件资料原件或复印件；
3）负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档；
4）财务部负责按规定独立建档保管财务档案资料；
3、各部门档案主管人员
一、文件材料归档
1、归档范围
凡是公司及各分公司、小区经营活动中直接形成的具有保存价值的文件材料都应定期归档保存在公司档案室。
2、归档时间
对公司规定应当立卷归档的材料，必须由档案形成部门按规定收集、整理后，定期移交给本单位档案室及档案工作人员进行集中管理，任何部门或者个人不得据为己有或者拒绝归档。
（1）文书文档(包括统计档案以及业务部门形成的档案)。
（2）会计档案先在财务部门保存一年后移交档案室。
（3）设备档案在设备安装后一周内归档。
（4）特种载体档案，随时归档。
（5）合同档案在合同签订后逐步归档。
3、归档要求
（1）归档的文件材料必须完整、准确、系统。
（2）归档的文件材料必须按其规律组成案卷。
（3）归档材料除外部原因外原则上采用A4纸型。
（4）归档时必须填写移交目录，办理交接手续。
（5）归档的材料原则上应装订成册，确实不能装订成册的，由经办人说明原因，由档案员接受不成册的资料后装订成册。
二、档案借阅
1、借阅档案必须履行登记手续。档案原则上只在档案室查阅。非机密档案，因特殊情况需借出者，要经公司有关领导同意后并办理借出手续，归还时对所借档案应予以检查核对，并注销。
2、借阅档案必须经领导批准，机密以上档案一律在档案室查阅，不得借出。
3、外单位要查阅档案，需经本公司有关领导书面同意批准，方可借阅，借阅人要登**名。
4、借阅者要爱护档案，不得拆卷、涂改、批注、损坏和遗失，如发现以上情况，视情节按《档案法》规定处理。
5、借阅档案要严守机密，不得转借他人，不得向借阅范围以外的人员泄露档案内容。
6、摘抄、复制档案须经分管领导批准，摘抄的`档案内容必须经档案人员核对，加盖公章后始有效用。
7、对借出的档案，管理人员应及时催还。
三、档案保密
1、认真执行公司的商业和技术保密制作，维护档案的安全，做好公司的保密的工作。
2、档案工作人员和借阅档案人员，严格遵守保密制度，不准将档案给无关人员翻阅，若有泄露，按保密规定处理。
3、档案工作人员要忠于职守，遵守纪律。不得擅自涂改，拆页和销毁档案，不得私自泄露档案内容。
4、档案室应根据《保密条例》规定的保密范围，对全部档案进行密级划分。
5、借阅有密级的档案，必须按《档案借阅制度》有关规定办理。
6、管理人员如有变动，必须办理交接手续，移交时进行清点、核对，以确保档案的完整与安全。
——公司档案及文件管理制度菁选
公司档案及文件管理制度
在社会发展不断提速的今天，制度使用的频率越来越高，制度是在一定历史条件下形成的法令、礼俗等规范。那么制度的格式，你掌握了吗？下面是小编帮大家整理的公司档案及文件管理制度，欢迎阅读，希望大家能够喜欢。
第一条档案的定义与范围
档案是指过去和现在的公司各部门及员工在从事业务、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、帐册、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。
第二条档案管理的原则
档案管理分为统一管理和分散管理相结合。即公司档案由总经理办公室统一管理,各部门除已移交总经理办公室的档案外,其它档案文件由部门自行保管,以便于及时利用,维护档案文件的完整与安全。
第三条档案管理的责任部门和责任人
公司总经理办公室为公司档案的主管部门,设专门的档案管理人员,负责管理公司的各类档案,做好登记、归类、保管、索引、提供利用,并负责对各部门资料管理员进行工作指导、监督和检查;
各部门设有资料管理员,负责本部门资料管理,并接受公司档案管理员的监督和检查。
第四条归档的范围
1.公司证照及企业设立和变更的申请、审批、登记以及终止等方面的文件材料(包括企业的章程及投资各方签订的合资、合作合同);
2.公司与有关单位签订的各种合同、协议书等;
3.公司会议记录、纪要和决定(包括发布的通知、通报、机构调整、任免、奖惩以及公司的规章制度);
4.公司制订的计划、统计、预决算、工作总结;
5.公司对外的正式发文与有关单位来往的文书、招投标文件等;
6.公司的各类申请、请求与相关部门的批复;
7.财务、会计及其管理方面的文件材料,公司历年来的凭证、账本等;
8.公司法律事务管理方面的文件材料;
9.公司各项目的技术图纸等资料;
10.反映公司历史沿革及公司重大活动的电子版照片及音像资料;
11.其它对公司具有利用价值和保存价值的文件资料(含各类载体,如电子文本等);
12.公司历年获奖资料。
第五条归档要求
整理办法:分为文书档案和工程项目档案(竣工工程档案立卷,未竣工工程资料整理成册)。
1.归档的文件材料,应按照自然形成、保持历史联系的原则,结合归档要求和文件内容进行归档。
2.在一个卷内(档案袋、盒)的文件资料要有清晰的《卷内文件目录》,并且按项目、内容或文件形成时间,系统的排列。
3.案卷标题要简明准确,整理好的案卷要确定保管期限,原则上分为永久、长期(十年以上)、短期(十年以下)三种。确定保管期限的基本原则是:
（1）对公司有长远利用价值的档案应永久保存;
（2）对公司在一定时期内有利用价值的档案分别为长期或短期保存;
（3）凡是介于两种保管期限之间的档案,其保管期限一律从长。
4.按归档要求进行装订、编号、填写《卷内备考表》。
5.全部案卷组成后,要对案卷作统一排列并编写档案号,然后逐卷登记,填写《案卷总目录》。
第六条过程管理
属于公司保管的档案文件:各部门资料员做好*时文件的.预立卷工作,并在每月初或事件结束后将上月需归档的文件整理成册移交总经理办公室保管,任何人不得据为已有。
第七条档案销毁规定
公司档案文件销毁:档案在超出规定保存期限一年后,可由公司档案管理员和资料所属部门资料员整理出库进行销毁。销毁档案时必须慎重从事。销毁前由公司档案管理员和资料所属部门资料员一起将需要销毁的资料列出销毁清单,由资料所属部门资料员填写《文件资料销毁清单》进行申请,报销毁资料所属部门的部门经理、主管副总审批,最后经总经理同意后,两人以上执行销毁程序,并在销毁清单上签字确认,公司档案管理员全程监督。销毁档案要严格执行保密规定,销毁清单由公司档案员留存,以便备查。
部门档案文件销毁:部门形成的文件资料无利用价值时,可由本部门资料员填写《文件资料销毁清单》。提出销毁申请,部门经理审批同意后,两人以上执行销毁程序并签字确认。销毁清单由本部门资料员留存,以便备查。
第八条档案借阅
1.因工作需要借阅存在总经理办公室的公司档案的,应事先填写档案借阅单,逐级审批,经总经理同意后方可借阅。
2.员工不得携带公司原件材料外出,确因工作需要外带时,需在填写档案借阅单时注明外带原因,待总经理审批同意后方可外带,用毕归还。
3.借阅档案者必须对所借档案妥善保管,不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等,更不能随意乱放,以免遗失。
4.部门档案借阅由资料员填写《文件资料发放、借用记录表》做好记录,借阅人签字确认,并按时归还。
5.总经理办公室统一管理公司资料复印件。公司档案管理员或总经理办公室秘书需要在文件资料复印件上加注“仅供…使用”的用途说明。
第九条档案备份规定
公司所有有价值的文件、报表、业务资料等档案,须存有电子扫描文档,无法电子扫描文档的,必须做好备份。
第十条档案保管
1.公司档案员在接收文件资料存档时,必须认真验收,填写《文件资料移交登记表》,送档人和接档人均须签字确认,完成档案交接手续。
2.对于已存放胶片、照片、磁带要用特制的密封盒、胶片页夹和影集等,按编号顺序排列在资料柜内。
3.档案管理员要定期对库存档案进行清理核对,做到帐、物相符,对破损或载体变质的档案,要及时进行修补和复制。库存档案如移交、作废和遗失时,须注明原因,保存依据。
第十一条档案保密规定
公司所有人员均应严格遵守公司的保密规定,违者依据公司“奖惩条例”严肃处理。
1目的
规范分公司档案资料的管理工作。
2适用范围
适用于分公司所有档案资料的管理工作。
3职责
3.1行政部负责分公司的文件、资料的打印、归类、发放及登记工作,并保存分公司在管理服务活动中形成的各类档案。
3.2各部门负责管理本部门在管理服务活动中形成的各类档案。
3.3分公司总经理负责上报分公司文件、对外公开文件的发放审批工作。
3.4分公司总经理负责审批已过保存期档案资料的销毁工作。
4实施程序
4.1归档保存的文件
4.1.1分公司在管理服务或公务活动中形成的.工作计划、外来文件、报告、质量记录及与工作有关的图表、统计资料等。
4.1.2在工作中形成的图纸、操作说明书等技术档案。
4.1.3在专门业务活动中形成的各种档案,如:会议纪要、声像档案、工作记录等专项档案。
4.2文件、资料归档的要求。
4.2.1归档的文件资料必须字迹清楚工整,纸张及文件格式符合国家标准。
4.2.2归档的文件材料要完整齐全。
4.2.3每类建设工程竣工必须有兼职资料档案管理员参加,对其文件材料(含有关图纸等)完整性、准确性、系统性进行鉴定和验收。
4.2.4保持归档文件材料之间的历史联系,并进行科学分类、立卷和编号。
4.2.5案卷题名应确切反映卷内文件内容,并区分保管期限。
4.3档案资料的保管。
4.3.1所有档案资料均由资料管理员管理。
4.3.2存放档案必须有专用柜架,在排列上架时,应按照类别和保管部门的次序,自左向右,自上而下地排列,以便于管理和查找。
4.3.3底图除修改、送晒外,不得外借。修改后的底图入库时,要认真检查其修改、补充情况,并在档案资料盒内的面层上注明修改情况。
4.3.4存入胶片、照片、录像带、软盘、磁带要用特制的密封盒和专门的卷盒,按编号顺序排列在胶片柜或防火资料柜内。必要时采取复制、拷贝。
4.3.5每年一季度,对上一年度的各种资料档案进行归档,并对库藏档案进行清理核对和质量检查工作,做到完好、齐全。对破损或载体变质档案,要及时进行修补和复制,发现档案发霉或虫害要及时消杀。
4.3.6档案资料柜需做好防盗等设施。
4.3.7质量记录保存期为二年。
4.4档案资料借阅管理。
4.4.1分公司所有人员都有保护档案、借阅档案的权利和义务。
4.4.2分公司员工查阅档案资料,必须办理登记手续。
4.4.3在借阅档案资料时,应做到以下几点:
4.4.3.1按规定办理登记手续,定期归还;
4.4.3.2要爱护档案资料,不得丢失;
4.4.3.3所借档案不得随意折叠和拆散,不得对档案随意更改、涂写;
4.4.4借出和归还档案时,应办理清点手续,由资料档案员和借阅者当面核对清楚。
4.4.5档案如有丢失、损坏或泄密,要立即追究当事者责任。
4.4.6调离或辞职的人员,必须办理文档移交后方可办理调离手续。
4.5档案鉴定和销毁
4.5.1档案鉴定工作由档案鉴定小组负责进行,鉴定小组由分公司总经理、各部门经理、资料档案员和有关业务管理人员组成,日常的鉴定工作由行政部资料档案员负责。
4.5.2档案鉴定小组的任务:
4.5.2.1负责制订档案保管期限表;
4.5.2.2对到期档案提出存、毁意见。
4.5.3确定保管期限原则
4.5.3.1对有长远利用价值(如技术图纸、操作说明书等),并能反映分公司职能活动和历史面貌的档案应永久保存。
4.5.3.2凡是在一定时间有利用价值的档案分别为长期或短期保存。
4.5.4鉴定工作应该每年进行一次,由资料管理员在每年1月初提出。
4.5.5鉴定中发现档案不准确、不完整,应及时责成有关人员负责修改和补充。
4.5.6销毁档案的程序包括:
4.5.6.1鉴定小组应列出需销毁档案的清单和撰写销毁报告分公司总经理审批,销毁清单及报告要保存。
4.5.6.2档案销毁时,由行政部经理进行监销并在销毁清册上签名。
4.5.7销毁档案资料时,要严格执行保密规定,对在销毁档案过程中出现失密或对分公司造成损失的,将根据有关规定进行处理。
5相关文件和质量记录表格
5.1《档案管理制度》
5.2《保密规定》
5.3《文件发放登记表》
5.4《文件借阅登记表》
一、文件材料归档
1、归档范围
凡是公司及各分公司、小区经营活动中直接形成的具有保存价值的文件材料都应定期归档保存在公司档案室。
2、归档时间
对公司规定应当立卷归档的材料，必须由档案形成部门按规定收集、整理后，定期移交给本单位档案室及档案工作人员进行集中管理，任何部门或者个人不得据为己有或者拒绝归档。
（1）文书文档(包括统计档案以及业务部门形成的档案)。
（2）会计档案先在财务部门保存一年后移交档案室。
（3）设备档案在设备安装后一周内归档。
（4）特种载体档案，随时归档。
（5）合同档案在合同签订后逐步归档。
3、归档要求
（1）归档的文件材料必须完整、准确、系统。
（2）归档的文件材料必须按其规律组成案卷。
（3）归档材料除外部原因外原则上采用A4纸型。
（4）归档时必须填写移交目录，办理交接手续。
（5）归档的材料原则上应装订成册，确实不能装订成册的`，由经办人说明原因，由档案员接受不成册的资料后装订成册。
二、档案借阅
1、借阅档案必须履行登记手续。档案原则上只在档案室查阅。非机密档案，因特殊情况需借出者，要经公司有关领导同意后并办理借出手续，归还时对所借档案应予以检查核对，并注销。
2、借阅档案必须经领导批准，机密以上档案一律在档案室查阅，不得借出。
3、外单位要查阅档案，需经本公司有关领导书面同意批准，方可借阅，借阅人要登**名。
4、借阅者要爱护档案，不得拆卷、涂改、批注、损坏和遗失，如发现以上情况，视情节按《档案法》规定处理。
5、借阅档案要严守机密，不得转借他人，不得向借阅范围以外的人员泄露档案内容。
6、摘抄、复制档案须经分管领导批准，摘抄的档案内容必须经档案人员核对，加盖公章后始有效用。
7、对借出的档案，管理人员应及时催还。
三、档案保密
1、认真执行公司的商业和技术保密制作，维护档案的安全，做好公司的保密的工作。
2、档案工作人员和借阅档案人员，严格遵守保密制度，不准将档案给无关人员翻阅，若有泄露，按保密规定处理。
3、档案工作人员要忠于职守，遵守纪律。不得擅自涂改，拆页和销毁档案，不得私自泄露档案内容。
4、档案室应根据《保密条例》规定的保密范围，对全部档案进行密级划分。
5、借阅有密级的档案，必须按《档案借阅制度》有关规定办理。
6、管理人员如有变动，必须办理交接手续，移交时进行清点、核对，以确保档案的完整与安全。
第一章：总则
一、为了加强办公室管理，明确公司内部管理职责，使内务管理工作更加标准化、制度化和规范化，结合实际情景，特制订本制度。
二、本制度适用于公司所有成员并严格遵守各项规定。
三、切合公司实际，根据不一样的制度资料编写相应的规范化要求，力求使办公室各项工作都有章可循、有法可依，保证公司的办公事务有效开展。
四、办公室人员应明确各项工作职责，简化办理流程，做到每周有计划、每月有总结的工作目标。
第二章：职责范围
一、办公室管理人员直理解行政人事主管领导，在直属主管的领导下主持开展办公室的各项工作。
二、负责办公室相关规章制度的起草编写、一般性文书的整理汇编、资料信息收集编撰等文字工作。
三、负责公司文书管理、图书管理、办公用品管理、会议管理、清洁卫生管理等工作，保证各项事务有序开展。
四、协调各部门之间的行政关系，为各部门工作开展供给相应的服务。
五、负责公司对内、对外公共关系的维护和改善，做好来客接待和公司的各项文化宣传等工作。
六、收集各部门反馈信息和外部资讯，上传下达各种指令，及时做出整理，当好领导参谋。
七、协助其他部门工作，完成上级交代的`其他工作，如：名片印制、收发传真等。
第三章：工作规范
一、办公室工作规范包括仪容仪表规范、礼仪规范、言语规范、行为规范，相关规定按照员工守则细则执行。
二、办公室管理人员严格按照本制度中的要求规范开展工作。
第四章：办公室事务管理
一、文书管理制度
文件是文书的重要组成部分，文件是各部门根据自我的职责范围所制发的具有执行效力的并设有特定版头的文书。本制度中，文件特指公司内外部发文文件；而文书特指内部一般性传阅资料。档案是文书基础上构成的，档案是文书的延续。现把文件、文书、档案统归于文书管理，并对文书管理制度做以下规定。
（一）文件管理制度
第一条：管理要点
1、为使文件管理工作制度化、规范化、科学化，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用。
2、文件管理的范围包括：上级下发文件、公司各类制度文件、外部传真文件、政策指导类文件、各类合同文件等。
3、制度类文件按照公司文档统一格式进行编写，统一页眉、页脚，写明公司全称及文件性质；正文部分写明题目、时间、发文部门、资料等信息；措辞规范，表达无歧义。
4、根据文件属性、类别，对所有文件进行编号，根据编号定期归档，做好相应的文字记录，以备查阅。
第二条：制度规范
1、文件的起草、收发、打印、归档整理、借阅销毁等由办公室人员负责执行。
2、公司上报下发正式文件的权利主要集中在行政人事部，各部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。
3、公司对内公开文件由行政人事部负责起草和审核，总经理签发；各部门需要向下或对外发文的文件由各部门负责起草，行政人事部负责审核，审核无误后行政办公室打印，打印后送回起草部门校对，校对无误方可正式打印，由总经理盖章，签发。
4、凡寄至公司的文件、传真等，由办公室签收并做好相应记录。
5、机密文件由行政人事部主管保管，办公室人员对一般性文件进行分类管理，定期整理并制作相关报表提交给部门主管。
6、各部门因工作需要可借阅一般性文件，需严格履行借阅手续，对有密级程度的文件，需行政人事主管审批，总经理批准后方可借阅。
7、办公室管理人员对文件借阅情景进行登记，做好借阅记录并限期清退。
8、按时间、资料、部门、名称等资料分门别类进行整理，附件、批件、定稿等资料收集完全，存档备案。半年一小清，年终一大清。
9、根据存档时间及存档的必要性对文件进行销毁，需上报行政人事主管签字批准，按照文件管理制度进行处理。
第三条：文件管理流程设计
1、内部文件管理流程：起草文件→审查编号→审批、签发→打印文件→下发文件→文件存档
2、外部文件管理流程：外部收文→文件整理→文件存档→清退→文件存档→文件销毁
3、借阅流程：提出申请，办理手续→批准→借阅→清退→文件存档→文件销毁
（二）文书管理制度
第一条：管理要点
1、为确保文书制发、处理、管理工作顺利进行，保证公司内部资料的安全性、完整性，促进与提高组织管理工作的效率，充分发挥文书在各项工作中的指导作用。
2、文书管理范围包括：一般性文书（通知、公告、提案意见、会议纪要、总结汇编）、行政人事部发文文书（学*资料、各类简报）、宣传资料、各类应存档的图表、其他有关公司的重大事项文书资料。
3、除通知外，一般性文书没有固定的格式，但必须标有页眉页脚，文本资料可根据文书具体资料进行调整。
4、根据文书性质进行编号整理，定期对文书进行归档整理，坚持纸质文档与电子文档的同步更新。
第二条：制度规范
1、根据公司实际需要及上级安排，起草编写内部公开文书，张贴公示学*。
2、按照文书管理范围，行政人事部的发文根据需要填写《发文簿》，所有文书原稿均由行政人事部分类存档备查。
3、行政办公室发出的学*文书，需附上学*进度表；阅读者需认真学*并签名备注。
4、按时间、资料等降序排列，整理归档，坚持*时归档与年
总则：为保证公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借阅、统计、销毁等工作，维护档案的完整和安全，特制定本制度。
适用范围：适用于公司各种文件、记录、档案资料的管理。
一、文件的收集
公司需收集文件的范围：凡是公司在工作中形成或使用的、办理完毕、具有查考利用价值的文件、各种记录、出版物以及各种图表薄册、照片等都要齐全完整地收集，具体内容包括：
1、上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料及上级机关颁发的要求公司执行的文件；（主要收集部门：行政部）
2、上级领导视察、检查公司工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像等材料；（主要收集部门：行政部）
3、公司经济活动中与外单位的来往信件、合同、协议。（（主要收集部门：行政部）
4、会议文件，包括本公司重要会议形成的文件、纪要、决定等；（主要收集部门：行政部）
5、公司制订的计划、统计、预算、决算及工作总结；；（主要收集部门：行政部）
6、公司的请示与上级批复文件（主要收集部门：行政部）
7、公司各职能部门在工作中形成的工作计划、总结、报告；（主要收集部门：行政部）
8、公司的统计报表、统计分析材料（包括计算机电子盘片等）、财务报表、凭证、帐簿、审计等文件材料；（主要收集部门：财务部）
9、公司内部组织机构在工作中形成的重要文件材料；
10、公司领导在公务活动中形成的重要信件、电话记录；以及公司对外交流的文件、协议、报告等；（主要收集部门：行政部）
11、公司基本建设工程施工竣工、购置大中型设备的文件材料，公司直接管理的科研、建设项目的科技文件材料；（主要收集部门：财务部、行政部）
12、公司成立、合并、撤销、更改名称、启用印信及其组织机构、人员编制等文件材料；（主要收集部门：行政部）
13、公司的历史变革、大事记、年鉴、反映公司重要活动的剪报、声像材料、荣誉奖励证书、有纪念意义和凭证性的实物和展览照片、录音、录像等文件材料；（主要收集部门：行政部）
14、公司制定的章程、制度等文件材料；（主要收集部门：行政部）
15、公司干部任免（包括备案）、调配、培训、专业技术职务评定、聘任、员工名册、报表以及职工的录用转正、定级、调资、解雇（职）等工作及干部奖惩等文件材料；（主要收集部门：行政部）
16、公司员工档案转移的介绍信及存根；（主要收集部门：人力资源及行政部）
17、公司财产、物资、档案等的`交接凭证、清册；（主要收集部门：财务部、行政部）
18、公司重大活动中形成的请示、报告、计划、考察总结、重要简报、会议纪要、记录声像材料、有参考价值的资料、互赠礼品清单、工作来往文件等；（主要收集部门：行政部）
20、公司营业执照、税务登记证等重要文件（主要收集部门：人力资源及行政部）
21、各项目完成后专业图文的最终版本电子版，最终定稿版硫酸图、总院图审批复稿件。（主要收集部门：晒图室）。
二、立卷归档
文件立卷应根据其相互联系、保存价值分类整理立卷，保证档案的齐全、完整，能反映公司的主要情况，以便于保管和利用。
（1）各专业都要建立健全个专业的文件、图书等材料，由各部专业集中统一保管。
（2）归档的文件材料必须按年度立卷，业务范围及当年工作任务，编制文件材料的编号类别。
（3）文件承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料，收集齐全，加以整理后归档。
（4）卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。
三、档案保管
1、档案必须入框上架，科学排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。
2、胶片、照片、磁带要专柜密封保管，胶片和照片、母片和拷贝要分别存放。
3、底图入库要认真检查，*放或卷放。
4、库藏档案要定期核对，做到帐物相符。发现破损变质及时修补或复制。
四、档案借阅
1、借阅档案必须当面查点清楚，并办理借阅手续。借阅的案卷要注意爱护，不得丢失、损坏、涂改，要如期归还。
2、借出的档案要注意保密，不得将档案带入宿舍或公共场所，不得让无关人员翻阅。
3、借阅时间最长不得超过一个月，却因工作需要到期不能归还者，要说明情况，办理续借手续。
4、归还档案时，由档案管理人员当面查点清楚，并在借阅登记簿上及时注销。
5、凡需借阅、抄录绝密级重要数据资料，必须经公司领导批准，否则一律不准借阅、抄录、复印。
6、底图一般不予外借。
五、档案销毁
经确定需销毁的档案，由档案管理员编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。
六、档案保密
1、档案工作人员要严守机密，档案存放要单独设锁，无关人员不准接触。
2、不得传播、议论有关机密问题。
3、档案资料不准带到公共场所。
(一)意义
(二)文件档案的类别与形式
公司文件档案包括以下各类别的书面文字形式、磁卡和电脑存藏(硬盘存藏、磁盘存藏)形式。
1.公司法律文件:公司章程、批准证书、营业执照、验资报告、审计报告、企业代码、银行税务登记等
2.公司董事会文件:董事会构成、股本构成、董事会决议、记要等
3.公司管理制度:公司运营、行政、财务、业务管理制度、文本、流程
4.公司财务资料:各类总、分帐册、报表、单据、凭账、报告等
5.公司人事薪资:人事结构、录用考核文件、薪资结构、薪资表、奖金计划及分配记录、奖惩记录、保险计划及记录《劳动合同》等
6.公司经营策略规划:客户需求分析、市场分析、各种调查分析、营销策略、公关网络、实施计划等
7.公司客户名册:客户名册、服务合同、协议、策略联盟协议、客户拓展、防谈名册及记录等
8.公司业务文件:公司各项对外服务的.内部管理制度、流程、文本及有关方法培训资料、报价体系等
9.公司客户服务文件:服务过程中与客户沟通产生的往来传真、往来函、建议书、分析底稿、调查底稿、客户提供之资料等
10.公司客户档案:已结案客户的完整档案,包括客户服务资料及公司各种服务文本、方案、策划、设计成果等
11.公司专业资料:公司搜集的各种业务文本、流程、制度、企划书、顾问服务理论、方法、同业服务成果、各类行业资料、公司由**主管部门获取及购买的政策法规、公司各类剪报等
12.公司图书、杂志:公司由公开发行系统购买、订购的各种图书、杂志
13.公司日常行政文件:日常通知、备忘、报告、批复、外来文函
14.公司宣传资料:公司对外宣传广告用之公司介绍、业务介绍、互联网主页介绍等。
一、目的
加强文件档案管理，规范公司文件档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。
二、适用范围
适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。
三、术语和定义
1、档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、宣传等活
动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑
盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。
2、档案管理：就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活动。
四、职责
1、行政人事部：
1）负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负责督促指导部门档案管理；
2）建立健全公司档案管理制度，指导、监督和检查执行情况；
3）收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料；
4）负责公司档案的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的'全过程，确保公司档案的安全；
5）提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通；
6）负责组织学*和培训档案管理办法、使用知识。
2、其他各部门相关人员：
1）负责在工作变动时，做好或协助移交工作，并及时通知行政人事部；
2）向行政人事部移交合同或文件资料原件或复印件；
3）负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档；
4）财务部负责按规定独立建档保管财务档案资料；
3、各部门档案主管人员
1.目的
为提高公司文件处理工作的效率和质量,使之规范化、科学化、制度化,结合公司实际工作情况,特制定本制度。
2.范围
公司在筹备、成立、生产、管理及产权变动过程中形成的具有保存价值的文件材料均列入归档范围。
3.内容
3.1公司下列主要安全生产资料应进行档案管理：主要安全生产文件、风险评价信息；培训记录；标准化系统评价报告；事故调查报告；检查、整改记录；职业卫生检查与监护记录；安全生产会议记录；安全活动记录；法定检测记录；关键设备设施档案；应急演*信息；承包商和供应商信息；维护和校验记录；技术图纸；人员资格证；安全评价报告等。
3.2公司各部门负责归档文件材料的收集和整理，并定期交行政部集中管理，任何人不得拒绝归档。
3.3归档文件材料必须齐全、完整、准确、系统、签署完备。
3.4归档文件材料必须准确地反映企业生产、基建和生产管理等各项活动的真实内容和历史面貌。
3.5归档文件材料必须层次分明，符合其形成规律，保持同一案卷内文件材料的有机联系。
3.6归档的文件材料主要包括纸质、光盘、磁带、照片及底片、胶片、实物等各种载体形式。
3.7归档的文件材料必须为正本，本企业编制的文件应附发文底稿。
3.8归档的具有永久、长期保存价值的电子文件应有相应的纸质文件材料一并归档保存。
3.9非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。
3.10外文（或少数民族文字）材料若有汉译文的应与汉译文一并归档，无译文的要译出标题后归档。
3.11为便于保管和利用，归档的文件材料用的纸张必须优良，纸面清洁，书写文件材料应用碳素墨水或蓝黑墨水，禁用圆珠笔、铅笔、红墨水、纯蓝墨水及复写纸等不牢固的`书写材料。书写工整、图像、字迹清晰。
3.12归档范围及保管期限
3.13归档时间：
（1）管理性文件材料一般应在办理完毕后的第二年第1季度连同收发簿一同移交行政部归档。
（2）凡专项工程、专题项目等由发生部门将文件材料整理后经部门领导及项目负责人审定后向行政部移交归档。周期长的可分阶段、单项归档。
（3）外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱验收或接收后即时登记，安装调试后归档。
（4）工程项目在竣工验收后三个月内接收归档。
（5）每年形成的财务档案，由行政部及有关部门保存一年，在下一年的第一季度内向行政部移交归档。
（6）电子文件逻辑归档实时进行，物理归档应与纸质文件归档时间一致。
（7）荣誉档案由给合办收集整理后于次年统一归档。
（8）声像档案在每次活动结束后整理归档。
（9）相关会议（技术会议、专题会议、年度工作会议），在会议结束后归档。
（10）外出、出差考察材料由当事人在回来后一个月内整理归档。
（11）变更、修改、补充的文件材料随进归档。
（12）公司内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料随时归档。
（13）公司产权变动过程中形成的文件材料随时归档。
3.14档案查（借）阅制度
档案借阅是行政部的日常业务工作，是档案更好地为生产提供利用服务的基本形式，为做好档案管理工作，特制订如下制度：
（1）凡本公司有关人员，因工作需要借阅档案者，一般只允许在行政部阅档室查阅。查阅内容根据档案密级程度，取得相关领导签字，同时做登记。
（2）本公司有关人员如有实际情况必须借出者，须办理相关手续，超过两天以上归还者，须经领导批准签字。但要如期归还。
（3）借阅档案者应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。借阅档案交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时反映给主管领导。
（4）外单位借阅档案者，须持单位介绍信，且经总经理批准后方可借阅，只限在本室查阅，一律不外借，且抄摘内容也须经总经理同意审核后方能带出。
（5）凡属不成熟的现行技术资料及保密文件一律不外借。
3.15档案的保密制度
（1）凡属密级档案，必须正确地标明密级，并妥善存放。
（2）非综合行政部人员不得随便进入行政部，行政部门窗及箱柜应及时关锁。
（3）全体职工对密级档案、文件、资料均须严格执行企业保密规定，不失密。否则应追究责任。
（4）凡查阅密级档案，均须办理审批和借阅手续，一般只允许在阅档室查阅，不得带出或复制，确属需要者须办理相关手续。
（5）查阅人员对档案内容承担保密义务，违反规定造成后果者必须追究责任。
（6）档案人员要忠于职守，认真执行各项保密制度。
（7）定期对保密档案保管情况进行检查，发现问题及时处理。
3.16行政部管理制度
（1）档案存入检查：
1）档案出入行政部要清点、登记。
2）定期对档案保管状况进行全面检查，做好记录，发现问题要采取积极有效措施，保证档案的安全。
（2）行政部管理：
1）行政部未经许可，外来人员不得擅自进入。
2）档案柜、卷排列科学、合理、整齐、美观，便于调卷。
3）行政部门窗须安装窗帘，行政部内采用白炽灯且照度不超过100lx。
4）避免光线直射档案，更不能在烈日下曝晒档案。防止有害生物对档案的危害。
5）行政部严禁堆放食品和易燃易爆物，必须配备适合档案用的消防器材并禁止吸烟，定期检查，杜绝一切发生火灾的可能。
8）行政部须做到八防：防火、防盗、防光、防有害气体、防潮、防湿、防虫、防尘。
9）做好档案接收、移交、保管、鉴定、利用各档案构成情况的准确、及时、科学的统计工作。
10）建立健全档案的接收、移交、库藏、保管、利用和鉴定销毁等统计台帐。
3.17档案鉴定、销毁制度
（1）根据《档案法》中的相关规定，编制本企业的档案保管期限表。其中会计档案见会计档案保存期限表。
（2）保管期限分永久、长期、短期三种。介于两种保管期限，保管期限从长。
（3）从档案的内容、来源、时间、可靠程度、名称等方面监别档案的价值。
（4）档案通过鉴定，要求保管期准确，案卷质量达到规定标准。如果鉴定中发现档案不准确，不完整，应及时责成有关部门修改、补充。
（5）销毁档案必须严格掌握，慎重从事。销毁前要造具清册、提出销毁报告报总经理审批。销毁档案时要严格执行保密规定，由鉴定小组指定人员会同保密、保卫人员销毁或监销，防止失密。档案销毁时要有二人以上监销，并在清册上签字。
3.18档案工作人员岗位职责
（1）认真学*贯彻执行《档案法》和档案工作的方针、政策，坚持以法治档，忠于职守，全心全意为本部门各项工作做好服务。
（2）负责管理本部门的档案，做好各门类、各种载体档案的接收、收集、登记、整理、编目、保管、借阅。
（3）积极做好档案的服务利用工作，编制必要的检索工具和参考资料，及时准确地提供利用。
（4）做好档案的“八防”工作，确保档案的完整与安全。
（5）严格遵守“保密制度”工作，未经批准，不得擅自扩大档案的借阅范围，不得泄露档案的保密内容。
（6）负责对本部门档案工作进行监督、检查和指导。
一、档案归档制度
（一）文件材料的归档要求：
1.公司在筹备、成立、经营、管理及产权变动过程中形成的具有保存价值的文件材料均列入归档范围。
2.公司各部门负责归档文件材料的收集和整理，并定期交档案室集中管理，任何人不得拒绝归档。
3归档文件材料必须齐全、完整、准确、系统、签署完备。
4.归档文件材料必须准确地反映企业生产、科研、基建和经营管理等各项活动的真实内容和历史面貌。
5.归档文件材料必须层次分明，符合其形成规律，保持同一案卷内文件材料的有机联系。
6.归档的文件材料主要包括纸质、光盘、磁带、照片及底片、胶片、实物等各种载体形式。
7.归档的文件材料必须为正本，本企业编制的文件应附发文底稿。
8.归档的具有永久、长期保存价值的电子文件应有相应的纸质文件材料一并归档保存。
9.非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。
10.外文(或少数民族文字)材料若有汉译文的应与汉译文一并归档，无译文的要译出标题后归档。
11.为便于保管和利用，归档的文件材料用的纸张必须优良，纸面清洁，书写文件材料应用碳素墨水或蓝黑墨水，禁用圆珠笔、铅笔、红墨水、纯蓝墨水及复写纸等不牢固的书写材料。书写工整、图像、字迹清晰。
（二）归档范围及保管期限
(参照企业档案归档范围及保管期限表)
（三）归档时间：
1.管理性文件材料一般应在办理完毕后的第二年第1季度连同收发簿一同移交档案室归档。
2.凡专项工程、专题项目、科研课题等由发生部门将文件材料整理后经部门领导及项目负责人审定后向档案室移交归档。周期长的可分阶段、单项归档。
3.外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱验收或接收后即时登记，安装调试后归档。
4.工程项目在竣工验收后三个月内接收归档。
5.每年形成的会计档案，由财务部及有关部门保存一年，在下一年的第一季度内向档案室移交归档。
6.电子文件逻辑归档实时进行，物理归档应与纸质文件归档时间一致。
7.荣誉档案由行政部收集整理后于次年统一归档。
8.声像档案在每次活动结束后整理归档。
9.相关会议(技术会议、专题会议、年度工作会议)，在会议结束后归档。
10.外出、出差考察材料由当事人在回来后一个月内整理归档。
11.变更、修改、补充的文件材料随进归档。
12.公司内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料随时归档。
13公司产权变动过程中形成的文件材料随时归档。
二、档案查(借)阅制度
档案借阅是档案室的日常业务工作，是档案更好地为生产提供利用服务的基本形式，为做好档案管理工作，特制订如下制度：
1.凡本公司有关人员，因工作需要借阅档案者，一般只允许在档案室阅档室查阅。查阅内容根据档案密级程度，取得相关领导签字，同时做登记。
2.本公司有关人员如有实际情况必须借出者，须办理相关手续，超过两天以上归还者，须经领导批准签字。但要如期归还。
3.借阅档案者应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。借阅档案交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时反映给主管领导。
4.外单位借阅档案者，须持单位介绍信，且经总经理批准后方可借阅，只限在本室查阅，一律不外借，且抄摘内容也须经**同意审核后方能带出。
5.凡属不成熟的现行技术资料及保密文件一律不外借。
三、档案的保密制度
1.凡属密级档案，必须正确地标明密级，并妥善存放。
2.非综合档案室人员不得随便进入档案库房，库房门窗及箱柜应随关锁。
3.全体职工对密级档案、文件、资料均须严格执行企业保密规定，不失密。否则应追究责任。
4.凡查阅密级档案，均须办理审批和借阅手续，一般只允许在阅档室查阅，不得带出或复制，确属需要者须办理相关手续。
5.查阅人员对档案内容承担保密义务，违反规定造成后果者必须追究责任。
6.档案人员要忠于职守，认真执行各项保密制度。
7.定期对保密档案保管情况进行检查，发现问题及时处理。
四、档案库房管理制度
一、档案入库检查：
1档案出入库房要清点、登记。定期对库藏档案进行清理、核对，做到账、物相符。对破损或载体变质的档案，及时进行修补和复制。
2.入库底图应批边分类装袋，照片、磁带等声像档案应存放入专用档案盒(袋)内。
3.定期对档案保管状况进行全面检查，做好记录，发现问题要采取积极有效措施，保证档案的安全。
二、档案库房管理：
1.档案库房未经许可，外来人员不得擅自进入。
2.档案柜、卷排列科学、合理、整齐、美观，便于调卷。
3.库房门窗须安装窗帘，库房内采用白炽灯且照度不超过100勒克期。
4.避免光线直射档案，更不能在烈日下曝晒档案。防止有害生物对档案的危害。
5.库房内应有空气调节和温湿度计等设施，及时做好温湿度记录，温度应控制在14度——24度，相对湿度控制在45——60%。
6.库内及库外应科学地安设温湿度记录仪表，库房应专门安装空调设备。
7.库房必须配备适合档案用的消防器材并禁止吸烟，定期检查，杜绝一切发生火灾的可能。
8.档案库房要做到八防：防火、防盗、防光、防有害气体、防潮、防湿、防虫、防尘。
9.对库藏档案应经常进行检查，发现问题，及时报告并采取措施予以处理。
10.每年9月定期对库藏档案进行一次抽样检查，掌握档案管理情况，为科学管理积累资料。
五、档案鉴定、销毁制度
1.根据《档案法》及《江苏省档案管理条例》中的相关规定，编制本企业的档案保管期限表。其中会计档案见会计档案保存期限表。
2.保管期限分永久、长期、短期三种。介于两种保管期限，保管期限从长。
3.从档案的内容、来源、时间、可靠程度、名称等方面监别档案的价值。
4.档案通过鉴定，要求保管期准确，案卷质量达到规定标准。如果鉴定中发现档案不准确，不完整，应及时责成有关部门修改、补充。
5.销毁档案必须严格掌握，慎重从事。销毁前要造具清册、提出销毁报告、会同总工办核查、总经理审批。销毁档时要严格执行保密规定，由鉴定小组指定人员会同保密、保卫人员销毁或监销，防止失密。
档案销毁时要有二人以上监销，并在清册上签字
六、档案保管统计制度
1.档案库房须与办公室、阅档室分开，并有防火、防光、防潮、防虫防尘、防霉、防盗和防高温等“八防”设施，以确保档案的安全与完整。
2.档案库房严禁堆放食品和易燃易爆物，严禁吸烟和使用明火。
3.建立健全档案的接收、移交、库藏、保管、利用和鉴定销毁等统计台帐。
4.做好档案接收、移交、保管、鉴定、利用各档案构成情况的`准确、及时、科学的统计工作。
七、综合档案室主任职责
1.认真学*《档案法》，深刻领会上级档案部门关于档案工作的方针、政策，不断提高自身的业务水*和管理水*。
2.、努力学*业务，钻研各类档案理论基础知识，充分掌握综合档案室库存档案的各种情况，做到心中有数，操作自如。
3.检查督促专、兼职档案人员的档案管理工作，对收集管理的文件材料和立卷归档的诸多环节应严格把关。
4.组织档案网络成员进行业务学*，交流档案管理经验与体会，开展档案工作的检查评比，不断促进档案工作的健康发展。
5.定期向分管领导汇报档案工作，争取领导支持，做好档案工作计划的制订和落实。
6.组织制定综合档案室档案管理工作目标和发展规划。
7.负责综合档案与各部门分公司的工作协调。
八、档案工作人员岗位职责
1.认真学*贯彻执行《档案法》和档案工作的方针、政策，坚持以法治档，忠于职守，全心全意为本部门各项工作做好服务。
2.负责管理本部门的档案，做好各门类、各种载体档案的接收、收集、登记、整理、编目、保管、借阅。
3.积极做好档案的服务利用工作，编制必要的检索工具和参考资料，及时准确地提供利用。
4.做好档案的“八防”工作，确保档案的完整与安全。
5.严格遵守“保密制度”工作，未经批准，不得擅自扩大档案的借阅范围，不得泄露档案的保密内容。
6.负责对本部门档案工作进行监督、检查和指导。
为保证公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借阅、统计、销毁等工作，维护档案的完整和安全，特制定本制度。
一、适用范围
1、公司经济活动中与外单位的`来往信件、合同、协议。
2、会议文件，包括本公司重要会议形成的文件、纪要、决定等
3、公司的请示与上级批复文件
4、公司各职能部门在工作中形成的工作计划、总结、报告
5、公司成立、合并、撤销、更改名称、股东会决议、董事会决议等相关文件资料
6、公司制定的章程、制度等文件材料
7、公司营业执照、税务登记证等重要文件
二、档案保管
1、公司各类文件应由总经理办公室安排专人保管。
2、保管人员需根据文件内容及其历史关系，合并整理，分类保存。
3、档案保管人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料，收集齐全，加以整理后归档。
4、库藏文档要定期核对，做到帐物相符。发现破损变质及时修补或复制。
三、档案借阅
1、借阅档案必须先办理借阅手续，登记《档案借阅审批表》由部门负责人签字。
2、借阅的案卷要注意爱护，不得丢失、损坏、涂改。
3、借出的档案要注意保密，不得将档案带入私人场所，不得让无关人员翻阅。
4、借阅的档案应如期归还，如因工作需要到期不能归还者，要说明情况，办理续借手续。
4、归还档案时，由档案保管人员当面查点清楚，并在《档案借阅审批表》上及时注销。
5、凡需借阅、抄录绝密级重要数据资料，必须经公司领导批准，否则一律不准借阅、抄录、复印。
四、档案销毁
经确定需销毁的档案，由档案保管人员编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。
五、档案保密
1、档案保管人员要严守机密，档案存放要单独设锁，无关人员不准接触。
2、不得传播、议论有关机密问题。
3、档案资料不准带到公共场所。
——公司文件档案管理制度菁选
公司文件档案管理制度9篇
现如今，人们运用到制度的场合不断增多，制度是国家机关、社会团体、企事业单位，为了维护正常的工作、劳动、学*、生活的秩序，保证国家各项政策的顺利执行和各项工作的正常开展，依照法律、法令、政策而制订的具有法规性或指导性与约束力的应用文。拟定制度需要注意哪些问题呢？以下是小编精心整理的公司文件档案管理制度，欢迎阅读与收藏。
一、目的
加强文件档案管理，规范公司文件档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。
二、适用范围
适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。
三、术语和定义
1、档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、宣传等活
动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑
盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。
2、档案管理：就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活动。
四、职责
1、行政人事部：
1）负责公司档案的`集中管理和制度执行及检查工作，并负责督促指导部门档案管理；
2）建立健全公司档案管理制度，指导、监督和检查执行情况；
3）收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料；
4）负责公司档案的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公司档案的安全；
5）提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通；
6）负责组织学*和培训档案管理办法、使用知识。
2、其他各部门相关人员：
1）负责在工作变动时，做好或协助移交工作，并及时通知行政人事部；
2）向行政人事部移交合同或文件资料原件或复印件；
3）负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档；
4）财务部负责按规定独立建档保管财务档案资料；
3、各部门档案主管人员
总则：为保证公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借阅、统计、销毁等工作，维护档案的完整和安全，特制定本制度。
适用范围：适用于公司各种文件、记录、档案资料的管理。
一、文件的收集
公司需收集文件的范围：凡是公司在工作中形成或使用的、办理完毕、具有查考利用价值的文件、各种记录、出版物以及各种图表薄册、照片等都要齐全完整地收集，具体内容包括：
1、上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料及上级机关颁发的要求公司执行的.文件；（主要收集部门：行政部）
2、上级领导视察、检查公司工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像等材料；（主要收集部门：行政部）
3、公司经济活动中与外单位的来往信件、合同、协议。（（主要收集部门：行政部）
4、会议文件，包括本公司重要会议形成的文件、纪要、决定等；（主要收集部门：行政部）
5、公司制订的计划、统计、预算、决算及工作总结；；（主要收集部门：行政部）
6、公司的请示与上级批复文件（主要收集部门：行政部）
7、公司各职能部门在工作中形成的工作计划、总结、报告；（主要收集部门：行政部）
8、公司的统计报表、统计分析材料（包括计算机电子盘片等）、财务报表、凭证、帐簿、审计等文件材料；（主要收集部门：财务部）
9、公司内部组织机构在工作中形成的重要文件材料；
10、公司领导在公务活动中形成的重要信件、电话记录；以及公司对外交流的文件、协议、报告等；（主要收集部门：行政部）
11、公司基本建设工程施工竣工、购置大中型设备的文件材料，公司直接管理的科研、建设项目的科技文件材料；（主要收集部门：财务部、行政部）
12、公司成立、合并、撤销、更改名称、启用印信及其组织机构、人员编制等文件材料；（主要收集部门：行政部）
13、公司的历史变革、大事记、年鉴、反映公司重要活动的剪报、声像材料、荣誉奖励证书、有纪念意义和凭证性的实物和展览照片、录音、录像等文件材料；（主要收集部门：行政部）
14、公司制定的章程、制度等文件材料；（主要收集部门：行政部）
15、公司干部任免（包括备案）、调配、培训、专业技术职务评定、聘任、员工名册、报表以及职工的录用转正、定级、调资、解雇（职）等工作及干部奖惩等文件材料；（主要收集部门：行政部）
16、公司员工档案转移的介绍信及存根；（主要收集部门：人力资源及行政部）
17、公司财产、物资、档案等的交接凭证、清册；（主要收集部门：财务部、行政部）
18、公司重大活动中形成的请示、报告、计划、考察总结、重要简报、会议纪要、记录声像材料、有参考价值的资料、互赠礼品清单、工作来往文件等；（主要收集部门：行政部）
20、公司营业执照、税务登记证等重要文件（主要收集部门：人力资源及行政部）
21、各项目完成后专业图文的最终版本电子版，最终定稿版硫酸图、总院图审批复稿件。（主要收集部门：晒图室）。
二、立卷归档
文件立卷应根据其相互联系、保存价值分类整理立卷，保证档案的齐全、完整，能反映公司的主要情况，以便于保管和利用。
（1）各专业都要建立健全个专业的文件、图书等材料，由各部专业集中统一保管。
（2）归档的文件材料必须按年度立卷，业务范围及当年工作任务，编制文件材料的编号类别。
（3）文件承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料，收集齐全，加以整理后归档。
（4）卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。
三、档案保管
1、档案必须入框上架，科学排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。
2、胶片、照片、磁带要专柜密封保管，胶片和照片、母片和拷贝要分别存放。
3、底图入库要认真检查，*放或卷放。
4、库藏档案要定期核对，做到帐物相符。发现破损变质及时修补或复制。
四、档案借阅
1、借阅档案必须当面查点清楚，并办理借阅手续。借阅的案卷要注意爱护，不得丢失、损坏、涂改，要如期归还。
2、借出的档案要注意保密，不得将档案带入宿舍或公共场所，不得让无关人员翻阅。
3、借阅时间最长不得超过一个月，却因工作需要到期不能归还者，要说明情况，办理续借手续。
4、归还档案时，由档案管理人员当面查点清楚，并在借阅登记簿上及时注销。
5、凡需借阅、抄录绝密级重要数据资料，必须经公司领导批准，否则一律不准借阅、抄录、复印。
6、底图一般不予外借。
五、档案销毁
经确定需销毁的档案，由档案管理员编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。
六、档案保密
1、档案工作人员要严守机密，档案存放要单独设锁，无关人员不准接触。
2、不得传播、议论有关机密问题。
3、档案资料不准带到公共场所。
为保证公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借阅、统计、销毁等工作，维护档案的完整和安全，特制定本制度。
一、适用范围
1、公司经济活动中与外单位的来往信件、合同、协议。
2、会议文件，包括本公司重要会议形成的'文件、纪要、决定等
3、公司的请示与上级批复文件
4、公司各职能部门在工作中形成的工作计划、总结、报告
5、公司成立、合并、撤销、更改名称、股东会决议、董事会决议等相关文件资料
6、公司制定的章程、制度等文件材料
7、公司营业执照、税务登记证等重要文件
二、档案保管
1、公司各类文件应由总经理办公室安排专人保管。
2、保管人员需根据文件内容及其历史关系，合并整理，分类保存。
3、档案保管人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料，收集齐全，加以整理后归档。
4、库藏文档要定期核对，做到帐物相符。发现破损变质及时修补或复制。
三、档案借阅
1、借阅档案必须先办理借阅手续，登记《档案借阅审批表》由部门负责人签字。
2、借阅的案卷要注意爱护，不得丢失、损坏、涂改。
3、借出的档案要注意保密，不得将档案带入私人场所，不得让无关人员翻阅。
4、借阅的档案应如期归还，如因工作需要到期不能归还者，要说明情况，办理续借手续。
4、归还档案时，由档案保管人员当面查点清楚，并在《档案借阅审批表》上及时注销。
5、凡需借阅、抄录绝密级重要数据资料，必须经公司领导批准，否则一律不准借阅、抄录、复印。
四、档案销毁
经确定需销毁的档案，由档案保管人员编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。
五、档案保密
1、档案保管人员要严守机密，档案存放要单独设锁，无关人员不准接触。
2、不得传播、议论有关机密问题。
3、档案资料不准带到公共场所。
一、档案归档制度
（一）文件材料的归档要求：
1.公司在筹备、成立、经营、管理及产权变动过程中形成的具有保存价值的文件材料均列入归档范围。
2.公司各部门负责归档文件材料的收集和整理，并定期交档案室集中管理，任何人不得拒绝归档。
3归档文件材料必须齐全、完整、准确、系统、签署完备。
4.归档文件材料必须准确地反映企业生产、科研、基建和经营管理等各项活动的真实内容和历史面貌。
5.归档文件材料必须层次分明，符合其形成规律，保持同一案卷内文件材料的有机联系。
6.归档的文件材料主要包括纸质、光盘、磁带、照片及底片、胶片、实物等各种载体形式。
7.归档的文件材料必须为正本，本企业编制的文件应附发文底稿。
8.归档的具有永久、长期保存价值的电子文件应有相应的纸质文件材料一并归档保存。
9.非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。
10.外文(或少数民族文字)材料若有汉译文的应与汉译文一并归档，无译文的要译出标题后归档。
11.为便于保管和利用，归档的文件材料用的纸张必须优良，纸面清洁，书写文件材料应用碳素墨水或蓝黑墨水，禁用圆珠笔、铅笔、红墨水、纯蓝墨水及复写纸等不牢固的书写材料。书写工整、图像、字迹清晰。
（二）归档范围及保管期限
(参照企业档案归档范围及保管期限表)
（三）归档时间：
1.管理性文件材料一般应在办理完毕后的第二年第1季度连同收发簿一同移交档案室归档。
2.凡专项工程、专题项目、科研课题等由发生部门将文件材料整理后经部门领导及项目负责人审定后向档案室移交归档。周期长的可分阶段、单项归档。
3.外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱验收或接收后即时登记，安装调试后归档。
4.工程项目在竣工验收后三个月内接收归档。
5.每年形成的会计档案，由财务部及有关部门保存一年，在下一年的第一季度内向档案室移交归档。
6.电子文件逻辑归档实时进行，物理归档应与纸质文件归档时间一致。
7.荣誉档案由行政部收集整理后于次年统一归档。
8.声像档案在每次活动结束后整理归档。
9.相关会议(技术会议、专题会议、年度工作会议)，在会议结束后归档。
10.外出、出差考察材料由当事人在回来后一个月内整理归档。
11.变更、修改、补充的文件材料随进归档。
12.公司内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料随时归档。
13公司产权变动过程中形成的文件材料随时归档。
二、档案查(借)阅制度
档案借阅是档案室的日常业务工作，是档案更好地为生产提供利用服务的基本形式，为做好档案管理工作，特制订如下制度：
1.凡本公司有关人员，因工作需要借阅档案者，一般只允许在档案室阅档室查阅。查阅内容根据档案密级程度，取得相关领导签字，同时做登记。
2.本公司有关人员如有实际情况必须借出者，须办理相关手续，超过两天以上归还者，须经领导批准签字。但要如期归还。
3.借阅档案者应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。借阅档案交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时反映给主管领导。
4.外单位借阅档案者，须持单位介绍信，且经总经理批准后方可借阅，只限在本室查阅，一律不外借，且抄摘内容也须经**同意审核后方能带出。
5.凡属不成熟的.现行技术资料及保密文件一律不外借。
三、档案的保密制度
1.凡属密级档案，必须正确地标明密级，并妥善存放。
2.非综合档案室人员不得随便进入档案库房，库房门窗及箱柜应随关锁。
3.全体职工对密级档案、文件、资料均须严格执行企业保密规定，不失密。否则应追究责任。
4.凡查阅密级档案，均须办理审批和借阅手续，一般只允许在阅档室查阅，不得带出或复制，确属需要者须办理相关手续。
5.查阅人员对档案内容承担保密义务，违反规定造成后果者必须追究责任。
6.档案人员要忠于职守，认真执行各项保密制度。
7.定期对保密档案保管情况进行检查，发现问题及时处理。
四、档案库房管理制度
一、档案入库检查：
1档案出入库房要清点、登记。定期对库藏档案进行清理、核对，做到账、物相符。对破损或载体变质的档案，及时进行修补和复制。
2.入库底图应批边分类装袋，照片、磁带等声像档案应存放入专用档案盒(袋)内。
3.定期对档案保管状况进行全面检查，做好记录，发现问题要采取积极有效措施，保证档案的安全。
二、档案库房管理：
1.档案库房未经许可，外来人员不得擅自进入。
2.档案柜、卷排列科学、合理、整齐、美观，便于调卷。
3.库房门窗须安装窗帘，库房内采用白炽灯且照度不超过100勒克期。
4.避免光线直射档案，更不能在烈日下曝晒档案。防止有害生物对档案的危害。
5.库房内应有空气调节和温湿度计等设施，及时做好温湿度记录，温度应控制在14度——24度，相对湿度控制在45——60%。
6.库内及库外应科学地安设温湿度记录仪表，库房应专门安装空调设备。
7.库房必须配备适合档案用的消防器材并禁止吸烟，定期检查，杜绝一切发生火灾的可能。
8.档案库房要做到八防：防火、防盗、防光、防有害气体、防潮、防湿、防虫、防尘。
9.对库藏档案应经常进行检查，发现问题，及时报告并采取措施予以处理。
10.每年9月定期对库藏档案进行一次抽样检查，掌握档案管理情况，为科学管理积累资料。
五、档案鉴定、销毁制度
1.根据《档案法》及《江苏省档案管理条例》中的相关规定，编制本企业的档案保管期限表。其中会计档案见会计档案保存期限表。
2.保管期限分永久、长期、短期三种。介于两种保管期限，保管期限从长。
3.从档案的内容、来源、时间、可靠程度、名称等方面监别档案的价值。
4.档案通过鉴定，要求保管期准确，案卷质量达到规定标准。如果鉴定中发现档案不准确，不完整，应及时责成有关部门修改、补充。
5.销毁档案必须严格掌握，慎重从事。销毁前要造具清册、提出销毁报告、会同总工办核查、总经理审批。销毁档时要严格执行保密规定，由鉴定小组指定人员会同保密、保卫人员销毁或监销，防止失密。
档案销毁时要有二人以上监销，并在清册上签字
六、档案保管统计制度
1.档案库房须与办公室、阅档室分开，并有防火、防光、防潮、防虫防尘、防霉、防盗和防高温等“八防”设施，以确保档案的安全与完整。
2.档案库房严禁堆放食品和易燃易爆物，严禁吸烟和使用明火。
3.建立健全档案的接收、移交、库藏、保管、利用和鉴定销毁等统计台帐。
4.做好档案接收、移交、保管、鉴定、利用各档案构成情况的准确、及时、科学的统计工作。
七、综合档案室主任职责
1.认真学*《档案法》，深刻领会上级档案部门关于档案工作的方针、政策，不断提高自身的业务水*和管理水*。
2.、努力学*业务，钻研各类档案理论基础知识，充分掌握综合档案室库存档案的各种情况，做到心中有数，操作自如。
3.检查督促专、兼职档案人员的档案管理工作，对收集管理的文件材料和立卷归档的诸多环节应严格把关。
4.组织档案网络成员进行业务学*，交流档案管理经验与体会，开展档案工作的检查评比，不断促进档案工作的健康发展。
5.定期向分管领导汇报档案工作，争取领导支持，做好档案工作计划的制订和落实。
6.组织制定综合档案室档案管理工作目标和发展规划。
7.负责综合档案与各部门分公司的工作协调。
八、档案工作人员岗位职责
1.认真学*贯彻执行《档案法》和档案工作的方针、政策，坚持以法治档，忠于职守，全心全意为本部门各项工作做好服务。
2.负责管理本部门的档案，做好各门类、各种载体档案的接收、收集、登记、整理、编目、保管、借阅。
3.积极做好档案的服务利用工作，编制必要的检索工具和参考资料，及时准确地提供利用。
4.做好档案的“八防”工作，确保档案的完整与安全。
5.严格遵守“保密制度”工作，未经批准，不得擅自扩大档案的借阅范围，不得泄露档案的保密内容。
6.负责对本部门档案工作进行监督、检查和指导。
一、文件材料归档
1、归档范围
凡是公司及各分公司、小区经营活动中直接形成的具有保存价值的文件材料都应定期归档保存在公司档案室。
2、归档时间
对公司规定应当立卷归档的材料，必须由档案形成部门按规定收集、整理后，定期移交给本单位档案室及档案工作人员进行集中管理，任何部门或者个人不得据为己有或者拒绝归档。
（1）文书文档(包括统计档案以及业务部门形成的档案)。
（2）会计档案先在财务部门保存一年后移交档案室。
（3）设备档案在设备安装后一周内归档。
（4）特种载体档案，随时归档。
（5）合同档案在合同签订后逐步归档。
3、归档要求
（1）归档的文件材料必须完整、准确、系统。
（2）归档的文件材料必须按其规律组成案卷。
（3）归档材料除外部原因外原则上采用A4纸型。
（4）归档时必须填写移交目录，办理交接手续。
（5）归档的材料原则上应装订成册，确实不能装订成册的，由经办人说明原因，由档案员接受不成册的资料后装订成册。
二、档案借阅
1、借阅档案必须履行登记手续。档案原则上只在档案室查阅。非机密档案，因特殊情况需借出者，要经公司有关领导同意后并办理借出手续，归还时对所借档案应予以检查核对，并注销。
2、借阅档案必须经领导批准，机密以上档案一律在档案室查阅，不得借出。
3、外单位要查阅档案，需经本公司有关领导书面同意批准，方可借阅，借阅人要登**名。
4、借阅者要爱护档案，不得拆卷、涂改、批注、损坏和遗失，如发现以上情况，视情节按《档案法》规定处理。
5、借阅档案要严守机密，不得转借他人，不得向借阅范围以外的人员泄露档案内容。
6、摘抄、复制档案须经分管领导批准，摘抄的档案内容必须经档案人员核对，加盖公章后始有效用。
7、对借出的档案，管理人员应及时催还。
三、档案保密
1、认真执行公司的`商业和技术保密制作，维护档案的安全，做好公司的保密的工作。
2、档案工作人员和借阅档案人员，严格遵守保密制度，不准将档案给无关人员翻阅，若有泄露，按保密规定处理。
3、档案工作人员要忠于职守，遵守纪律。不得擅自涂改，拆页和销毁档案，不得私自泄露档案内容。
4、档案室应根据《保密条例》规定的保密范围，对全部档案进行密级划分。
5、借阅有密级的档案，必须按《档案借阅制度》有关规定办理。
6、管理人员如有变动，必须办理交接手续，移交时进行清点、核对，以确保档案的完整与安全。
1.目的
为提高公司文件处理工作的效率和质量,使之规范化、科学化、制度化,结合公司实际工作情况,特制定本制度。
2.范围
公司在筹备、成立、生产、管理及产权变动过程中形成的具有保存价值的文件材料均列入归档范围。
3.内容
3.1公司下列主要安全生产资料应进行档案管理：主要安全生产文件、风险评价信息；培训记录；标准化系统评价报告；事故调查报告；检查、整改记录；职业卫生检查与监护记录；安全生产会议记录；安全活动记录；法定检测记录；关键设备设施档案；应急演*信息；承包商和供应商信息；维护和校验记录；技术图纸；人员资格证；安全评价报告等。
3.2公司各部门负责归档文件材料的收集和整理，并定期交行政部集中管理，任何人不得拒绝归档。
3.3归档文件材料必须齐全、完整、准确、系统、签署完备。
3.4归档文件材料必须准确地反映企业生产、基建和生产管理等各项活动的真实内容和历史面貌。
3.5归档文件材料必须层次分明，符合其形成规律，保持同一案卷内文件材料的有机联系。
3.6归档的文件材料主要包括纸质、光盘、磁带、照片及底片、胶片、实物等各种载体形式。
3.7归档的文件材料必须为正本，本企业编制的文件应附发文底稿。
3.8归档的具有永久、长期保存价值的电子文件应有相应的纸质文件材料一并归档保存。
3.9非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。
3.10外文（或少数民族文字）材料若有汉译文的应与汉译文一并归档，无译文的要译出标题后归档。
3.11为便于保管和利用，归档的文件材料用的纸张必须优良，纸面清洁，书写文件材料应用碳素墨水或蓝黑墨水，禁用圆珠笔、铅笔、红墨水、纯蓝墨水及复写纸等不牢固的书写材料。书写工整、图像、字迹清晰。
3.12归档范围及保管期限
3.13归档时间：
（1）管理性文件材料一般应在办理完毕后的第二年第1季度连同收发簿一同移交行政部归档。
（2）凡专项工程、专题项目等由发生部门将文件材料整理后经部门领导及项目负责人审定后向行政部移交归档。周期长的可分阶段、单项归档。
（3）外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱验收或接收后即时登记，安装调试后归档。
（4）工程项目在竣工验收后三个月内接收归档。
（5）每年形成的财务档案，由行政部及有关部门保存一年，在下一年的第一季度内向行政部移交归档。
（6）电子文件逻辑归档实时进行，物理归档应与纸质文件归档时间一致。
（7）荣誉档案由给合办收集整理后于次年统一归档。
（8）声像档案在每次活动结束后整理归档。
（9）相关会议（技术会议、专题会议、年度工作会议），在会议结束后归档。
（10）外出、出差考察材料由当事人在回来后一个月内整理归档。
（11）变更、修改、补充的文件材料随进归档。
（12）公司内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料随时归档。
（13）公司产权变动过程中形成的文件材料随时归档。
3.14档案查（借）阅制度
档案借阅是行政部的日常业务工作，是档案更好地为生产提供利用服务的基本形式，为做好档案管理工作，特制订如下制度：
（1）凡本公司有关人员，因工作需要借阅档案者，一般只允许在行政部阅档室查阅。查阅内容根据档案密级程度，取得相关领导签字，同时做登记。
（2）本公司有关人员如有实际情况必须借出者，须办理相关手续，超过两天以上归还者，须经领导批准签字。但要如期归还。
（3）借阅档案者应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。借阅档案交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时反映给主管领导。
（4）外单位借阅档案者，须持单位介绍信，且经总经理批准后方可借阅，只限在本室查阅，一律不外借，且抄摘内容也须经总经理同意审核后方能带出。
（5）凡属不成熟的现行技术资料及保密文件一律不外借。
3.15档案的保密制度
（1）凡属密级档案，必须正确地标明密级，并妥善存放。
（2）非综合行政部人员不得随便进入行政部，行政部门窗及箱柜应及时关锁。
（3）全体职工对密级档案、文件、资料均须严格执行企业保密规定，不失密。否则应追究责任。
（4）凡查阅密级档案，均须办理审批和借阅手续，一般只允许在阅档室查阅，不得带出或复制，确属需要者须办理相关手续。
（5）查阅人员对档案内容承担保密义务，违反规定造成后果者必须追究责任。
（6）档案人员要忠于职守，认真执行各项保密制度。
（7）定期对保密档案保管情况进行检查，发现问题及时处理。
3.16行政部管理制度
（1）档案存入检查：
1）档案出入行政部要清点、登记。
2）定期对档案保管状况进行全面检查，做好记录，发现问题要采取积极有效措施，保证档案的安全。
（2）行政部管理：
1）行政部未经许可，外来人员不得擅自进入。
2）档案柜、卷排列科学、合理、整齐、美观，便于调卷。
3）行政部门窗须安装窗帘，行政部内采用白炽灯且照度不超过100lx。
4）避免光线直射档案，更不能在烈日下曝晒档案。防止有害生物对档案的危害。
5）行政部严禁堆放食品和易燃易爆物，必须配备适合档案用的消防器材并禁止吸烟，定期检查，杜绝一切发生火灾的可能。
8）行政部须做到八防：防火、防盗、防光、防有害气体、防潮、防湿、防虫、防尘。
9）做好档案接收、移交、保管、鉴定、利用各档案构成情况的准确、及时、科学的.统计工作。
10）建立健全档案的接收、移交、库藏、保管、利用和鉴定销毁等统计台帐。
3.17档案鉴定、销毁制度
（1）根据《档案法》中的相关规定，编制本企业的档案保管期限表。其中会计档案见会计档案保存期限表。
（2）保管期限分永久、长期、短期三种。介于两种保管期限，保管期限从长。
（3）从档案的内容、来源、时间、可靠程度、名称等方面监别档案的价值。
（4）档案通过鉴定，要求保管期准确，案卷质量达到规定标准。如果鉴定中发现档案不准确，不完整，应及时责成有关部门修改、补充。
（5）销毁档案必须严格掌握，慎重从事。销毁前要造具清册、提出销毁报告报总经理审批。销毁档案时要严格执行保密规定，由鉴定小组指定人员会同保密、保卫人员销毁或监销，防止失密。档案销毁时要有二人以上监销，并在清册上签字。
3.18档案工作人员岗位职责
（1）认真学*贯彻执行《档案法》和档案工作的方针、政策，坚持以法治档，忠于职守，全心全意为本部门各项工作做好服务。
（2）负责管理本部门的档案，做好各门类、各种载体档案的接收、收集、登记、整理、编目、保管、借阅。
（3）积极做好档案的服务利用工作，编制必要的检索工具和参考资料，及时准确地提供利用。
（4）做好档案的“八防”工作，确保档案的完整与安全。
（5）严格遵守“保密制度”工作，未经批准，不得擅自扩大档案的借阅范围，不得泄露档案的保密内容。
（6）负责对本部门档案工作进行监督、检查和指导。
(一)意义
(二)文件档案的类别与形式
公司文件档案包括以下各类别的书面文字形式、磁卡和电脑存藏(硬盘存藏、磁盘存藏)形式。
1.公司法律文件:公司章程、批准证书、营业执照、验资报告、审计报告、企业代码、银行税务登记等
2.公司董事会文件:董事会构成、股本构成、董事会决议、记要等
3.公司管理制度:公司运营、行政、财务、业务管理制度、文本、流程
4.公司财务资料:各类总、分帐册、报表、单据、凭账、报告等
5.公司人事薪资:人事结构、录用考核文件、薪资结构、薪资表、奖金计划及分配记录、奖惩记录、保险计划及记录《劳动合同》等
6.公司经营策略规划:客户需求分析、市场分析、各种调查分析、营销策略、公关网络、实施计划等
7.公司客户名册:客户名册、服务合同、协议、策略联盟协议、客户拓展、防谈名册及记录等
8.公司业务文件:公司各项对外服务的内部管理制度、流程、文本及有关方法培训资料、报价体系等
9.公司客户服务文件:服务过程中与客户沟通产生的'往来传真、往来函、建议书、分析底稿、调查底稿、客户提供之资料等
10.公司客户档案:已结案客户的完整档案,包括客户服务资料及公司各种服务文本、方案、策划、设计成果等
11.公司专业资料:公司搜集的各种业务文本、流程、制度、企划书、顾问服务理论、方法、同业服务成果、各类行业资料、公司由**主管部门获取及购买的政策法规、公司各类剪报等
12.公司图书、杂志:公司由公开发行系统购买、订购的各种图书、杂志
13.公司日常行政文件:日常通知、备忘、报告、批复、外来文函
14.公司宣传资料:公司对外宣传广告用之公司介绍、业务介绍、互联网主页介绍等。
1目的
规范分公司档案资料的管理工作。
2适用范围
适用于分公司所有档案资料的管理工作。
3职责
3.1行政部负责分公司的文件、资料的打印、归类、发放及登记工作，并保存分公司在管理服务活动中形成的各类档案。
3.2各部门负责管理本部门在管理服务活动中形成的各类档案。
3.3分公司总经理负责上报分公司文件、对外公开文件的发放审批工作。
3.4分公司总经理负责审批已过保存期档案资料的销毁工作。
4实施程序
4.1归档保存的文件
4.1.1分公司在管理服务或公务活动中形成的'工作计划、外来文件、报告、质量记录及与工作有关的图表、统计资料等。
4.1.2在工作中形成的图纸、操作说明书等技术档案。
4.1.3在专门业务活动中形成的各种档案，如:会议纪要、声像档案、工作记录等专项档案。
4.2文件、资料归档的要求。
4.2.1归档的文件资料必须字迹清楚工整，纸张及文件格式符合国家标准。
4.2.2归档的文件材料要完整齐全。
4.2.3每类建设工程竣工必须有兼职资料档案管理员参加，对其文件材料（含有关图纸等）完整性、准确性、系统性进行鉴定和验收。
4.2.4保持归档文件材料之间的历史联系，并进行科学分类、立卷和编号。
4.2.5案卷题名应确切反映卷内文件内容，并区分保管期限。
4.3档案资料的保管。
4.3.1所有档案资料均由资料管理员管理。
4.3.2存放档案必须有专用柜架，在排列上架时，应按照类别和保管部门的次序，自左向右，自上而下地排列，以便于管理和查找。
4.3.3底图除修改、送晒外，不得外借。修改后的底图入库时，要认真检查其修改、补充情况，并在档案资料盒内的面层上注明修改情况。
4.3.4存入胶片、照片、录像带、软盘、磁带要用特制的密封盒和专门的卷盒，按编号顺序排列在胶片柜或防火资料柜内。必要时采取复制、拷贝。
4.3.5每年一季度，对上一年度的各种资料档案进行归档，并对库藏档案进行清理核对和质量检查工作，做到完好、齐全。对破损或载体变质档案，要及时进行修补和复制，发现档案发霉或虫害要及时消杀。
4.3.6档案资料柜需做好防盗等设施。
4.3.7质量记录保存期为二年。
4.4档案资料借阅管理。
4.4.1分公司所有人员都有保护档案、借阅档案的权利和义务。
4.4.2分公司员工查阅档案资料，必须办理登记手续。
4.4.3在借阅档案资料时，应做到以下几点:
4.4.3.1按规定办理登记手续，定期归还；
4.4.3.2要爱护档案资料，不得丢失；
4.4.3.3所借档案不得随意折叠和拆散，不得对档案随意更改、涂写；
4.4.4借出和归还档案时，应办理清点手续，由资料档案员和借阅者当面核对清楚。
4.4.5档案如有丢失、损坏或泄密，要立即追究当事者责任。
4.4.6调离或辞职的人员，必须办理文档移交后方可办理调离手续。
4.5档案鉴定和销毁
4.5.1档案鉴定工作由档案鉴定小组负责进行，鉴定小组由分公司总经理、各部门经理、资料档案员和有关业务管理人员组成，日常的鉴定工作由行政部资料档案员负责。
4.5.2档案鉴定小组的任务:
4.5.2.1负责制订档案保管期限表；
4.5.2.2对到期档案提出存、毁意见。
4.5.3确定保管期限原则
4.5.3.1对有长远利用价值（如技术图纸、操作说明书等），并能反映分公司职能活动和历史面貌的。档案应永久保存。
4.5.3.2凡是在一定时间有利用价值的档案分别为长期或短期保存。
4.5.4鉴定工作应该每年进行一次，由资料管理员在每年1月初提出。
4.5.5鉴定中发现档案不准确、不完整，应及时责成有关人员负责修改和补充。
4.5.6销毁档案的程序包括:
4.5.6.1鉴定小组应列出需销毁档案的清单和撰写销毁报告分公司总经理审批，销毁清单及报告要保存。
4.5.6.2档案销毁时，由行政部经理进行监销并在销毁清册上签名。
4.5.7销毁档案资料时，要严格执行保密规定，对在销毁档案过程中出现失密或对分公司造成损失的，将根据有关规定进行处理。
5相关文件和质量记录表格
5.1《档案管理制度》
5.2《保密规定》
5.3《文件发放登记表》
5.4《文件借阅登记表》
第一条档案的定义与范围
档案是指过去和现在的公司各部门及员工在从事业务、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、帐册、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。
第二条档案管理的原则
档案管理分为统一管理和分散管理相结合。即公司档案由总经理办公室统一管理,各部门除已移交总经理办公室的档案外,其它档案文件由部门自行保管,以便于及时利用,维护档案文件的完整与安全。
第三条档案管理的责任部门和责任人
公司总经理办公室为公司档案的主管部门,设专门的档案管理人员,负责管理公司的各类档案,做好登记、归类、保管、索引、提供利用,并负责对各部门资料管理员进行工作指导、监督和检查;
各部门设有资料管理员,负责本部门资料管理,并接受公司档案管理员的监督和检查。
第四条归档的范围
1.公司证照及企业设立和变更的申请、审批、登记以及终止等方面的文件材料(包括企业的章程及投资各方签订的'合资、合作合同);
2.公司与有关单位签订的各种合同、协议书等;
3.公司会议记录、纪要和决定(包括发布的通知、通报、机构调整、任免、奖惩以及公司的规章制度);
4.公司制订的计划、统计、预决算、工作总结;
5.公司对外的正式发文与有关单位来往的文书、招投标文件等;
6.公司的各类申请、请求与相关部门的批复;
7.财务、会计及其管理方面的文件材料,公司历年来的凭证、账本等;
8.公司法律事务管理方面的文件材料;
9.公司各项目的技术图纸等资料;
10.反映公司历史沿革及公司重大活动的电子版照片及音像资料;
11.其它对公司具有利用价值和保存价值的文件资料(含各类载体,如电子文本等);
12.公司历年获奖资料。
第五条归档要求
整理办法:分为文书档案和工程项目档案(竣工工程档案立卷,未竣工工程资料整理成册)。
1.归档的文件材料,应按照自然形成、保持历史联系的原则,结合归档要求和文件内容进行归档。
2.在一个卷内(档案袋、盒)的文件资料要有清晰的《卷内文件目录》,并且按项目、内容或文件形成时间,系统的排列。
3.案卷标题要简明准确,整理好的案卷要确定保管期限,原则上分为永久、长期(十年以上)、短期(十年以下)三种。确定保管期限的基本原则是:
（1）对公司有长远利用价值的档案应永久保存;
（2）对公司在一定时期内有利用价值的档案分别为长期或短期保存;
（3）凡是介于两种保管期限之间的档案,其保管期限一律从长。
4.按归档要求进行装订、编号、填写《卷内备考表》。
5.全部案卷组成后,要对案卷作统一排列并编写档案号,然后逐卷登记,填写《案卷总目录》。
第六条过程管理
属于公司保管的档案文件:各部门资料员做好*时文件的预立卷工作,并在每月初或事件结束后将上月需归档的文件整理成册移交总经理办公室保管,任何人不得据为已有。
第七条档案销毁规定
公司档案文件销毁:档案在超出规定保存期限一年后,可由公司档案管理员和资料所属部门资料员整理出库进行销毁。销毁档案时必须慎重从事。销毁前由公司档案管理员和资料所属部门资料员一起将需要销毁的资料列出销毁清单,由资料所属部门资料员填写《文件资料销毁清单》进行申请,报销毁资料所属部门的部门经理、主管副总审批,最后经总经理同意后,两人以上执行销毁程序,并在销毁清单上签字确认,公司档案管理员全程监督。销毁档案要严格执行保密规定,销毁清单由公司档案员留存,以便备查。
部门档案文件销毁:部门形成的文件资料无利用价值时,可由本部门资料员填写《文件资料销毁清单》。提出销毁申请,部门经理审批同意后,两人以上执行销毁程序并签字确认。销毁清单由本部门资料员留存,以便备查。
第八条档案借阅
1.因工作需要借阅存在总经理办公室的公司档案的,应事先填写档案借阅单,逐级审批,经总经理同意后方可借阅。
2.员工不得携带公司原件材料外出,确因工作需要外带时,需在填写档案借阅单时注明外带原因,待总经理审批同意后方可外带,用毕归还。
3.借阅档案者必须对所借档案妥善保管,不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等,更不能随意乱放,以免遗失。
4.部门档案借阅由资料员填写《文件资料发放、借用记录表》做好记录,借阅人签字确认,并按时归还。
5.总经理办公室统一管理公司资料复印件。公司档案管理员或总经理办公室秘书需要在文件资料复印件上加注“仅供…使用”的用途说明。
第九条档案备份规定
公司所有有价值的文件、报表、业务资料等档案,须存有电子扫描文档,无法电子扫描文档的,必须做好备份。
第十条档案保管
1.公司档案员在接收文件资料存档时,必须认真验收,填写《文件资料移交登记表》,送档人和接档人均须签字确认,完成档案交接手续。
2.对于已存放胶片、照片、磁带要用特制的密封盒、胶片页夹和影集等,按编号顺序排列在资料柜内。
3.档案管理员要定期对库存档案进行清理核对,做到帐、物相符,对破损或载体变质的档案,要及时进行修补和复制。库存档案如移交、作废和遗失时,须注明原因,保存依据。
第十一条档案保密规定
公司所有人员均应严格遵守公司的保密规定,违者依据公司“奖惩条例”严肃处理。
——公司文件的管理制度 (菁华3篇)
1、目的
为提高公司文件处理工作的效率和质量，使之规范化、科学化、制度化，对公司的文件的体例格式、编制、编号、审批、发布、归档等文件管理的工作流程和作业标准作出明确规定，实现公司文件管理的规范化、制度化、提高公司文件管理的有效性和适应性。结合公司实际工作情况，特制定本制度。
2、适用范围
适用于公司及各部门文件和外来文件的管理。
3、职责
3.1公司总经办是公司文件管理的归口部门，负责文件管理制度的制定、修订的起草及本制度的宣贯、发放、废止工作，并负责在全公司范围内对本制度执行的指导及监督。
3.2总经办负责公司质量管理体系、管理制度、行政性文件、法律法规文件、*相关外来文件的收录、发放、归档、废止的管理。
3.3各部门产生的内部使用的文件有部门负责人或者指定人员负责文件的收录、发放、归档、废止的管理。
3.4文件编制、审批、发布的权责
3.4.1总经办负责组织制定公司行政管理、人力资源管理及其他基础性管理制度及行政性发文（通知、通告）等文件。
3.4.2财务部负责制定公司财务管理制度文件。
3.4.3客服部负责制定公司客服管理制度文件。
3.4.4生产部负责制定公司生产管理制度文件。
3.4.5质检部负责组织制定公司质量体系文件、产品认证文件，并负责制定质量管理制度、产品质量检验规程、检验作业指导书等文件。
3.4.6设计部负责制定公司公司技术管理规范、产品技术标准、产品设计开发输出文件（设计图样、产品bom、检验标准、规范测试）等文件。
3.4.7工厂负责制定产品bom、产品工艺文件、操作规程、生产作业指导书等文件（由打样工厂负责）。
3.4.8公司及各部门文件制定由部门负责人或指定人员编制，公司副总或部门负责人审核，总经理批准。
3.4.9公司及各部门文件分发布前，应向总经办提交电子/纸张文件审核备案，并获得文件号。
3.5质量体系文件的编制、审核、批准、发布，依《质量手册》和《文件控制程序》的规定执行。
4、定义
4.1文件：公司文件是在公司管理过程中形成的具有执行效力和规范体式的文书，是公司各项工作开展和进行相关活动的重要依据和工具。
4.2受控文件：需要对文件的分发、更改、回收进行控制。随时保持最新有效版本的文件。
4.3非受控文件：不受更改/修订的控制，其封面或正文页面无“受控”标识，文件更改/修订后不必通知文件持有人。
4.4外来文件：指来源于公司之外的与公司各项工作开展和进行相关活动有关的文件。(法律、法规、标准、行业规范、客户要求等）
5、工作程序
5.1文件的分类
5.1.1文件属性分类
（1）质量体系文件：质量方针、质量目标、质量手册、质量体系程序文件、质量计划及质量体系运行过程中形成的文件。
（2）行政性文件：公司的公告、通知、通报、报告、申请、传真等。
（3）管理性文件：公司管理规章制度、工作流程、规范/规定等，如人力资源管理制度、行政管理制度、产品设计开发流程等。
（4）技术性文件：产品标准、设计图样、工艺文件、操作规程、检验规程等。
（5）外来文件：国家有关法律、法规、国家/行业标准、供应商/客户提供文件、设备文档等。
5.1.2文件阶层分类
（1)一阶文件：公司章程、公司经营规划/计划、质量手册。
（2)二阶文件：公司经营管理活动开展所有过程控制的程序文件。
（3)三阶文件：管理制度、规范/规定、设计文件、技术规程、作业指导书、外来文件等。
（4)四阶文件：各记录表单、报表等。
（一）目的
为规范管理本企业的安全生产规章制度，确保符合国家相关法律法规、标准和规范，符合本企业的特点，具有实际的指导意义，制订本制度。
（二）适用范围
本制度适用于xx水泥有限公司安全生产规章制度，安全操作规程及其他安全生产文件的编制、发布、使用、评审、修订等管理。
（三）规范性引用文件
《文件控制程序》
（四）职责
1.总经理负责组织制定、审核、签发并落实本单位安全生产规章制度和、岗位安全操作规程和岗位生产责任制。
2.生产技术处负责实施对安全规章制度、岗位安全操作规程和岗位生产责任制文件的编制组织、审核修订，包括与安全标准化有关的外来文件。
3.各分厂、处室在职权范围内分工负责本单位的安全生产管理制度、安全操作规程和岗位生产责任制的编制和管理。
(五)管理要求
1.安全标准化文件的分类、编号
1.1本企业的安全标准化文件主要包括：安全生产规章制度、安全操作规程、岗位安全生产责任制、事故应急救援预案等。
1.2安全标准化文件的受控状态
安全标准化文件分“受控”和“非受控”两种形式。“受控”文件的发放对象为本公司与标准化运行有关的部门或个人。“受控”文件发放时其封面加盖“受控”章，进行统一编号，并对持有者进行登记，必要时盖xx水泥有限公司专用章。“非受控”文件只进行编号和记录，可作为一次性文件提供给顾客，发出后不再进行管理。
1.3安全标准化文件的编号规则：
1.3.1公司自行编制的安全标准化文件的编号规则：
注：
“WNXN”，是“xx水泥有限公司”的代码
“WN”是，“威宁”的拼音第一个字母缩写；
“XN”，指公司名称“西南”；
“R”是指“记录”；
“AQ”，指各安全文件的编号，安全生产规章制度WNXN-AQZD，操作规程WNXN-CZGC，安全责任制WNXN-AQZRZ等开始编，需保留文件控制的相关记录。
1.3.2国家行业地方等标准采用原编号。
2.安全标准化文件的编制
2.1生产技术处负责组织编写《安全生产管理制度汇编》，包括《应急救援预案》《岗位安全操作规程》《岗位安全生产责任制》等文件的编写，按照安全标准化的13个要素进行分解，各分厂、处室按照职权范围负责本部门所涉及的安全标准化要素进行安全文件的编写。
2.2《安全生产管理制度汇编》至少包含下列内容：安全目标管理、安全生产责任制管理、法律法规标准规范管理、安全投入管理、文件和档案管理、风险评估和控制管理、安全教育培训管理、特种作业人员管理、设备设施安全管理、建设项目安全“三同时”管理、生产设备设施验收管理、生产设备设施报废管理、施工和检维修安全管理、危险物品及重大危险源管理、作业安全管理、相关方及外用工（单位）管理、职业健康管理、劳动防护用品（具）和保健品管理、安全检查及隐患治理、应急管理、事故管理、安全绩效评定管理等。
2.3制度内容要符合国家相关法律、法规，标准和规范，应符合本企业的实际，不能照抄照搬。
2.4制度的编写人员应了解国家相关法律、法规，标准和规范，熟悉本企业的组织架构和管理特点，确保合规性。制度的格式建议包括以下内容：目的、适用范围、规范性引用文件、职责、管理要求、记录等。
2.5《岗位安全操作规程》要涵盖本企业的所有岗位（或设备），内容要基于特定的危险源（危害因素）辨识和风险分析评价和控制。其格式建议包括以下内容：目的、范围、主要风险及控制措施、操作规程、安全注意事项、应急处置、附件等。
2.6应急预案的编写应符合《生产经营单位安全生产事故应急预案编制导则》的要求，应按规定评审，并报安监部门备案。
3.安全标准化文件的会签
3.1安全标准化文件草稿编制结束后，生产技术处应将草稿发放到相关部门，或组织相关部门、人员讨论，广泛征求各部门人员的意见。
3.2各部门人员提出的意见，生产技术处应做好记录，斟酌采纳后融入到其中。
4.安全标准化文件的审批
4.1《安全生产管理制度汇编》由生产技术处组织编写，生产技术处负责人审核后报请主管领导，由总经理批准。
4.2各部门负责编制的安全标准化文件由各单位自行起草，生产技术处负责人审核后报请主管领导，公司总经理批准。
4.3安全标准化文件在发布前，审核时规定发放范围。
4.4各分厂、处室负责人负责审核部门起草的文件，报公司总经理批准。
5.安全标准化文件的`发布
5.1受控文件由行政人事处根据文件的发放范围统一发放。
5.1．1公司重要安全文件、制度由行政人事处文件发放程序发放，发放途径通过公司OA或ERP管理信息*台发放到相关部门，相关部门应及时查阅，获取存档。
5.1．2一般的安全文件，由拟定文件部门，按文件发放程序发放，发放途径通过公司OA或ERP管理信息*台发放到相关部门或本部门，相关部门或本部门应及时查阅，获取存档。
5.2安全标准化文件发放应在《文件发放/回收登记表》上登记，受控文件应记录发放号，并有文件接收人签名，保留发放记录。
5.3各分厂编制的安全生产管理制度及岗位安全操作规程应由行政人事处发放到相关岗位，并组织培训考核，保留记录资料。
5.4安全标准化文件应以公司正式文件发布。
5.5各分厂、处室应严格按照安全标准化文件的要求执行。
6.安全标准化文件的使用
6.1文件使用人的受控文件破损严重影响使用时，应向办公室办理更换手续，交回破损文件，补发新文件。补发新文件，分发号不变。
6.2文件使用人丢失受控文件应向行政人事处报告，说明丢失原因，经原批准人批准后补发新文件。
6.3行政人事处保存相关《受控文件目录》。
7.安全标准化文件的评审
7.1公司每年至少组织一次对安全生产法律法规、标准规范、规章制度和操作规程、岗位安全生产责任制的执行情况及适用情况进行全面检查和评估，并编写评估报告。
7.2个别文件因可操作性等原因需要临时评审的，由使用单位提出，生产技术处负责组织安全标准化文件评审，以确定是否需要修改。
7.3出现下列情况时，评审工作可以立即开展，确保安全规章制度和安全操作规程的适用性和有效性：
7.3.1*生产新的法律法规标准及其他要求在官方媒体公布或通过文件精神下达时。
7.3.2省市等上级部门安全生产行政管理部门新下发的安全管理相关文件通知时。
7.3.3公司新工艺新技术、新装置、新产品和新方法的投入使用时。
7.3.4当发生事故时，工艺技术材料等发生变更时。
7.3.5企业发生并购重组时。
8.安全标准化文件的修订
8.1制定文件修订的计划，并根据文件评审结果、安全检查反馈的问题、生产安全事故案例和绩效评定结果等，对安全生产规章制度及岗位安全操作规程进行修订，确保其有效和适用；
8.2安全标准化文件需要更改时，应有文件更改人书面说明原因及更改内容；重大更改（如技术等）还应附有充分的理由和依据，经单位负责人签字，文件主管部门审核后，报原文件批准人批准。原批准人发生变化或其职能发生变化时，应报接替其职能的人员批准。
8.3安全标准化文件经修改后应注明修改状态，自0开始顺序编号，修改页超过2/3时应换版。
8.4安全标准化文件的换版和文件的作废及销毁要进行登记。
9.安全标准化文件的管理
9.1经批准的文件应按文件的编号规则予以编号登记。文件起草部门应将文件原稿和批文交办公室保存。以媒体形式存放文件应加密/将磁盘标识存档。
9.2需临时借阅安全标准化文件时，应经安全文件管理部门负责人批准并予以登记，借阅者应在规定的日期时间内归还文件。文件原稿不对外借阅。
9.3文件复印和拷贝需填写申请单，由行政人事处负责人批准后执行。未经批准任何人不得擅自打印复印和拷贝。
（一）总则
第一条爲减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，根据中央关於文书处理的有关规定，结合我厂的实际情况，特制订本制度。
第二条文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，同级函、电、来文，本厂上报下发的各种文件、资料。
第三条按照党政分工的原则，全厂各类文件分别由党委办公室和厂部办（以下简称两办）归口管理。
（二）收文的管理
第四条公文的签收
1、凡来厂公啓文件（除厂领导订啓的外）均由厂收发员登*收（由上级或邮电局机要通讯员直送机要室的机要文件除外）後分别交两办机要秘书拆封。在签收和拆封时，收发员和机要秘书均需注意检查封口和邮戳。对开口和邮票撕毁函件应查明原因，对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收。
2、对上级机要部门发来的文件，要进行信封、文件、文号、机要编号的四对口核定，如果其中一项不对口，应立即报告上级机要部门，并登记差错文件的文号。
第五条公文的编号保管
1、两办机要秘书对上级来文拆封後应及时附上文件处理传阅单，并分类登记编号、保管。须由工厂承办或归档的厂领导亲啓文件，厂领导啓封後，也应分别交两办办理正常手续。
2、本厂外出人员开会带回的文件及资料应及时分别送交两办机要秘书进行登记编号保管，不得个人保存。
第六条公文的阅批与分转
1、凡正式文件均需分别由两办主任（或副主任）根据文件内容和性质阅签後，由机要秘书分送承办部门阅办，重要文件应呈送厂领导（或分管领导）亲自阅批後分送承办部门阅办避免文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要即阅即办。
2、一般函、电、单据等，分别由两办机要秘书直接分转处理。如涉及几个单位会办的文件，应同主办单位联系後再分转处理。
3、爲加速文件运转，机要秘书应在当天或第二天将文件送到厂领导和承办部门，如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过两天（特殊情况例外）。
第七条文件的传阅与催办。
1、传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。
2、阅读文件应抓紧时间，当天阅完後应在下班前将文件交机要室，阅批文件一般不得超过两天，阅後应签名以示负责。如有领导批示、拟办意见两办应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。
3、阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要，要办理借阅手续，以防止丢失泄密。
4、文件阅完後，应送交两办机要秘书，切忌横传。
5、两办机要秘书对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放分散，如需备查，应按照有关保密规定，并征得两办同意後，予以复印或摘抄，原件应及时归档周转。
6、按照阅文范围，离、退休干部，一般由有关部门定期组织学*有关文件，或由两办机要室通知到机要室阅文。
（三）发文的管理
第八条发文的规定
1、全厂上报下发正式文件的权力分别集中党委和厂部，各群衆团体和部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。
2、各群衆团体、部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作要求发文应分别向党委、厂部提出发文申请，并将文件底稿分别交两办审核。党委、厂部同意发文，则两办分别按党、政机构设置与业务分工统一归口以党×字、厂×字发文。群衆团体文件由党委批转。
3、对全厂影响较大，涉及两个以上厂领导分管范围的文件，须由党委*或厂长批准签发。其馀文件均由分管厂领导批准签发。
第九条发文的范围：
1、凡是以党委、厂部名义发出的文件、通告、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报，均属发文范围。
2、党委、厂部下发文件主要用於：
（1）公布全厂规章制度；
（2）转发上级文件或根据上级文件精神制订的工厂文件；
（3）公布工厂体制机构变动或干部任免事项；
（4）公布全厂性的重大生産、技术、经营管理、政治工作、生活福利等工作的决定；
（5）发布有关奖惩决定和通报；
（6）其他有关全厂的重大事项；
3、党委、厂部上行文、外发文主要用於：
（1）对上级机关呈报工作计划、请示报告、处理决定；
（2）同兄弟单位联系有关工厂重大生産、技术、人事劳资、物资供应、科研、基建、经营管理、党群工作等事宜。
4、在工厂日常生産、技术、经营管理、党群工作中，有关图纸、技术文件、工艺修改、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项，应按有关制度办理，经分管厂领导批准後，由主管业务科室书面或口头通知执行，一般不用厂部文件发布。
5、凡各业务科室如开专题会议所作的决定，一般都不应发文，不备查考，可以科室名义用《工作简讯》发会议纪要。
6、各业务科室与外单位发生的一般业务联系，可用各科室的名义对外发函（应各自编号备查）不用厂部名义发文。
（四）发文程式与要求
第十条发文程式规定：
1、各单位元需要发文，应事先分别向党委、厂部提出申请；
2、党委、厂部同意发文时，主办单位应以党的方针、政策和国家法令，上级指示或工作实际需要草拟文件初稿；
3、草拟文稿必须从全厂角度出发，做到情况确实、观点鲜明、条理清楚、层次分明、文字简炼、标点符号正确、书写工整。严禁使用铅笔、圆珠笔、红墨水和彩笔书写；
4、文稿拟就後，拟搞人应填附发文稿纸首页，详细写明文件标题、发送范围、印刷份数、拟稿单位与拟稿人，并签名、盖章、标定日期和密级；
5、两办应根据党委、厂部的要求和上级有关指示精神，有关文件规定，对文稿进行审查和修改。对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文稿应退回拟稿单位重新拟稿；
6、经两办审查修改後的文稿，送部门主管领导核稿（对文稿内容、质量负责）；
7、对审核时修改较多，有碍列印和存档的文稿，应由拟搞部门重新誊写清楚；
8、需经会签的文稿，应在交付列印前送会签部门会签；
9、文稿审核会签後，按批准许可权的规定分别呈送党委、厂部领导审定批准签发；
10、经领导批准签发後的文稿交两办机要秘书统一编号送打字室列印；
11、文件列印清样，应由拟稿人校对，校对人员应在发文稿上签名；
12、文件打字後，由两办派专人按数印刷，再由两办机要秘书分发并检查落实情况，对印刷质量不好的文件，机要秘书应拒绝盖印分发。
（五）文件的借阅和清退
第十一条各部门有关工作人员因工作需要借阅一般文件，需经本部门负责人签写便条，对有密级的文件须两办主任同意後方可借阅。
第十二条借阅文件应严格履行借阅登记手续，就地阅看，按时归还。任何人不得将文件带走或全文抄录，不允许拆卷和在文件上勾划等。
第十三条两办机要秘书对承办的公文应抓紧催办，应定期对事情已经办妥的本厂文件和上级要求限期清退的文件，进行收缴清退工作。（一般爲月底一小清，季末一中清、年终一总清）。如发现文件丢失，必须及时查明原因和责任者，并如实向领导报告。
第十四条各部门应指定一位责任心强的同志负责文件收交、保管、保密、催办检查工作。
（六）文件的.立卷与归档
第十五条文件的归档范围：
1、凡下列文件统一分别由两办负责归档：
（1）上级机关来文，包括上级对工厂报告、申请的批复；
（2）党委、厂部发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、工作总结、领导发言和生産经营工作的各类计划统计、季度、年度报表等；
（3）厂党委会、厂长办公室、厂务会、工厂管理委员会、中层干部会以及各种专业例会记录；
（4）厂党代会、职代工、工会会员*、团代会等厂一级的党群组织召开的*所形成的报告、总结、决议、发言、简报、会议记录等；
（5）有保存价值的人民来信来访记录及处理结果；
（6）叁加上级召开的各种会议带回的文件、资料及本厂在会上汇报表言材料等；
（7）上级机关领导同志来厂检查视察工作的报告、指示记录，以及本厂向上级进行汇报的提纲和材料；
（8）反映本厂生産、经营活动、先进人物事迹及厂领导工作等的音、像摄制品；
（9）工厂日志和大事记；
（10）工厂向上级请示批复的文件及上报的有关材料。
2、业务科室，各群衆团体日常工作中形成的活动资料，由各业务科室、群衆团体负责立卷归档。
第十六条立卷要求
1、文件立卷应按照内容、名称、作者、时间顺序，分门别类地进行整理归档。
2、立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。
3、要坚持*时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档。
4、上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向档案馆（室）移交，清单一式两份。（接交单位各留存一份备查）。
（七）文件的销毁
第十七条对於多馀、重复、过时和无保存价值的文件，两办机要室应定期清理造册，并按上级有关规定，办理申请销毁手续。
第十八条经审核同意销毁的文件，应派专车分别由两办机要秘书和正副主任护送到上级机关指定的纸厂监视销毁。
——公司文件打印管理制度 (菁华3篇)
1.目的
为规范本公司文件分类、编号、拟定、审批、用印、收发处理、整理存档等工作，特制定本制度，适用于正龙物业有限公司及下属管理中心各部门的文件管理工作。
2.职责
2.1总经理负责公司所有对外发文审批。
2.2管理中心经理负责管理中心文件的审批。物业部负责管理中心文件的打印及文号的管理工作。
2.3部门主管负责本部门文件的拟制与审核，及负责本部门对公司内部发文的审批，并负责定期将已处理完毕的文件移交行政人事部。
2.4行政人事部负责公司文件格式、文号及资料的审核，用印管理、归档管理工作。
3.文件种类
3.1上行文：请示，报告，计划，总结；
3.2下行文：批复，决定，通知，通告，通报，制度，规定；
3.3*行文：信函，会议纪要。
4.文件格式
4.1发文统一使用以上文件类别之一。
4.2秘密等级和紧急程度，用来确定文件发送方式及办理速度，统一在文件的左上角位置加注。
4.3收文单位。是指用来处理或答复文件中有关问题和有关事项的单位。
4.4正文。是文件的主体部分。文件制发的目的和根据，讲述什么事情，解决什么问题以及办法和要求，都要在正文中阐述清楚：
4.5标题统一使用二号或三号黑体字，放在居中位置；
4.6正文统一使用四号或小四宋体字，与主送单位等持续一致。每段开头空两个字；要合理地划分段落，正确使用标点符号，行间距为1.5倍，以清晰、美观为原则；
4.7附件。通常指随正文发出的补充说明材料：如果该文件有附件的，应在正文之下发文单位落款的左上侧，专行空两格注明"附件：XXX"字样；如果附件较多，还须编上序号；文件无附件的，无须注明；
4.8落款。指发文单位全称或规范化的简称。以总经理的名义发出的，要用负责人姓名（前面冠以职务身分）署名：落款一般放在正文（或附件标记）的右下角，相关于书信中具名的位置；如果正文恰好占满全页，落款务必放在另页空白纸上时，并在其上面加注一行"（此页无正文）"字样；落款字体与正文相同。
4.9日期：
4.9.1一般应写发文日期；
4.9.2制度或会议透过的文件应写透过的日期；
4.9.3重要的文件写签发的日期；
5.文号
5.1根据文件类别、发文日期、发文单位及发文顺序对文件进行统一编号；具体文号编制规则见附件。
5.2公司文号由行政人事部统一管理，管理中心文号由物业部统一管理；
5.3发文部门需到以上部门登记领取文号后，方可发文。
6.用印
6.1用印是发文单位对文件负责的标志，是文件合法生效的标志，对外发文或内部重要文件都应加盖印章。
6.2文件打印校对完之后，由管理印章的人员用印并进行登记；
6.3印章应盖在落款和年月日中间，即"骑年盖月"位置。
7.文件管理
7.1包括撰写、审核、签发、盖印、发放、归档、整理等一系列工作：
7.2正规文件应尽量打印，并由拟文人仔细校对审核。
7.3签发。签发人对签发的文件负有完全职责，应本着负责精神，仔细阅读文稿，实事求是地拟写批语。同意签发的，注明"同意发文"字样后按正常手续办理；不同意的写出具体意见返还拟文人重新撰写；
7.4用印。印章管理人员依据规定加印，并作好登记。对一页以上的重要文件还须加盖骑缝印。
7.5发放。由发文部门填写《文件发放登记表》，并做好发文签收登记工作。需要回复办理的文件，还要填写《文件处理单》，夹在文件前面，一并送有关人员或部门办理。
7.6收文。文件管理人员（一般为行政人事部或管理中心物业部相关人员）将所收到的文件登记在《收文登记表》内，资料包括：流水号.收文日期、发文单位、收文标题、文件编号、发文日期、份数、处理状况、备注等。
7.7传阅。传阅工作一般由行政人事部或管理中心物业部办理。阅读人在阅读后应签署姓名、日期。
7.8保存。文件办理完毕后，由最后处理部门人员进行保管。
7.9归档。各部门定期将本部门已处理完毕的文件汇兑交行政人事部，由行政人事部进行整理存档工作。
第一条 总则
1.为加强公司行政事务管理，理顺公司内部关系，使 各项管理标准化、制度化，提高办事效率，特制定本规定。
2.本规定所指行政事务包括档案管理、印鉴管理、公文打印管理、办 公及劳保用品管理、库房管理、报刊及邮发管理等。
第二条 档案管理
1.归档范围：
公司的规划、年度计划、统计资料、科学技术、财务审计、劳动工资、经营情 况、人事档案、会议记录、决议、决定、委任书、协议、合同、项目方案、通 告、通知等具有参考价值的文件材料。
2.档案管理要指定专人负责，明确责任，保证原始资料及单据齐全完 整，密级档案必须保证安全。
3.档案的借阅与索取：
（1）总经理、副总经理、总经理办公室主任借阅非密级档案可通过档案管理人 员办理借阅手续，直接提档；
（2）公司其他人员需借阅档案时，要经主管副总经理批准，并办理借阅手续。
借阅档案必须爱护，保持整洁，严禁涂改，注意安全和保密，严禁擅自翻 印、抄录、转借、遗失。如确属工作需要摘录和复制，凡属密级档案，必须由 总经理批准方可摘录和复制；一般内部档案经总经理办公室主任批准方可摘录 和复制。
4.档案的销毁：
（1）任何组织或个人非经允许无权随意销毁公司档案材料；
（2）若按规定需要销毁时，凡属密级档案须经总经理批准后方可销毁；一般内 部档案，须经公司办公室主任批准后方可销毁。
（3）经批准销毁的公司档案。档案人员要认真填写、编制销毁清单，由专人监督销毁。
第三条 印鉴管理
1.公司印鉴由总经理办公室主任负责保管。
2.公司印鉴的使用一律由主管副总经理签字许可后管理印鉴人方可盖 章，如违反此项规定造成的后果由直接责任人员负责。
3.公司所有需要盖印鉴的介绍信、说明及对外开出的任何公文，应统 一编号登记，以备查询、存档。
4.公司一般不允许开具空白介绍信、证明，如因工作需要或其它特殊情况 确需开 具时，必须经主管副总经理签字批条方可开出。持空白介绍信外出工作回来必须向公司汇报 其介绍信的用途，未使用的必须交回。
5.盖章后出现的意外情况由批准人负责。
第四条 公文打印管理
1.公司公文的打印工作由总经理办公室负责。
2.各部室打印的公文或其他资料须经本部门负责人签字，交电脑部 打印，按价计费。
3.公司各部、室所有打印公文、文件，必须一式三份，交总经理办 公室留底存档。
第五条 办公及劳保用品的管理
1.办公用品的购发：
（1）每月月底前，各部、室负责人将该部门所需要的办公用品制定计划提交总 经理办公室；
（2）总经理办公室指定专人制定每月办公用品计划及预算，经主管副 总经理审批后负责将办公用品购回，根据实际工作需要有计划地分发给各个部、室，由部、 室主任签字领回
（3）除正常配给的办公用品外，若还需用其它用品的须经总经理办公室主任批准方可领用；
（4）公司新聘工作人员的办公用品，办公室根据部、室负责人提供的名单和用品 清单，负责为其配齐，以保证新聘人员的正常工作；
（5）负责购发办公用品的人员要做到办公用品齐全、品种对路、量足质优、库 存合理、开支适当、用品保管好；
（6）负责购发办公用品的人员要建立帐本，办好入库、出库手续。出库一定要 由领取人员签字；
（7）办公室用品管理一定要做到文明、清洁、注意安全、防火、防盗、严格按照 规章制度办事，不允许非工作人员进入库房。
2.劳保用品的购发：
劳保用品的配给，由总经理办公室根据各部、室的实际工作需要统一购买、统 一发放。
第六条 库房管理
1.库房物资的存放必须按分类、品种、规格、型号分别建立帐卡。
2.采购人员购入的物品必须附有合格证及入库单，收货时要当面点 清数目，检查包装是否完好，如发现短缺或损坏，应立即拆包清点数目，如发现实物与入库 单数量、规格不符时，库房保管员应向交货人提出并通知有关负责人。
3.物资入库后，应当日填写帐卡。
4.严格执行出入库手续，物资出库必须填写出库单，经公司办公室 主任批准后方可出库。
5.库房物资一般不可外借，特殊情况须由总经理或副总经理批准 ，办理外借手续。
6.严格管理帐单资料，所有帐册、帐单要填写整洁、清楚、计算 准确，不得随意涂改。
7.库房内严禁吸烟，禁止无关工作人员入内，库内必须配备消防 设施，做到防火、防盗、防潮。
第七条 报刊及邮发管理
1.报刊管理人员每半年按照公司的要求作出订阅报刊计划及预算，负责办理有关订阅手续。
2.报刊管理人员每日负责将报刊取回并进行处理、分类、登记， 并分别送到有关部门。有关部门处理后，一周内交回办公室由报刊管理人员统一 保管、存档备查。
3.任何人不得随意将报刊挪作他用，若需处理，需经总经理办公 室主任批准。
第八条 附则
1.公司办公室负责为各部室邮发信件、邮件。
（1）私人信件，一律实行自费，贴足邮票，交办公室或自己送往邮局；
（2）所有公发信件、邮件一律不封口，由收发员登记，统一封口，负责寄发；
（3）控制各类挂号信。凡因公需挂号者，须经各部室主任批准，总经理办公室登记后方可邮发。
2.本规定如有未尽事宜或随着公司的发展有些条款不适应工作需 要的，各部门可提出修改意见交总经理办公室研究并提请总经理批复。
3.本规定解释权归总经理办公室。
4.本规定从发布之日起生效。
为适应公司无纸化办公要求，加强文印管理，减少纸墨浪费，提高打印、复印质量，特作如下规定：
1 公司一级的对外、对内的所有发文和会议材料，以及公司计划、总结、专题汇报、请示等属打印范围，各部门材料及内部使用的表格等由部门自行打印。
2 所有发文及会议材料，必须经归口审批签发（原则上政工内容由分管*审批，行政内容由分管总经理审批，技术内容由分管总工或分管生产总经理审批）后交打字员打印。其中，会议材料由会议主办部门填写复印申请单，经文印管理部门负责人签字同意后，交打印室复印。其它打印的材料需经文印管理部门负责人签字同意后，根据轻重缓急，安排打印，未经领导签发和文印管理部门负责人安排，打印室概不受理。
3 凡需打印的文件材料，要注意文体格式，符合规范要求，字迹清楚，由拟稿部门对照底稿校对，校对时不得擅自随便删改，打字员必须在校正后，方可付印。
4 打印件原则上只打印两份归档备查，重要的原底稿归档。打字员及时将打印件电子版登录至Notes发文信息，其他材料的电子版由相关部门负责网上传送。
5 凡需复印的材料需经文印管理部门负责人签字同意，未经同意，打印室概不受理。 6 所有打印、复印文件及材料，适合以电子版形式传递发送的，一律不再印发纸质文本，必须要有纸质载体的，要严格控制打印、复印数量，不得超过批准的份数。
7 为提高工作效率，不影响打字员的正常工作和有利于对打印文件、材料的保密，打印室除打字工作人员外，其他人员非工作需要不得入内。
——公司的文件管理制度 50句菁华
1、缴毁文件有清单。对清缴上来的文件，按规定该存档的存档，该上缴的上缴，该销毁的销毁，无论是存档，上交或是销毁，都必须分类列出清单备查。
2、质量记录填写：要求个部门质量记录填写人员在填写时要及时、完整、自己清楚、数据准确、使用中性笔或者圆珠笔笔填写。质量记录原则上不准更改，如有失误或者计算错误时，在改动处划改并签名。
3、2.1文件归档
4、2.2文件发放
5、4文件的作废与销毁
6、文件签署分为纸质文件签署、电子文件签署和光盘签署。其中，纸质文件签署须在纸质文件上手写签署，电子文件签署则在starteam上以备注的方式进行签署，光盘签署则在光盘封面的标签上进行总体签署。
7、各相关负责人负责技术文件的审核和批准。
8、技术文件的编制必须严格执行编制、校对、审核三级把关制度；明确各级的责、权、利。
9、4文件编制、审批、发布的权责
10、4.1总经办负责组织制定公司行政管理、人力资源管理及其他基础性管理制度及行政性发文（通知、通告）等文件。
11、4.4生产部负责制定公司生产管理制度文件。
12、1.2文件阶层分类
13、存档时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。
14、2管理中心经理负责管理中心文件的审批。物业部负责管理中心文件的打印及文号的管理工作。
15、4行政人事部负责公司文件格式、文号及资料的审核，用印管理、归档管理工作。
16、3*行文:信函，会议纪要。
17、4正文。是文件的主体部分。文件制发的目的和根据，讲述什么事情，解决什么问题以及办法和要求，都要在正文中阐述清楚:
18、3《对外发文登记表》
19、11报告总结格式
20、文件签名分为纸质文件签名、电子文件签名、光盘签名。其中纸质文档签名必须用手写在纸质文档上，电子文档签名必须作为注释签署starteam，光盘签名必须作为一个整体签署光盘封面上的标签。
21、文件的起草、收发、打印、归档整理、借阅销毁等由办公室人员负责执行。
22、机密文件由行政人事部主管保管，办公室人员对一般性文件进行分类管理，定期整理并制作相关报表提交给部门主管。
23、根据存档时间及存档的必要性对文件进行销毁，需上报行政人事主管签字批准，按照文件管理制度进行处理。
24、在诊断检验前，质量检验员应主动告知车主出具《机动车维修记录》。
25、安全标准化文件的会签
26、5各分厂、处室应严格按照安全标准化文件的要求执行。
27、3文件复印和拷贝需填写申请单，由行政人事处负责人批准后执行。未经批准任何人不得擅自打印复印和拷贝。
28、安保部负责制定本制度，并负责综合监督管理。
29、档案保管
30、2.1文件资料应根据其相互联系、保存价值分类立卷,保证档案的齐全、完整,能反映安全生产主要情况,以便保管和利用。
31、2.2应根据文件资料的重要性,按时间永久、长期和短期等三种进行时间整理,分类归档。
32、3.2应采取防潮、防虫措施,防止档案损坏。
33、检查部门应将检查情况及时通知受检部门，若发现本部门存在火灾隐患，应及时整改。
34、应按规范设置符合国家规定的消防安全疏散指示标志和应急照明设施。
35、易燃易爆危险物品存取应按安全操作规程执行
36、员工发现在生产中发生火灾事故，应积极采取必要的措施，防止事态的扩大，并保护好现场，不得隐瞒和故意拖延，立即向企业主要领导和安全生产管理机构报告。
37、任免、升降、调薪等材料
38、档案人员要熟悉本机关的工作性质、业务、范围、程序，提供档案材料要准确、及时，积极、主动为领导和各部门做好服务工作。
39、投诉调查结果属实的，撤消原奖惩决定，可以对员工投诉他人奖惩的进行表扬奖励。
40、1人事档案的定义：
41、2人事档案的类别：
42、4.1人力资源部对收集的人事档案材料按规定进行整理，并按在职人员档案、离职人员档案进行分类、编号、排架。
43、4.4对人事档案的接收、传递必须严格手续，有案可查。查借阅人事档案应严格按借阅程序办理。
44、4.5人事档案调动：
45、4.5.2任免：员工因工作需要被任免后，根据公司的任免文件，在“人事信息管理”中录入任免信息，并将任免文件复印件存入员工个人档案袋中。
46、查阅人员必须严格遵守保密制度，不得泄密或擅自向外公布档案内容。
47、干部人事档案一般不借出。因特殊需要（干部死亡、办理退休允许借一次）须按查（借）阅干部人事档案的审批手续办理（必须是正科级单位政工人员），并填写借出登记。借出的档案要妥善保管，不得交无关人员翻阅，不得转借，不得复制，限期归还。（最多不超过15天）
48、归档的材料必须真实、完整、文字清楚，对象明确，手续完备。
49、归入的干部人事档案材料均应按照《干部档案整理工作细则》进行整理立卷。
50、县及相当于县经上的党委组织、人事部门，可以直接转递干部人事档案。
——公司文件管理制度 (菁华6篇)
（一）总则
第一条爲减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，根据中央关於文书处理的有关规定，结合我厂的实际情况，特制订本制度。
第二条文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，同级函、电、来文，本厂上报下发的各种文件、资料。
第三条按照党政分工的原则，全厂各类文件分别由党委办公室和厂部办（以下简称两办）归口管理。
（二）收文的管理
第四条公文的签收
1、凡来厂公啓文件（除厂领导订啓的外）均由厂收发员登*收（由上级或邮电局机要通讯员直送机要室的机要文件除外）後分别交两办机要秘书拆封。在签收和拆封时，收发员和机要秘书均需注意检查封口和邮戳。对开口和邮票撕毁函件应查明原因，对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收。
2、对上级机要部门发来的文件，要进行信封、文件、文号、机要编号的四对口核定，如果其中一项不对口，应立即报告上级机要部门，并登记差错文件的文号。
第五条公文的编号保管
1、两办机要秘书对上级来文拆封後应及时附上文件处理传阅单，并分类登记编号、保管。须由工厂承办或归档的厂领导亲啓文件，厂领导啓封後，也应分别交两办办理正常手续。
2、本厂外出人员开会带回的文件及资料应及时分别送交两办机要秘书进行登记编号保管，不得个人保存。
第六条公文的阅批与分转
1、凡正式文件均需分别由两办主任（或副主任）根据文件内容和性质阅签後，由机要秘书分送承办部门阅办，重要文件应呈送厂领导（或分管领导）亲自阅批後分送承办部门阅办避免文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要即阅即办。
2、一般函、电、单据等，分别由两办机要秘书直接分转处理。如涉及几个单位会办的文件，应同主办单位联系後再分转处理。
3、爲加速文件运转，机要秘书应在当天或第二天将文件送到厂领导和承办部门，如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过两天（特殊情况例外）。
第七条文件的传阅与催办。
1、传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。
2、阅读文件应抓紧时间，当天阅完後应在下班前将文件交机要室，阅批文件一般不得超过两天，阅後应签名以示负责。如有领导批示、拟办意见两办应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。
3、阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要，要办理借阅手续，以防止丢失泄密。
4、文件阅完後，应送交两办机要秘书，切忌横传。
5、两办机要秘书对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放分散，如需备查，应按照有关保密规定，并征得两办同意後，予以复印或摘抄，原件应及时归档周转。
6、按照阅文范围，离、退休干部，一般由有关部门定期组织学*有关文件，或由两办机要室通知到机要室阅文。
（三）发文的管理
第八条发文的规定
1、全厂上报下发正式文件的权力分别集中党委和厂部，各群衆团体和部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。
2、各群衆团体、部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作要求发文应分别向党委、厂部提出发文申请，并将文件底稿分别交两办审核。党委、厂部同意发文，则两办分别按党、政机构设置与业务分工统一归口以党×字、厂×字发文。群衆团体文件由党委批转。
3、对全厂影响较大，涉及两个以上厂领导分管范围的文件，须由党委*或厂长批准签发。其馀文件均由分管厂领导批准签发。
第九条发文的范围：
1、凡是以党委、厂部名义发出的文件、通告、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报，均属发文范围。
2、党委、厂部下发文件主要用於：
（1）公布全厂规章制度；
（2）转发上级文件或根据上级文件精神制订的工厂文件；
（3）公布工厂体制机构变动或干部任免事项；
（4）公布全厂性的重大生産、技术、经营管理、政治工作、生活福利等工作的决定；
（5）发布有关奖惩决定和通报；
（6）其他有关全厂的重大事项；
3、党委、厂部上行文、外发文主要用於：
（1）对上级机关呈报工作计划、请示报告、处理决定；
（2）同兄弟单位联系有关工厂重大生産、技术、人事劳资、物资供应、科研、基建、经营管理、党群工作等事宜。
4、在工厂日常生産、技术、经营管理、党群工作中，有关图纸、技术文件、工艺修改、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项，应按有关制度办理，经分管厂领导批准後，由主管业务科室书面或口头通知执行，一般不用厂部文件发布。
5、凡各业务科室如开专题会议所作的决定，一般都不应发文，不备查考，可以科室名义用《工作简讯》发会议纪要。
6、各业务科室与外单位发生的一般业务联系，可用各科室的名义对外发函（应各自编号备查）不用厂部名义发文。
（四）发文程式与要求
第十条发文程式规定：
1、各单位元需要发文，应事先分别向党委、厂部提出申请；
2、党委、厂部同意发文时，主办单位应以党的方针、政策和国家法令，上级指示或工作实际需要草拟文件初稿；
3、草拟文稿必须从全厂角度出发，做到情况确实、观点鲜明、条理清楚、层次分明、文字简炼、标点符号正确、书写工整。严禁使用铅笔、圆珠笔、红墨水和彩笔书写；
4、文稿拟就後，拟搞人应填附发文稿纸首页，详细写明文件标题、发送范围、印刷份数、拟稿单位与拟稿人，并签名、盖章、标定日期和密级；
5、两办应根据党委、厂部的要求和上级有关指示精神，有关文件规定，对文稿进行审查和修改。对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文稿应退回拟稿单位重新拟稿；
6、经两办审查修改後的文稿，送部门主管领导核稿（对文稿内容、质量负责）；
7、对审核时修改较多，有碍列印和存档的文稿，应由拟搞部门重新誊写清楚；
8、需经会签的文稿，应在交付列印前送会签部门会签；
9、文稿审核会签後，按批准许可权的规定分别呈送党委、厂部领导审定批准签发；
10、经领导批准签发後的文稿交两办机要秘书统一编号送打字室列印；
11、文件列印清样，应由拟稿人校对，校对人员应在发文稿上签名；
12、文件打字後，由两办派专人按数印刷，再由两办机要秘书分发并检查落实情况，对印刷质量不好的文件，机要秘书应拒绝盖印分发。
（五）文件的借阅和清退
第十一条各部门有关工作人员因工作需要借阅一般文件，需经本部门负责人签写便条，对有密级的文件须两办主任同意後方可借阅。
第十二条借阅文件应严格履行借阅登记手续，就地阅看，按时归还。任何人不得将文件带走或全文抄录，不允许拆卷和在文件上勾划等。
第十三条两办机要秘书对承办的公文应抓紧催办，应定期对事情已经办妥的本厂文件和上级要求限期清退的文件，进行收缴清退工作。（一般爲月底一小清，季末一中清、年终一总清）。如发现文件丢失，必须及时查明原因和责任者，并如实向领导报告。
第十四条各部门应指定一位责任心强的同志负责文件收交、保管、保密、催办检查工作。
（六）文件的。立卷与归档
第十五条文件的归档范围：
1、凡下列文件统一分别由两办负责归档：
（1）上级机关来文，包括上级对工厂报告、申请的批复；
（2）党委、厂部发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、工作总结、领导发言和生産经营工作的各类计划统计、季度、年度报表等；
（3）厂党委会、厂长办公室、厂务会、工厂管理委员会、中层干部会以及各种专业例会记录；
（4）厂党代会、职代工、工会会员*、团代会等厂一级的党群组织召开的*所形成的报告、总结、决议、发言、简报、会议记录等；
（5）有保存价值的人民来信来访记录及处理结果；
（6）叁加上级召开的各种会议带回的文件、资料及本厂在会上汇报表言材料等；
（7）上级机关领导同志来厂检查视察工作的报告、指示记录，以及本厂向上级进行汇报的提纲和材料；
（8）反映本厂生産、经营活动、先进人物事迹及厂领导工作等的音、像摄制品；
（9）工厂日志和大事记；
（10）工厂向上级请示批复的文件及上报的有关材料。
2、业务科室，各群衆团体日常工作中形成的活动资料，由各业务科室、群衆团体负责立卷归档。
第十六条立卷要求
1、文件立卷应按照内容、名称、作者、时间顺序，分门别类地进行整理归档。
2、立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。
3、要坚持*时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档。
4、上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向档案馆（室）移交，清单一式两份。（接交单位各留存一份备查）。
（七）文件的销毁
第十七条对於多馀、重复、过时和无保存价值的文件，两办机要室应定期清理造册，并按上级有关规定，办理申请销毁手续。
第十八条经审核同意销毁的文件，应派专车分别由两办机要秘书和正副主任护送到上级机关指定的纸厂监视销毁。
1 目的
为提高公司文件处理工作的效率和质量，使之规范化、科学化、制度化，对公司的文件的体例格式、编制、编号、审批、发布、归档等文件管理的工作流程和作业标准作出明确规定，实现公司文件管理的规范化、制度化、提高公司文件管理的有效性和适应性。结合公司实际工作情况，特制定本制度。
2 适用范围
适用于公司及各部门文件和外来文件的管理。
3 职责
3.1 公司总经办是公司文件管理的归口部门，负责文件管理制度的制定、修订的起草及本制度的宣贯、发放、废止工作，并负责在全公司范围内对本制度执行的指导及监督。
3.2 总经办负责公司质量管理体系、管理制度、行政性文件、法律法规文件、*相关外来文件的收录、发放、归档、废止的管理。
3.3 各部门产生的内部使用的文件有部门负责人或者指定人员负责文件的收录、发放、归档、废止的管理。
3.4 文件编制、审批、发布的权责
3.4.1 总经办负责组织制定公司行政管理、人力资源管理及其他基础性管理制度及行政性发文（通知、通告）等文件。
3.4.2 财务部负责制定公司财务管理制度文件。
3.4.3 客服部负责制定公司客服管理制度文件。
3.4.4 生产部负责制定公司生产管理制度文件。
3.4.5 质检部负责组织制定公司质量体系文件、产品认证文件，并负责制定质量管理制度、产品质量检验规程、检验作业指导书等文件。
3.4.6 设计部负责制定公司公司技术管理规范、产品技术标准、产品设计开发输出文件（设计图样、产品bom、检验标准、规范测试）等文件。
3.4.7 工厂负责制定产品bom、产品工艺文件、操作规程、生产作业指导书等文件（由打样工厂负责）。
3.4.8 公司及各部门文件制定由部门负责人或指定人员编制，公司副总或部门负责人审核，总经理批准。
3.4.9 公司及各部门文件分发布前，应向总经办提交电子/纸张文件审核备案，并获得文件号。
3.5 质量体系文件的'编制、审核、批准、发布，依《质量手册》和《文件控制程序》的规定执行。
4.定义
4.1 文件：公司文件是在公司管理过程中形成的具有执行效力和规范体式的文书，是公司各项工作开展和进行相关活动的重要依据和工具。
4.2 受控文件：需要对文件的分发、更改、回收进行控制。随时保持最新有效版本的文件，
4.3 非受控文件：不受更改/修订的控制，其封面或正文页面无“受控”标识，文件更改/修订后不必通知文件持有人。
4.4 外来文件：指来源于公司之外的与公司各项工作开展和进行相关活动有关的文件。(法律、法规、标准、行业规范、客户要求等）
5.工作程序
5.1 文件的分类
5.1.1 文件属性分类
（1）质量体系文件：质量方针、质量目标、质量手册、质量体系程序文件、质量计划及质量体系运行过程中形成的文件。
（2）行政性文件：公司的公告、通知、通报、报告、申请、传真等。
（3）管理性文件：公司管理规章制度、工作流程、规范/规定等，如人力资源管理制度、行政管理制度、产品设计开发流程等。
（4） 技术性文件：产品标准、设计图样、工艺文件、操作规程、检验规程等。
（5） 外来文件：国家有关法律、法规、国家/行业标准、供应商/客户提供文件、设备文档等。
5.1.2 文件阶层分类
（1) 一阶文件：公司章程、公司经营规划/计划、质量手册。
（2) 二阶文件：公司经营管理活动开展所有过程控制的程序文件。
（3) 三阶文件：管理制度、规范/规定、设计文件、技术规程、作业指导书、外来文件等。
（4) 四阶文件：各记录表单、报表等。
1、医院文件、印章和介绍信由院办公室主任指定专人保管，严防失密、失窃、丢失。
2、介绍信由院办公室统一编号，存根由办公室统一保管。一般情况不得带空白介绍信外出，如遇特殊情况，须经有关领导批准。
3、外借、摘抄、复制文件须经主管领导批准，由管理人员办理手续。
4、印章由专人管理，不准随身携带，用印须经领导批准，并登记。
5、保守*，发现遗失文件、材料和泄密事件，要及时查明原因，并进行追查、处理。
1、医院内部文件由职能科或办公室拟稿，办公室主任核稿，院长签发，办公室同意行文。
2、上级下发的文件由院办公室收文登记，送交院长阅批，由院办室督促有关职能科办理，所有来文均先交院办公室统一登记。
3、凡收文、发文、文电、公函等文件及外出开会、检查工作带回的文件资料均需交院办公室登记。
4、送交各部门的文件应定期收回，对到期未退的应进行催退，院办公室定期对所管文件清点、对帐，保证文件不遗失。
5、医院下发的各类文件、通知，各科应及时传达，妥善保管，不得遗失，传达贯彻情况，科主任须在文件上签字。
6、院办公室对需归档的文件应根据文件的作者、内容、文种、时间等特征组卷，并于次年三月底前向档案室移交。
7、医院下发的重要文件，各病区、科室应及时传达贯彻，病区负责人或科室主任签字，并在规定时间上交院办公室归档备查。
文件的收发、阅批、执行、催办工作是医院实施有效行政管理的重要途径，各级领导和部门必须执行如下规定:
1、由上级机关下发的各类行政、政工、医疗科研教学和后勤等方面的下行文件，都应由医院办公室签收登记，各职能部门和个人不能私自签收保存文件。
2、医院办公室主任负责对各类收文的审阅，并按文件性质送有关主管领导或部门传阅和执行。院级领导批阅一般文件不超过三天，重要文件立即批阅。
3、各职能部门对院领导批示文件应在规定时间抓好落实，落实后应将执行情况与原文件一并返回院办。
4、院办文秘人员负责对文件批转及执行过程中的督促、检查，有权对延误工作的部门提出批评。
5、执行文件批转过程中的签收、注销规定，对丢失文件、延误工作者应予批评，严重影响工作造成损失者向院领导提出处理意见。
6、各类文件在批转过程中必须使用规定的纸张和笔(钢笔、毛笔)书写，字迹要工整。
一、目的
加强文件档案管理，规范公司文件档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。
二、适用范围
适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。
三、术语和定义
1、档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、宣传等活
动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑
盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。
2、档案管理：就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活动。
四、职责
1、行政人事部：
1）负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负责督促指导部门档案管理；
2）建立健全公司档案管理制度，指导、监督和检查执行情况；
3）收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料；
4）负责公司档案的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公司档案的安全；
5）提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通；
6）负责组织学*和培训档案管理办法、使用知识。
2、其他各部门相关人员：
1）负责在工作变动时，做好或协助移交工作，并及时通知行政人事部；
2）向行政人事部移交合同或文件资料原件或复印件；
3）负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档；
4）财务部负责按规定独立建档保管财务档案资料；
3、各部门档案主管人员
